Tipps für mehr Produktivität und Zufriedenheit – Teil 1

Tipps für mehr Produktivität und Zufriedenheit – Teil 1

Wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst, wenn Sie Aufgaben nur noch husch-husch und unterhalb Ihres Qualitätsanspruchs erledigen, wenn Sie wichtige, ja, strategische Dinge immer wieder aufschieben… dann geht es Ihnen wie vielen Menschen am Arbeitsplatz. Das könnte Ihnen ein kleiner Trost sein; Sie haben unzählige Leidensgenossen. Besser wird Ihr Los dadurch aber nicht. Auch die Frage, wie es dazu in epidemischem Ausmaß in Unternehmen hat kommen können, ist müßig. Eine Antwort darauf brächte ja noch keine Verbesserung. Unmittelbar interessant ist nur, ob es einen pragmatischen Lösungsansatz gibt. Was können Sie persönlich unmittelbar tun, um sowohl produktiver wie auch zufriedener zu werden?

In mehreren Blogartikeln möchte ich Ihnen dazu Vorschläge machen, die sich für unsere Kunden wie auch für uns selbst als hilfreich erwiesen haben. Jeden dieser Tipps können Sie allein umsetzen, ohne jemanden um Erlaubnis zu bitten. Sie selbst sind ganz Lenker Ihres Produktivitätsschicksals – was in sich schon ein erster Baustein zu mehr Zufriedenheit ist: Autonomie. Die Kontrolle zu übernehmen, sich nicht mehr ausgeliefert fühlen, hat hohen Wert. Umso höher, je mehr unter Druck Sie sich fühlen.

Über Tipps hinaus soll es allerdings auch um etwas Theorie bzw. Hintergrund gehen. Sie sollen ja nicht einfach nur treu glaubend wieder etwas machen, sondern verstehen. Das hilft auch beim Transfer unserer allgemeinen Vorschläge in Ihre konkrete Arbeitsplatzpraxis.

Tipp #1: Arbeiten Sie in Kreisen!

Mein erster Tipp kommt eher klein daher. Er hat nichts mit Veränderungen an Ihrem Arbeitsplatz zu tun. Er lautet schlicht: Gehen Sie die Veränderung Ihrer Arbeitsweise systematisch an.

Sie haben bestimmt etwas anderes erwartet, etwa: „Schaffen Sie sich 43 Ordner an, einen für jeden Tag des Monats und einen für jeden Monat. Damit organisieren Sie als erstes Ihre Wiedervorlage.“

Tatsächlich mag eine solche Ordnerparade hilfreich sein – doch sie sollte nicht am Anfang der Maßnahmen stehen, mit denen Sie produktiver und zufriedener werden wollen. Denn wie finden Sie heraus, ob diese oder eine andere Maßnahme überhaupt hilft? Wenn Sie eines vermeiden wollen, dann ist das ja, Ihre wertvolle Zeit mit Werkzeugen und Methoden zu füllen, die mehr behindern als nützen.

Deshalb muss am Anfang aller Verbesserung eine systematische Vorgehensweise stehen. Ohne ein Minimum an Systematik besteht große Gefahr, dass Sie sich wieder verzetteln, diesmal in Maßnahmen, die sie eigentlich daraus befreien sollten. Solche paradoxe Situation sollten sie also vermeiden.

Aber keine Angst! „Systematisch vorgehen“ hört sich schlimmer an, als es ist. Doktortitel oder auch nur Studium sind dafür nicht nötig. Eigentlich reicht gesunder Menschenverstand. Denn der sagt, dass man nicht ständig arbeiten kann. Es braucht auch Zeiten der Ruhe.

Erster Schritt auf dem Weg zu mehr Produktivität ist also eine Grenzziehung, die vom grenzenlosen „Wegschaffen“, ein „Innehalten“ abtrennt. Ja, Sie sollen bewusst Raum während Ihrer Arbeitszeit schaffen; seien Sie nicht ständig im Feuerwehrmodus. Damit meine ich allerdings nicht die Mittags- oder Raucherpause und auch nicht den Plausch, der sich unvermeidlich doch in der Kaffeeküche einstellt. Es geht um geplanten Abstand von der Arbeit.

Rythmisieren Sie Ihre Arbeit. Unterbrechen Sie Ihre Arbeit systematisch, d.h. bewusst und regelmäßig durch Innehalten. Das ist der erste notwendige Schritt zur nachhaltigen Verbesserung Ihrer Arbeitssituation.

Innehalten ist natürlich ein recht vager Begriff. Was sollen Sie denn tun in diesem Innehalten, wenn Sie sich schon Zeit freischaufeln vom Wegschaffen? Eine Zeit echter Pause in Stille wäre schon gut. Wenn Sie wollen, fangen Sie damit an. Doch damit verändern Sie noch nichts an Ihrem Modus des getriebenen Wegschaffens, der Sie ja eigentlich drückt.

Der zweite Schritt zur Verbesserung besteht deshalb darin, das Innehalten zu füllen mit Reflexion. Es soll dazu dienen, zu überdenken, wie Sie eigentlich vor dem Innehalten weggeschafft haben. Stellen Sie sich Fragen wie diese:

  • Was habe ich getan?
  • Wie habe ich das getan?
  • Mit welchem Erfolg habe ich es getan?
  • Was könnte ich verbessern?
  • Was hatte ich mir vorgenommen zu verbessern?
  • Haben die Verbesserungsmaßnahmen das gewünschte Ergebnis gezeitigt?

