Vorteile papierloses Büro

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Vorteile des papierlosen Büros

Manchmal bin mit meiner Beratung und Werbung für das papierlose Büro fast missionarisch unterwegs und bin immer wieder mal erstaunt über die Fragen nach den Vorteilen oder die Einwände. Im Rahmen des Leitfadens den ich gerade schreibe, möchte ich noch mal kurz darauf eingehen, was die großen Vorteile sind, privat und beruflich. Und alle Punkte sehe ich natürlich auch als Gewinn für Kunden, die sich für eine papierlose Arbeitsweise entscheiden. Für den ein oder anderen mag eine andere Priorität gelten. Manch einen halten auch persönliche Arbeitsweisen ab. Stichhaltige Argumente gegen ein papierloses/papierarmes Büro gibt es aus meiner Sieht jedoch nicht.

Meine Gründe ein papierloses Büro zu leben und mich beruflich dafür einzusetzen sind:

1. Mobilität und Freiheit

Mobilität und FreiheitIch fühle mich absolut frei an jedem Ort der Welt zu arbeiten und mit meinen Kunden zu kommunizieren. Mein Macbook Air (Gewicht 1,08 Kg) fasst alle Informationen und Programme, die ich benötige. Ich könnte aus dem Stand für ein Jahr ins Ausland gehen und benötigte kein einziges Papier außer meinem Reisepass. Alle fürs Business benötigten Daten sind ohnehin auf dem Rechner, aber auch alles was man privat benötigen könnte, wie Krankenkassendokumente o.ä. ist entsprechend abgespeichert. Da alle Daten in der Cloud gesichert sind, wäre es auch kein Problem, sollte das Macbook kaputt gehen oder abhanden kommen. Ok, für eine Wiederherstellung benötige ich Internet, aber in zwei Stunden hätte ich Dateien und Programme zurück. Und über die Verfügbarkeit des Internets muss man sich auch nicht mehr wirklich Gedanken machen. Vielleicht hat man noch nicht zu jeder Zeit an jedem Ort Internet, aber die Tendenz der Verfügbarkeit ist unbestritten steigend.

2. Zeitersparnis durch höchst effizientes Arbeiten

Alle Informationen digital und ohne Medienbrüche zu verarbeiten spart enorm viel Zeit. Nur noch elektronisch abzulegen und zu archivieren ist um ein vielfaches schneller als das in Papierform zu tun. Das Gleiche gilt für die spätere Entsorgung. Inzwischen scanne ich auch nur noch wenig, da nahezu alle Geschäftspartner auf meine Bitte hin elektronisch mit mir kommunizieren. Wenn ich manchmal durch die Stadt gehe und in Bürofenster schaue und Wände voller Ordner sehe, und mir ausmale, wie viel Zeit es kostet, diese zu „produzieren“, jedes Dokument abzulegen und für die benötigte Information immer wieder aufzustehen, wird mir durch die Unternehmerbrille ganz „mulmig“. Verrückt dabei ist, dass alle permanent über Zeitnot klagen, aber kaum jemand bereit ist, etwas zu verändern, loszulassen.

3. Einfache Zusammenarbeit mit allen Geschäftspartnern

Effiziente ZusammenarbeitDank Cloudspeicherung ist mir eine effiziente Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern, Kooperationspartnern und selbst Lieferanten möglich über Büro- und Landesgrenzen hinweg der leicht möglich. Die zu bearbeitenden Dateien werden in der Cloud „in echt“ gemeinsam bearbeitet, anstatt sie per Mail hin und her zu schicken und jedes Mal in einer neuen Version abzuspeichern. Per Teamchat bekomme ich Infos, wann was fertig ist oder getan werden muss. Nach einer ersten Einführung gelingt es schnell, neue Geschäftspartner in dieses System zu integrieren.

4. Nachhaltigkeit im Office

NachhaltigkeitIm Jahr 2014 habe ich mit Zeitgewinn Hamburg weniger als eine Packung Papier verbraucht. Damit natürlich auch keine Tinte, keine Ordner. Wenn erst mal das Ausdrucken wegfällt, benötigt man auch viele andere Büromaterialien wie Büroklammern, Tacker usw. nicht mehr. Das spart material und Platz. Zur Nachhaltigkeit gehört für mich aber auch, sorgsam mit Strom umzugehen und Altgeräte fachgerecht zu entsorgen. In den meisten Fällen gebe ich meine ausgemusterten Geräte noch im Freundes- oder Verwandtenkreis weiter, bevor sie im Wertstoffhof entsorgt werden.

5. Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit

Jeder Unternehmer oder Selbständige wird es schon gelesen haben, die Zukunft der Unternehmen ist digital. Das mag jeder persönlich bewerten wie er möchte. Ich denke aber, um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben, damit seiner Verantwortung als Arbeitgeber gerecht zu werden, muss man sich dieser Entwicklung stellen und das Beste für das eigene Unternehmen herausholen. Fragen könnten sein: Wie kann man mit der IT-Nutzung einen zusätzlichen Kundennutzen bieten oder Prozesse beschleunigen und vereinfachen, und damit Zeit für Kundenpflege, Projektentwicklung oder Weiterbildung gewinnen. Aber um ehrlich zu sein, auch von den Mitarbeitern würde ich mir oft mehr Einsicht in das Thema Digitalisierung wünschen. Sie müssten auch ein dringendes Interesse daran haben, dass sowohl Unternehmen wie auch die persönlichen Skills wettbewerbsfähig bleiben.

 

Je früher Sie das Thema angehen, desto besser. Schauen Sie sich die Unternehmen an, die in den letzten Jahren unvorstellbar schnell gewachsen sind (Airbnb, Paypal, Uber, Dropbox & Co. und nicht zuletzt natürlich Google). Vereinfacht kann man sagen, alle bieten IT-basiert Dienstleistungen, deren komplette Abwicklung und Administration IT-basiert funktioniert. Sie sind schon lange mehr als eine ernstzunehmende Konkurrenz für die althergebrachten Anbieter im jeweiligen Bereich. Aber auch auf produzierende Industrieunternehmen kommen mit der weiteren Verbreitung von 3-D Druck große Veränderungen zu. Viele kleine Betriebe könnten die bessere Nutzung der IT, z.B. eine vernünftige Homepage, Präsenz in den Sozialen Medien, weitestgehend elektronische Administration derzeit noch als  Alleinstellungsmerkmal und Wettbewerbsvorteil nutzen. Wer sich auf das Thema papierloses Büro einlässt, hinterfragt die Arbeitsprozesse und Informationsflüsse kritisch, macht sich Gedanken über schnell Medienbruchfreie Workflows und schaut genauer auf seine Ressourcen. Das hat noch keinem Unternehmen geschadetJ.

 

Sich dem Thema stellen heißt für mich, positive offen sein, sich mit den Möglichkeiten vertraut zu machen, die Nutzung zu trainieren und die permanente Veränderung nicht als Last, sondern als Chance zu begreifen, auch wenn es zugegebenermaßen hin und wieder auch anstrengend sein kann. Und genau das müssen Führungskräfte natürlich vorleben, bzw. dazu ermuntern, motivieren.

6. Platzeinsparung

BüroeinrichtungDer für mein Office benötigte Platz reduziert sich rasant. Für Office und Privat habe ich insgesamt noch drei Ordner, die vermutlich auch in den nächsten Wochen ausgemustert werden. Da es auch einen Großteil der anderen o.g. Office-Materialien nicht mehr braucht, können die Schränke und Regale immer kleiner werden. Da ich ohnehin die meiste Zeit bei meinen Kunden vor Ort bin, habe ich mich vor einigen Jahren schon sehr bewusst für ein Home Office entschieden. Je weniger Platz dafür benötigt wird, desto leichter ist ein Office elegant in die Wohnräume zu integrieren. Obwohl ich zugegebenermaßen noch nicht am Ende der Fahnenstange angekommen bin. Ich strebe den Zustand an, an dem man gar nicht mehr sieht, dass es sich um einen Office-Bereich handelt. Das bedeutet, ich brauche noch eine clevere Lösung um meinen geliebten großen Bildschirm elegant verschwinden zu lassen. Hat jemand eine Idee?

 

Zusammenfassung: Aus meiner unternehmerischen Sicht hat das papierlose Büro nicht nur viele Vorteile, sondern  ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben, absolute Notwendigkeit. Privat genieße ich die Vereinfachungen, den Freiheits- und Platzgewinn, der damit einhergeht sehr.

