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Aktenplan Laufwerkstruktur

Ordnerstruktur und Aktenplan

Posted by Andrea Kaden in Büroorganisation, Ordner- Laufwerkstruktur, Ordnung ist cool, Tipps und Tricks 21 Jun 2012

Ordnerstruktur und Aktenplan

Das Arbeiten mit Dokumenten und Informationen gelingt mit einem logischen Aktenplan, der die Ordnerstruktur abbildet, sehr viel leichter. Eine gute Datei und Dokumentenstruktur bedeutet Reduzierung der Suchzeiten, egal von wo und wie sie auf Ihre Dateien zugreifen. Das gilt sowohl für Einzelunternehmer und erst recht für Teams und teamübergreifende Zusammenarbeit.

 

Sollten Sie noch mit Papierdokumenten arbeiten, ist es sinnvoll, weitestgehend die gleiche Struktur für Ihre elektronischen Daten und Ihre Dokumente im Regal anzuwenden.

 

Ein gemeinsam in der Abteilung oder im Unternehmen erarbeiteter Aktenplan ist das Mittel der Wahl um das Chaos auf Laufwerken und Servern in Unternehmen zu beenden. Bevor Sie einen Aktenplan erstellen, müssen Sie zuerst eine Übersicht über die von Ihnen bearbeiteten Themen und Aufgaben erstellen. Hierfür gibt es ganz verschiedene Möglichkeiten, die in einem separaten Artikel dargestellt werden.

 

Der klassische Aktenplan gliedert sich in zehn Hauptgruppen. Diese Aufteilung hat den Vorteil, dass man ein Zehnersystem hat, das durchgängig einstellig ist (0-9). Bei der Zählung 1-10 gelingt das nicht. Manchem kommt dieses System vielleicht vertraut vor. Der Kontenplan in der Buchhaltung ist in gleicher Weise gegliedert. Mehr als zehn Hauptgruppen sollten vermieden werden. Das wird leicht unübersichtlich.

 

Wenn Sie häufiger mit Ordnern oder Dateien arbeiten, die sich in weiter verzweigten Unterordnern befinden, können Sie sich einige Klicks sparen, indem Sie sich eine Verknüpfung zu der Datei oder dem Ordner auf den Desktop legen. Es können auch Ordner mit Verknüpfungen auf dem Desktop angelegt werden (Windows). So kann in einem Team jeder seine am häufigsten benutzen Ordner mit zwei Klicks erreichen, ohne dass die gemeinsame Struktur darunter leidet oder angepasst werden muss.

 

Professionell nummerierte Ordner, sind auch ein gutes Mittel, dem „Ordner-Wildwuchs“ vorzubeugen. Wenn Mitarbeiter nicht wissen wohin mit den Daten, legen Sie häufig einfach einen neuen Ordner an. Wenn die Ordner jedoch erkennbar systematisiert sind, ist die Hemmschwelle größer und Mitarbeiter geben sich eher Mühe, den Bezug zur bestehenden Struktur zu erkennen.

 

Wenn Sie Ihre Ordnerthemen kennen, legen Sie die zehn Hauptgruppen fest, die für Ihr Büro wichtig sind, und zwar von 0-9. Mit der Nummerierung können Sie gut die Reihenfolge im Explorer bei Windows oder im Finder beim Mac festlegen. Entweder nummerieren Sie nach Wichtigkeit der Ordner oder nach Zugriffshäufigkeit. In größeren Unternehmen, wenn mehrere Personen auf die Ordner und Dateien zugreifen, sollten bei der Erstellung der Ordnerstruktur auch die Zugriffsberechtigungen bedacht und möglichst einfach gehalten werden. Das ist besonders wichtig wenn es darum geht, den Zugriff auf die Unternehmensdaten über das Internet zuzulassen.

 

Jeder Aktenplan ist unternehmens- oder abteilungsindividuell. Daher gibt es kein „richtig“ oder „falsch“. Einige Grundregeln sind dennoch zu beachten:

Regeln für die Ordnerstruktur und Aktenplan:

  • Nummerierung der Hauptordner mit 0-9
  • Nummerierung der Unterordner ebenfalls 0-9
  • kein Unterordner soll so heißen, wie der Oberordner
  • konsistente Beschriftung bezüglich des Datums
  • Ordner wie „Sonstiges“, „Diverses“ oder „Allgemein“ gibt es nicht, sie sind Verlegenheitslösungen, verleiten zu Bequemlichkeit und führen zur Verwirrung
  • alle Unterordner im Ordner Archiv müssen mit Jahres- und/oder Monatsangaben beschriftet sein

 

Ein Aktenplan könnte beispielsweise in einem Unternehmen folgende Hauptgruppen haben:

0-Leitung

1-Firmenorganisation

2-Finanzen

3-Personal

4-Einkauf

5-Kunden

6-Projekte

7- frei

8-Vertrieb

9-Öffentlichkeitsarbeit

Die dazugehörigen Unterordner könnten z.B. so aussehen:

Aktenplan

Wenn Sie die Ordnerstruktur entwickelt haben, ist es sinnvoll, die Ordner im Explorer anzulegen und die Struktur allen Mitarbeitern vorzustellen, bevor Sie die Ordner füllen. Außerdem sollte die Struktur im Organisationshandbuch aufgenommen werden oder – im Falle von Papierdokumenten – im Aktenschrank aufgehangen werden.

 

In manch einem Team oder in der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern oder externen Mitarbeitern kann die Ordnerstruktur sogar ein einfaches Mittel sein um eine Prozessstruktur abzubilden. Wenn ein Mitarbeiter eine Datei, einen Vorgang abgearbeitet hat verschiebt er die Datei in den nächsten Ordner für den nächsten Bearbeiter. Der weiß immer, wenn in diesem Ordner Dateien liegen, was damit zu tun ist, ohne dass Erklärungen oder Hin-und Herschicken nötig ist. Der Prozess muss natürlich vorher mit allen Beteiligten abgesprochen und am besten auch visualisiert werden.

 

In vielen Unternehmen hat sich auf den Laufwerken und Festplatten im Laufe der Zeit regelrechter Datenmüll angesammelt. Es ist mühevoll und verschwendete Zeit alle alten Dateien anschauen. Sinnvoller ist es, die alten Dateien in ein Archiv auf einem Laufwerk zu verschieben (natürlich mit Jahreszahlen versehen) und nur eine Leseberechtigung für dieses Laufwerk zu erteilen. Es werden dann nur die Dateien in das neue System übernommen, mit denen man tatsächlich aktuell auch noch arbeitet. Das bedeutet in einer Übergangsphase leider noch Suchen, aber das ist immer noch schneller, als alle alten Dateien anzusehen im Akkord zu entscheiden und neu zuzuordnen. Man sollte dabei auch nie vergessen, dass 80% aller Dokumente und Dateien, die abgelegt wurden nie wieder in die Hand genommen/benötigt werden.

 

Lesen Sie nächste Woche: Tipps, Tricks und Regeln für die Dateibeschriftung!

 

 

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