Der gesunde Menschenverstand sagt, man kann nicht immer aktiv sein, sondern braucht zwischendurch Ruhe. Deshalb schlafen wir jede Nacht. Und wenn Sie zu wenig Schlaf bekommen, dann merken Sie das schon bald sehr deutlich. Ihrer Produktivität und Zufriedenheit ist das nicht zuträglich.

Anders als man meinen könnte, sind Körper und Geist während des Schlafes allerdings nicht passiv. Im Gegenteil! Es passiert viel, während wir schlafen [1, 2]. Vom Träumen einmal abgesehen. Ihr Körper regeneriert sich. Ihr Gehirn verarbeitet die Tageseindrücke. Ohne Schlaf kein Lernen. Wir brauchen die Integrationsleistung des Gehirns während des Schlafes, das Neues mit Bekanntem verknüpft.

Und genauso meine ich es mit dem Innehalten zur Reflexion. Sie sollen sich regelmäßig Zeit nehmen, in Ruhe über Ihre Arbeitsweise nachzudenken. Das ist keine Problemlösung im Sinne irgendeiner Ihrer Aufgaben, sondern schwebt sozusagen darüber. Es geht um das Nachdenken darüber, wie Sie Aufgaben im Allgemeinen bewältigen.

Bisher machen und machen und machen Sie; Sie schaffen weg. Jetzt sollen Sie regelmäßig eine Pause im Machen einlegen und über Ihr Machen nachdenken. Nehmen Sie Abstand. Das ist die Bedingung für die Möglichkeit jeder bewussten Verbesserung. Erst das reflektierende Innehalten macht nämlich aus etwaigen Verbesserungsmaßnahmen überhaupt bewusste.

Konkret empfehle ich Ihnen, jeden Tag 10-15 Minuten zu reflektieren. Und jede Woche einmal 45-60 Minuten. Damit kommen Sie in eine „Kreisbewegung“. Deren Phasen sind:

  • Agieren (Wegschaffen)
  • Analysieren (Fragen stellen)
  • Korrigieren (Verbesserungsmaßnahmen planen)

Es handelt sich sozusagen um einen kleinen Bruder vom Demingkreis [3]. Das heißt, Sie durchlaufen immer wieder dieselben Phasen aus Agieren-Analysieren-Korrigieren-Agieren-Analysieren-Korrigieren-Agieren-Analysieren-Korrigieren-usw. Jeder Tag ist ein kleiner Kreis, jede Woche ein größerer. Und wenn Sie wollen, können Sie auch noch größere Kreise darum legen. Wir zum Beispiel ziehen uns jedes Jahr zu einem Retreat zurück, in dem wir über die vorhergegangenen 12 Monate reflektieren.

Wenn Sie einen „managementtauglichen“ Namen für solche Reflexionspause brauchen, dann nennen Sie sie Retrospektive [4]. Das ist ein Begriff, der sich in der Softwareindustrie dafür eingebürgert hat.

Beginnen Sie Ihren Weg zu höherer Produktivität und Zufriedenheit also mit Retrospektiven. Übernehmen Sie als erstes ein wenig Kontrolle über Ihre Zeit. Gehen Sie für kurze Dauer auf Distanz zum Tagesgeschäft. Schaffen Sie Raum, in dem Sie sich kritisch betrachten – aber auch loben. Ja, das finde ich wichtig. Nehmen Sie sich Zeit, positive Effekte Ihrer Veränderungsmaßnahmen zu feiern. Auch dafür braucht es einen Moment des Abstands.

Das ist die minimale Systematik, die ich für nötig halte, wenn Sie produktiver und zufriedener werden wollen. Nur so entsteht so genannte Deliberate Practice [5]. Eine Viertelstunde pro Tag, eine Dreiviertelstunde pro Woche, sollte es Ihnen wert sein, Ihre Arbeitsweise zu verbessern.

Probieren Sie es aus. Und wenn Sie dabei auf eine Hürde stoßen, schreiben Sie uns eine Email. Dann schauen wir, wie Sie die aus dem Weg räumen können.

Ressourcen

[1] planet wissen, Schlafen

[2] Quarks & Co, Phänomen Schlaf

[3] Wikipedia, Demingkreis

[4] it-agile, Retrospektive

[5] Pervin Shaikh, What is Deliberate Practice?

Der Gastblogger

Ralf WestphalRalf Westphal ist Berater und Coach für Softwarequalität/-architektur und Teamorganisation. Er arbeitet seit mehr als 25 Jahren selbstständig für die IT-Branche – und in den letzten Jahren auch darüber hinaus. Als Querdenker mit breitem Interessengebiet glaubt er daran, dass Lernen im persönlichen wie organisatorischen Maßstab von Grenzüberschreitungen profitiert. Ralf ist darüber hinaus Autor von mehr als 500 Publikationen in Fachzeitschriften, betreibt mehrere Blogs und ist regelmäßiger Referent auf Fachkonferenzen im In- und Ausland. Blog: ralfw.blogspot.com, Twitter: @ralfw, Homepage: www.ralfw.de.

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Ordnerstruktur und Aktenplan
Tipps für mehr Produktivität und Zufriedenheit – Teil 2

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