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6 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • Interessanter Artikel!
    Gibt es Dokumente, die bei Ihnen trotzdem nicht elektronisch gespeichert werden (Versicherungspolicen, Quittungen für das Finanzamt) oder haben sie auch privat 100% Digitalisierung erreicht.
    Gruß Brunn

    Antworten
    • Hallo Herr Brunn,
      Originalversicherungspolicen habe ich tatsächlich noch im Archiv, zum schnellen Nachschlagen allerdings gescannt (was praktisch nicht vorkommt:-)). Ich hole gerade mal meinen letzten private Ordner hervor und schaue. Ich finde da noch den Originalmietvertrag, den Sozialverischerungsausweis und zwei beglaubigte Notariatsdokumente. All das werde ich auch behalten, obwohl ich es, wie die Versicherungspolicen gescannt und damit immer zur Verfügung habe. Der letzte schmale (5 cm) private Ordner steht weit weg und ich habe ihn jetzt nur für eine korrekte Antwort heraus geholt. Finanzamt läuft bei mir außer dem Jahresabschluss fürs Business auch seit 2014 papierlos. Das war allerdings lange nicht so einfach wie privat. Beste Grüße Andrea Kaden
      P.S.: Auf dem Dachboden habe ich einen Erinnerungskarton mit alten Briefen, Karten und Utensilien. Alte Fotos habe ich eingescannt. Ach und da fällt mir noch etwas ein. Seit 2013 habe ich ein papiernes Erinnerungsbuch. Da klebe ich Eintrittskarten und zwei drei Fotos pro Event oder Reise ein. Das ist bewusst gewählt und macht mir Spaß, nur noch Papier für so etwas Besonderes, Emotionales zu haben.

      Antworten
  • Hallo Andrea,
    wie wäre es denn, den geliebten großen Bildschirm mit einem Fernseh-Flatscreen zu kombinieren? Den erkennt man nicht als Monitor, er ist komplett Teil der Einrichtung und kann dennoch für Office-Arbeiten genutzt werden. Und es gibt Sideboards, in denen man Flatscreens elektromotorisch versenken kann.
    Lieben Gruß,
    Jesper

    Antworten
    • Hallo Jesper,
      das klingt super. Aber mein Bildschirm ist schon sehr flach und schick (Thunderbolt) und ich nutze Ihn zum Fernsehen. Aber das bringt mich auf die Idee, das ich mir auch mal Gedanken machen könnte, dass ich genau den auch vom Schreibtisch „verschwinden“ lassen könnte. Dafür braucht es aber wohl einen guten Tischler:-). Ich muss aber zugeben, dass der Monitor/Fenster in Eurem Büro beeindruckend und elegant zugleich ist. Ich halte Dich auf dem Laufenden:-).
      Herzliche Grüße
      Andrea Kaden

      Antworten
  • Hallo Frau Kaden,
    ich bin beeindruckt und finde Sie sehr mutig! Sie sind ja wirklich sehr konsequent mit ihrem papierlosen Büro.
    So weit bin ich noch lange nicht. Vor allem macht mir der Gedanke, alle meine Dokumente in der Cloud zu haben, ein ungutes Gefühl. Das erscheint mir nicht sicher genug.

    Erste Schritte zu weniger Papier mache ich aber auch. Vor ca. drei Jahren habe ich festgestellt, dass es bei der telefonischen Neukundengewinnung enorm viel Zeit kostet, für jeden Anruf meine Papierunterlagen herauszusuchen. Deshalb bin ich konsequent dazu übergegangen, bei allen Telefongesprächen meine Notizen gleich in einem Word-Dokument zu machen. Zusätzlich führe ich eine Exceltabelle mit den Wiedervorlagen und einer Verlinkung zu den Worddokumenten. Das spart mir enorm viel Zeit.

    Beim kreativen Arbeiten, dem Entwickeln von Ideen habe ich festgestellt, dass ich mit Papier und Stift deutlich produktiver bin als mit dem Computer. Ebenso möchte ich mein reales Kanban Board nicht gegen ein virtuelles austauschen. Ich bin sehr froh, dass ich noch einige Arbeiten habe, bei denen ich nicht nur am Computer sitze und auf den Bildschirm starre.

    Antworten
    • Liebe Frau Kaiser,
      danke für die Beschreibung Ihrer Erfolge mit der Papierreduktion. Wenn es eine bewusste Entscheidung in einzelnen Bereichen für Papier ist, weil es einem was bedeutet, man es geniesst, damit zu arbeiten oder zu lesen, dann ist es auch fein. Perfekt, dass Sie direkt beim Telefonieren die Notizen schon eingeben, das spart eine Menge Übertragungsarbeit und damit Zeit. Für schnelle Notizen kann ich Evernote empfehlen.
      Beste Grüße
      Andrea

      Antworten

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