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WLAN-Scannen mit Fujitsu ScanSnap iX500

WLAN-Scannen mit Fujitsu ScanSnap iX500

Posted by Andrea Kaden in Coole Tools, Papierloses Büro 20 Dez 2013

Ein Erfahrungsbericht von Mrs. Paperless

Ja, auch ich hatte mir schon lange einen drahtlosen Scanner gewünscht – möglichst als zusammenklappbaren Einzugsscanner für den Schreibtisch. Der Fujitsu ScanSnap iX500 bietet mir genau das. Mit dem Fujitsu ScanSnap 1500 konnte ich bereits sehr zufriedenstellend arbeiten, aber eben noch nicht per WLAN. Und das bedeutete noch etwas weniger Platz auf dem Schreibtisch, hin und wieder Kabelsortierung und vor allem weniger “Aufstellfreiheit” wenn ich den Scanner beim Kunden vor Ort nutzen wollte. Mit Empfehlung und sehr gutem Gewissen habe ich den ScanSnap 1500 verkauft und den neuen “Schnappi” gekauft. Das günstigere Modell ohne die Adobe Acrobat X Standard -Vollversion gibt es hier: Fujitsu ScanSnap ix500. Für Nutzer, z.B. Grafiker oder Designer, die ohnehin eine Adobe Vollversion benötigen, ist das Bundle vom ix500 mit der Vollversion geradezu ein Schnäppchen.

 

Der Fujitsu Scanner ist eine professionelle Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, aber eignet sich auch sehr gut für den Home Office- und Privatbereich.

Und damit Sie nicht denken, das wäre schon alles, hier mein Erfahrungsbericht.

Erste “Berührung”

Kaum den Karton geöffnet, freute ich mich über den umfangreichen Inhalt: Scanner, USB-3.0-Anschlusskabel, Netzkabel und Steckernetzteil. Zusätzlich eine CD und eine verständliche (!) Schnellanleitung. Die Software passt für Windows und für Mac. Für das Nutzen von Android und iOS-Apps müssen Sie aus Sicherheitsgründen noch ein Passwort anlegen. Erst dann synchronisieren Smartphone und Tablet mit dem Scanner. Für Windows-Benutzer wird in einer Variante mit Aufpreis Adobe Acrobat X mitgeliefert.

Da der ScanSnap-Manager mich Schritt für Schritt durch die Installation führte, benötigte ich unter fünf Minuten dafür – und endlich konnte ich im eigenen WLAN scannen. Auch die notwendige Verbindung des Scanners per USB mit meinem PC vorab des WLAN-Setups störte mich nicht. Natürlich ist WLAN kein Muss, mit einem Schalter können Sie dies komplett abschalten. Gerne erwähne ich noch, dass auch Router mit WPS-Funktion unterstützt werden. Damit entfällt die Eingabe eines WLAN-Passwortes.
Und platzsparend ist der iX500 wirklich: Ich klappe ihn nämlich einfach zu, wenn ich ihn nicht brauche.

Meine ersten Scans – Möglichkeiten über Möglichkeiten

Mit Einfachem gebe ich mich als Mrs. Paperless ja selten zufrieden. Also musste der Fujitsu Scanner gleich richtig ran:

  • Unsortierter Stapel Visitenkarten: Für die mitgelieferte Software CardMinder (fast) kein Problem. Die Daten jeder Karte konnte ich als .VC, .CSV, Text oder XML-Datei speichern. Die Übernahme in mein Adressbuch oder in ein CRM war so sehr einfach. Nur bei weißen, schattierten Buchstaben auf schwarzem Untergrund war das Ergebnis nicht einwandfrei.
  • Kleine, zerknitterte HVV-Tickets: Schnell und sauber ein- und durchgezogen, trotz Thermopapier, sehr gut lesbar.
  • Doppelseitig bedruckte Papiere: Ein echter Duplex-Scanner, Vorder- und Rückseite in einem Schritt gescannt. Endlich blieb mal die Seitenreihenfolge erhalten, ohne dass ich diese nachträglich sortieren musste.

 

Dank der exakt einstellbaren Papierführung und des exakten Einzugspunktes des iX500 wurden auch von mir lose eingelegte Dokumente sicher erfasst. Auch mein Versuch, DIN A3 bzw. B4-Dokumente zu scannen, gelang dank beigefügter Dokumententaschen, ähnlich einer Klarsichthülle, problemlos. Und noch mehr hat mich begeistert: Leere Seiten werden automatisch aussortiert und nicht mit abgelegt. Dokumente werden immer richtig hingedreht, keines wird auf den Kopf gestellt abgebildet sein. Toll!

