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Ordnung auf dem Rechner Teil 1

Laufwerkstruktur

Ordnung auf dem Rechner Teil 1

Posted by Andrea Kaden in Büroorganisation, Ordnung ist cool, Papierloses Büro, Wissensmanagement 09 Feb 2014

Ordnung auf dem Rechner – Teil 1

Wir haben ja schon festgestellt, dass der Jahresanfang hervorragend geeignet ist, um im Büro klar Schiff zu machen. Sie erinnern sich? ;-). Im letzten Artikel Ordnung auf dem Schreibtisch, habe ich Ihnen einige Tipps an die Hand gegeben, die Sie bestimmt schon ganz eifrig umgesetzt haben. Und da Ihr Tisch nun so schön aufgeräumt ist, widmen wir uns Ihrem virtuellen Arbeitsplatz-Chaos. Sollten Sie zu den wenigen Menschen gehören, die Ordnung auf ihrem Rechner haben, dann können Sie den folgenden Beitrag überspringen oder aber meine Tipps an Kollegen weitergeben.

 

Für die meisten ist die Unordnung auf dem Rechner ein großes Problem, denn viel Zeit geht verloren beim Suchen nach der gewünschten Datei oder für Vertretungen, die am Kollegenrechner nichts wiederfinden können. Kostbare Zeit, die auch teuer wird. Vor allem, wenn Unternehmen aufgrund immer mehr Datenmenge den Speicherplatz erhöhen müssen. Dabei ist all dies mit einer durchdachten Ordnung gar nicht nötig.

 

Für die Ordnung auf dem Rechner unterscheide ich drei Bereiche:

  1. “Blitzaufräumen” der Ordner- und Laufwerkstruktur
  2. Desktop aufräumen
  3. E-Mail-Postfach aufräumen

1. „Blitzaufräumen“ der Ordner- und Laufwerkstruktur

Kennen Sie das? Die gleiche Datei haben Sie in verschiedenen Versionen gespeichert, sich nie darum gekümmert, nur die aktuelle bzw. relevante abzuspeichern. Auch nach Beendigung eines Projektes haben Sie die Dateien nicht archiviert oder sogar gelöscht. Ja, auch auf Ihren Laufwerken herrscht dann „plötzlich“ Chaos! Dabei tut es doch so gut, abgeschlossene Projekte auch am eigenen Arbeitsplatz zu beenden und damit den Kopf frei zu haben für Neues – auch beim Blick auf unser Laufwerk. Also verschwenden Sie nicht länger Ihre Energie und Konzentration bei den Altlasten, sondern schaffen Sie Ordnung, sie wird Ihnen sofort im Arbeitsalltag helfen.

 

Um eine erste grobe Ordnung zu schaffen, legen Sie in Ihrer Struktur zunächst einen Archivordner an. Vielleicht sogar auf erster Ebene. Davon ausgehend, dass 90% nicht wieder benötigt werden, können Sie die Mühe für das Archivieren in Grenzen halten. Es sei denn, Sie haben tatsächlich die Zeit, alle alten Dateien durchzuschauen und aus diesen nur die zu archivierenden heraus zu suchen. Diesen Aufwand sollten Sie, meiner Meinung nach, erst zukünftig betreiben, also sobald Sie überall Ordnung geschaffen haben. Dann können Sie ganz gezielt nur die Dateien im Archiv ablegen, die Ihnen vorgegeben wurden oder sicher noch einmal benötigt werden.

 

Wichtig ist auch, einen Prozess in Ihrem Kollegium zu definieren, wer zu welchem Zeitpunkt für die Archivierung verantwortlich ist. Das spart Zeit während und nach Ihren Projekten.

 

Nach diesem Blitzaufräumen sollten Sie sich, gemeinsam mit Ihren Kollegen, eine für alle sinnvolle und logische Ordnerstruktur überlegen. Dabei werden Sie feststellen, wie zeitgemäß Ihre Informationsprozesse sind oder ob Änderungen bzw. Neueinführungen notwendig sind. Wissens- und Beachtenswertes dazu gibt es hier.

 

Einmal die Basis für Ordnung Ihrer Ordner- und Laufwerkstruktur geschaffen, müssen Sie zu Beginn des nächsten Jahres garantiert nicht mehr soviel Aufwand mit einer Aufräumaktion betreiben. Für Fragen kommentieren Sie einfach hier oder schreiben Sie uns direkt an: info@zeitgewinn-hamburg.de

 

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