Papierloses Projektmanagement

Kategorien: Büroorganisation, Coole Tools, Papierloses Büro

Projektmanagement aus dem Hause Facebook

Facebook und Twitter sind aus dem Privatleben nicht mehr wegzudenken, nun halten aus Social Networks bekannte Funktionen und Eigenschaften Einzug in die Geschäftswelt und erleichtern ein papierloses Projektmanagement. Ein Beispiel hierfür ist die Projektmanagement-Lösung Asana – entwickelt von den Facebook-Co-Gründern Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein.

Asana ist im Wesentlichen eine webbasierte To-Do-Liste, mit der Organisieren und Planen zum Kinderspiel wird. Die kostenfreie Online-Anwendung hilft Freiberuflern bei der Büroorganisation, eignet sich aber ebenso für komplexere Projekte in Unternehmen mit bis zu 30 Projektbeteiligten. Nachdem man sich unter www.asana.com innerhalb weniger Minuten registriert hat, kann es sofort losgehen.

Namen und E-Mail-Adresse eingeben, Aktivierungslink anwählen und – fertig

Bildbeschreibung: Screenshot der Anmeldemaske unter www.asana.com

Organisieren und Planen mit Asana

Ein Wermutstropfen sei gleich am Anfang erwähnt: Offline-Arbeiten ist mit Asana nicht möglich. Dies hat jedoch auch zwei entscheidende Vorteile:

  1. Sie müssen keine Software herunterladen. Benutzername und Passwort genügen, um von überall auf die Asana-Oberfläche zuzugreifen.
  2.  Sie und alle anderen Projektmitarbeiter haben immer den aktuellen Stand des Projekts direkt im Blick, da sich die Online-Oberfläche automatisch in Echtzeit aktualisiert.

Nach dem Einloggen landet man umgehend auf dem Asana-Dashboard, das in drei Bereiche geteilt ist: Links werden alle aktuellen Projekte angezeigt, an denen Sie beteiligt sind. Durch Auswahl eines Projekts erscheint in der Mitte des Bildschirms eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Rechts werden nähere Informationen zu den Aufgaben abgebildet.

Klare Gliederung der Asana-Oberfläche: Projektübersicht, Aufgabenliste und Aufgabendetails

Bildbeschreibung: Screenshot der Asana-Oberfläche: Projektübersicht, Aufgabenliste und Aufgabendetails

Die Asana-Oberfläche im Detail

Die linke Spalte dient vor allem der Navigation: Projekte, Schlagworte und Personen können ausgewählt werden, um die Ansicht der mittlere Spalte zu bestimmen. Herzstück der Asana-Benutzeroberfläche ist der mittlere Bereich. Er gibt eine Übersicht über die erledigten Aufgaben, über aktuelle und überfällige To Dos sowie über die nach Fälligkeit sortierten offenen Aufgaben. Durch Anklicken der mittleren Spalte können Aufgaben einfach hinzugefügt werden, die Schaltflächen und Short-Cuts, die unten am Bildschirmrand angezeigt werden, erleichtern Eingaben in Asana zusätzlich.

Für jede Aufgabe werden stets die beteiligten Personen angezeigt, inklusive Profilfoto. Die Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten werden über die rechte Spalte festgelegt. Außerdem können weitere Details zu einzelnen Aufgaben in der rechten Marginalie ergänzt werden, wie beispielsweise Dokumente und Schlagworte.

Außerdem enthält die rechte Spalte einen „Activity Feed“. Hier werden zum einen die Forschritte im Projekt angezeigt, zum anderen besteht die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Der Activity Feed ist mit der Facebook-Chronik vergleichbar, ist jedoch viel nüchterner und auf das Wesentliche reduziert.

Immer im Bilde: Der Activity Feed und E-Mail-Benachrichtigungen

Über aktuelle Einträge im Activity Feed werden alle Beteiligten per E-Mail informiert, die Antworten auf diese E-Mails landen wiederum direkt im Activity Feed. So sind alle Projektbeteiligten auf dem aktuellsten Stand, auch wenn sie die Asana-Oberfläche nicht im Blick haben. Ein weiterer Vorteil: Diskussionen und Notizen zu einzelnen Aufgaben werden automatisch abgelegt und gebündelt – es entsteht keine „Parallel-Projektdokumentation“ in E-Mail-Accounts oder gar auf Notizzetteln.

Über anstehende beziehungsweise überfällige Aufgaben werden die Verantwortlichen per E-Mail an die hinterlegte Adresse informiert, wobei das Benachrichtigungsintervall bisher leider nicht individualisierbar ist.

Die Benachrichtigungen sind auch in der Asana-eigenen Inbox sichtbar. Hier lassen sich die einzelnen Aufgaben ganz leicht priorisieren. So kann jeder seine To-Dos individuell planen.

Asana-Inbox: Tagwerk individuell zusammenstellen in der Asana-Inbox

Bildbeschreibung: Screenshot der Asana-Oberfläche: Asana-Inbox

Zeitmanagement mit Asana: kompatibel und mobil

Ein weiterer Vorteil von Asana ist seine Kompatibilität mit gängigen Kalenderanwendungen. Erstellte Termine und Aufgaben lassen sich mit Google Calendar, Apple iCal und Microsoft Outlook synchronisieren. Für den mobilen Gebrauch stehen Apps für iPhone, iPad und Android-Geräte bereit.

Fazit

Asana ist ein Tool, das sich hervorragend für den Schritt zum effizienten und papierlosen Arbeiten eignet: Durch seine einfache und intuitive Bedienbarkeit verliert die Papiernotiz deutlich an Attraktivität.

Eine kurze, anschauliche Vorstellung von Asana finden Sie auch bei Youtube.

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