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Aktenplan Laufwerkstruktur

Ordnerstruktur und Aktenplan

Posted by Andrea Kaden in Büroorganisation, Ordner- Laufwerkstruktur, Ordnung ist cool, Tipps und Tricks 21 Jun 2012

Ordnerstruktur und Aktenplan

Das Arbeiten mit Dokumenten und Informationen gelingt mit einem logischen Aktenplan, der die Ordnerstruktur abbildet, sehr viel leichter. Eine gute Datei und Dokumentenstruktur bedeutet Reduzierung der Suchzeiten, egal von wo und wie sie auf Ihre Dateien zugreifen. Das gilt sowohl für Einzelunternehmer und erst recht für Teams und teamübergreifende Zusammenarbeit.

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Sollten Sie noch mit Papierdokumenten arbeiten, ist es sinnvoll, weitestgehend die gleiche Struktur für Ihre elektronischen Daten und Ihre Dokumente im Regal anzuwenden.

 

Ein gemeinsam in der Abteilung oder im Unternehmen erarbeiteter Aktenplan ist das Mittel der Wahl um das Chaos auf Laufwerken und Servern in Unternehmen zu beenden. Bevor Sie einen Aktenplan erstellen, müssen Sie zuerst eine Übersicht über die von Ihnen bearbeiteten Themen und Aufgaben erstellen. Hierfür gibt es ganz verschiedene Möglichkeiten, die in einem separaten Artikel dargestellt werden.

 

Der klassische Aktenplan gliedert sich in zehn Hauptgruppen. Diese Aufteilung hat den Vorteil, dass man ein Zehnersystem hat, das durchgängig einstellig ist (0-9). Bei der Zählung 1-10 gelingt das nicht. Manchem kommt dieses System vielleicht vertraut vor. Der Kontenplan in der Buchhaltung ist in gleicher Weise gegliedert. Mehr als zehn Hauptgruppen sollten vermieden werden. Das wird leicht unübersichtlich.

 

Wenn Sie häufiger mit Ordnern oder Dateien arbeiten, die sich in weiter verzweigten Unterordnern befinden, können Sie sich einige Klicks sparen, indem Sie sich eine Verknüpfung zu der Datei oder dem Ordner auf den Desktop legen. Es können auch Ordner mit Verknüpfungen auf dem Desktop angelegt werden (Windows). So kann in einem Team jeder seine am häufigsten benutzen Ordner mit zwei Klicks erreichen, ohne dass die gemeinsame Struktur darunter leidet oder angepasst werden muss.

 

Professionell nummerierte Ordner, sind auch ein gutes Mittel, dem „Ordner-Wildwuchs“ vorzubeugen. Wenn Mitarbeiter nicht wissen wohin mit den Daten, legen Sie häufig einfach einen neuen Ordner an. Wenn die Ordner jedoch erkennbar systematisiert sind, ist die Hemmschwelle größer und Mitarbeiter geben sich eher Mühe, den Bezug zur bestehenden Struktur zu erkennen.

 

Wenn Sie Ihre Ordnerthemen kennen, legen Sie die zehn Hauptgruppen fest, die für Ihr Büro wichtig sind, und zwar von 0-9. Mit der Nummerierung können Sie gut die Reihenfolge im Explorer bei Windows oder im Finder beim Mac festlegen. Entweder nummerieren Sie nach Wichtigkeit der Ordner oder nach Zugriffshäufigkeit. In größeren Unternehmen, wenn mehrere Personen auf die Ordner und Dateien zugreifen, sollten bei der Erstellung der Ordnerstruktur auch die Zugriffsberechtigungen bedacht und möglichst einfach gehalten werden. Das ist besonders wichtig wenn es darum geht, den Zugriff auf die Unternehmensdaten über das Internet zuzulassen.

 

Jeder Aktenplan ist unternehmens- oder abteilungsindividuell. Daher gibt es kein „richtig“ oder „falsch“. Einige Grundregeln sind dennoch zu beachten:

Regeln für die Ordnerstruktur und Aktenplan:

  • Nummerierung der Hauptordner mit 0-9
  • Nummerierung der Unterordner ebenfalls 0-9
  • kein Unterordner soll so heißen, wie der Oberordner
  • konsistente Beschriftung bezüglich des Datums
  • Ordner wie „Sonstiges“, „Diverses“ oder „Allgemein“ gibt es nicht, sie sind Verlegenheitslösungen, verleiten zu Bequemlichkeit und führen zur Verwirrung
  • alle Unterordner im Ordner Archiv müssen mit Jahres- und/oder Monatsangaben beschriftet sein

 

Ein Aktenplan könnte beispielsweise in einem Unternehmen folgende Hauptgruppen haben:

0-Leitung

1-Firmenorganisation

2-Finanzen

3-Personal

4-Einkauf

5-Kunden

6-Projekte

7- frei

8-Vertrieb

9-Öffentlichkeitsarbeit

Die dazugehörigen Unterordner könnten z.B. so aussehen:

Aktenplan

Wenn Sie die Ordnerstruktur entwickelt haben, ist es sinnvoll, die Ordner im Explorer anzulegen und die Struktur allen Mitarbeitern vorzustellen, bevor Sie die Ordner füllen. Außerdem sollte die Struktur im Organisationshandbuch aufgenommen werden oder – im Falle von Papierdokumenten – im Aktenschrank aufgehangen werden.