Eine kritische Anmerkung habe ich dennoch: Auch wenn der iX500 verschiedene Blattgrößen in einem eingelegten Stapel erkennt, ist es doch sicherer, die Größen vorab zu sortieren.
Und: Bei aller anfänglichen Begeisterung musste ich feststellen, dass sich die Voreinstellungen für den Scanner auf die Wahl der Auflösung, des Ausgabeformates, des Zielverzeichnisses und der Qualitätseinstellungen beschränken. Für Fotos und Farbvorlagen fehlen mir genauere Kalibrierungsmöglichkeiten. Da hilft dann nur die nachträgliche manuelle Änderung, um sehr gute Scans zu erhalten.

Ablage der Scans – meine Wünsche werden erfüllt

Die Möglichkeiten der Verteilung, Weiterverarbeitung und Archivierung der Scans empfinde ich als sehr umfangreich. Zunächst in einem Zwischenspeicher meines Pcs abgelegt – bei den Apps im Dateiverzeichnis – kann ich auch Dokumente mit z.B. 200 Seiten zu einem PDF-Dokument zusammenfassen lassen. Oder aus Vorlagen mit unterschiedlichen Größen einheitliche Dokumente erstellen bzw. Einzelblätter einlegen und zusammenführen. Und natürlich habe ich gleich den sogenannten Abby FineReader ausprobiert. Meine Scans wandele ich damit in bearbeitbare Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente. Sehr komfortabel dank der Optical Character Recognition Technologie (OCR-Texterkennung). An dieser Stelle weise ich darauf hin, das der Fujitsu ScanSnap iX500 Dateien nicht nur lokal ablegt, sondern ebenso direkt in einer Cloud – Dropbox, Evernote, Google Docs, SugarSync, Salesforce Chatter und SharePoint (für Windows).

 

Das heißt, obwohl der iX500 kein Netzwerkscanner im technischen Sinne ist, ist er dennoch dafür geeignet, weil praktisch jeder Mitarbeiter, der im Netzwerkarbeitet, und den Scanner in der Nähe hat, auf dem dem Server speichern kann.
Natürlich fragte ich mich, ob meine erstellten PDFs auch nach Begriffen durchsuchbar wären. Natürlich sind sie das! 😉
Der ScanSnap Manager lässt mich außerdem eigene Profile mit definierten Wünschen in Ordnern speichern. Eines meiner Profile heißt z.B. „Buchhaltung Einzelne PDFs“. Alle Seiten zu dem Thema werden in einzelnen PDFs gespeichert und sind durchsuchbar. Sehr effizient!

Mein Fazit

Der Fujitsu ScanSnap iX500 ist für mich die richtige Wahl. Seine Schnelligkeit, Größe und sein leises Arbeiten haben mich überzeugt. Und für meine maximale Mobilität kann ich im AppStore kostenlos den ScanSnap Connect erhalten, um ganz einfach direkt auf mein iPhone, iPad oder Android Gerät zu scannen.

Für mich als Mrs. Paperless muss das Scannen schnell und jederzeit möglich sein – also ein sehr gutes Gerät für das papierlose Büro!
…und als Weihnachtsgeschenk ;-))

  • Marc Späth 26. Januar 2015 at 17:06 / Antworten

    Via Scanable App lässt sich direkt auf Evernote scannen.
    Ein Rechner muss nicht an, abgesehen von Tablet oder Smartphone.
    Ganz ohne ipad, Tablet, Smartphone, Laptop, PC, Mac geht es aber leider nicht zu Evernote.
    Alternativ GoDoxie mit WiFi-SDCard und Regelmäßig SD Card via WiFi oder Slot im Notebook, PC, Mac zu Evernote kopieren.
    Gruesse

  • Carsten 4. September 2014 at 21:16 / Antworten

    Hallo,

    habe diesen Scanner aufgrund deiner Empfehlung hier gekauft und wollte eigentlich erreichen, dass er alles automatisch auf Evernote schickt. Das ging auch, jedoch muss dazu immer das Kabel am Mac dran sein. Oder wie hast du erreicht dass er z.b. im Flur steht ohne PC angeschlossen und man z.b. die Frische Post sofort einscannen kann?!?

    • Andrea Kaden 8. September 2014 at 21:40 / Antworten

      Hi Carsten,
      der iX 500 funktioniert kabellos. Das musst Du bei der Installation einstellen. Zunächst benötigt er das USB-Kabel, dann wirst Du durch die Installation geführt und kannst entscheiden, ob Du per WiFi scannen möchtest. Offensichtlich hast Du ja schon Profile eingerichtet, dass es klappt zu Evernote zu scannen. Auch wenn kabellos gescannt werden kann, der Mac oder Rechner muss an sein. Unter der Anwendung Scan Snap findest Du ein Scan Snap Wireless Setup tool. Das bitte einmal durchgehen, dann sollte es funktionieren. Sonst gern mal anrufen, dann machen wir das online zusammen. Viel Erfolg
      Andrea

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