 

In manch einem Team oder in der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern oder externen Mitarbeitern kann die Ordnerstruktur sogar ein einfaches Mittel sein um eine Prozessstruktur abzubilden. Wenn ein Mitarbeiter eine Datei, einen Vorgang abgearbeitet hat verschiebt er die Datei in den nächsten Ordner für den nächsten Bearbeiter. Der weiß immer, wenn in diesem Ordner Dateien liegen, was damit zu tun ist, ohne dass Erklärungen oder Hin-und Herschicken nötig ist. Der Prozess muss natürlich vorher mit allen Beteiligten abgesprochen und am besten auch visualisiert werden.

 

In vielen Unternehmen hat sich auf den Laufwerken und Festplatten im Laufe der Zeit regelrechter Datenmüll angesammelt. Es ist mühevoll und verschwendete Zeit alle alten Dateien anschauen. Sinnvoller ist es, die alten Dateien in ein Archiv auf einem Laufwerk zu verschieben (natürlich mit Jahreszahlen versehen) und nur eine Leseberechtigung für dieses Laufwerk zu erteilen. Es werden dann nur die Dateien in das neue System übernommen, mit denen man tatsächlich aktuell auch noch arbeitet. Das bedeutet in einer Übergangsphase leider noch Suchen, aber das ist immer noch schneller, als alle alten Dateien anzusehen im Akkord zu entscheiden und neu zuzuordnen. Man sollte dabei auch nie vergessen, dass 80% aller Dokumente und Dateien, die abgelegt wurden nie wieder in die Hand genommen/benötigt werden.

 

Lesen Sie nächste Woche: Tipps, Tricks und Regeln für die Dateibeschriftung!

Hier können Sie auch ein Seminar für den Einstieg buchen: Workshop Ordner- und Laufwerkstruktur

 

  • Lu Ludewig 19. Februar 2017 at 16:53 / Antworten

    Marco, du bist ja genauso schlau. Cornelius hat völlig Recht damit, da auch unter Windows sogar noch in unserer heutigen Zeit Leer- und Sonderzeichen zu Problemen führen können. So sind immer noch nicht alle Skripte in der Lage, mit Leerzeichen umzugehen und machen damit Schwierigkeiten in Batchprogramme. Als Systemadministrator hab ich ständig bei Kunden und in der lokalen IT auch systemübergreifend damit zutun und empfehle ebenfalls in Datei- und Verzeichnisnamen auf Leer- und Sonderzeichen zu verzichten.
    Und Frau Kaden, dieses ist auch heut zutage auch jüngeren Anwender durchaus zu vermitteln, wenn man auf die möglichen Probleme hinweist und die damit verbundenen möglichen Folgen erklärt. In Unternehmen wird diese ganz einfach mit einer Arbeitsanweisung für die Mitarbeiter erledigt …

    • Andrea Kaden 21. Februar 2017 at 23:25 / Antworten

      Danke Ludwig, ich kann Ihren Standpunkt verstehen, allerdings steige ich aus bei dem Punkt, dass das Problem der Vermittlung mit einer Arbeitsanweisung behoben sei. Ich sehe bei den Generationen einen völlig verschiedenen Umgang mit dem Thema IT auf vielen verschiedenen Ebenen und die “Jungen” sind schnell, furchtlos 🙂 und manchmal auch sorg- und gedankenlos unterwegs. Und es ist Gewohnheit so, seit sie denken können und da hilft eine Arbeitsanweisung nicht viel. Die meisten fühlen sich ohnehin häufig von der Unternehmens-IT eingeschränkt und gegängelt, weil sie privat andere Arbeitsweisen und Geschwindigkeiten gewohnt sind. Ich sehe eher die Notwendigkeit, dass Unternehmen in Sachen IT-Möglichkeiten und schneller und flexibler werden und den jungen entgegenkommen, was ja auch für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens ein guter Schritt wäre.

  • Laura Dziekan 12. Januar 2017 at 14:44 / Antworten

    Bin gerade erst auf diesen Artikel gestoßen, da ich mich aktuell mit der Neuorganisation unserer Dateistrukturen beschäftige. Ich finde den Ansatz sehr interessant befürchte jedoch, dass er schnell an seine Grenzen stößt. Spätestens in unteren Ebenen, aber bereits in der zweiten Ebene, z.B. im Ordner Kunden. Diese lassen sich eventuell nochmal alphabetisch unterteilen aber was schlagen Sie vor sobald ich dann mehr als 10 Unterordner benötige?

    Beste Grüße
    Laura Dziekan

    • Andrea Kaden 17. Januar 2017 at 22:30 / Antworten

      Hallo Laura,
      Wenn sich die Kundenordner alphabetisch ordnen ist es überhaupt kein Problem, wenn es mehr als 10 sind. Denn wir sind an alphabetische Sortierung gewöhnt und können weil es sich nur um eine Kategorie Inhalt, nämlich Kunden handelt, sehr schnell nach Alphabet erfassen. Sollten es zu viele sein, bietet sich eine Zusammenfassung A-H,I-R,R-Z oder ähnlich an. Schwieriger wird es, wenn verschiedene Themen, deren Begriffe wir nicht alle im Kopf haben, alphabetisch geordnet werden und die Liste sehr lang ist.
      Beste Grüße
      Andrea Kaden

  • Cornelius Graue 20. April 2016 at 13:37 / Antworten

    Gerade die Auflistung für die Ordnerstruktur bzw. den Aktenplan finde ich sehr interessant. Wäre es bei der Benennung der Ordner aber nicht sinnvoller, wie bei der Dateibenennung, auf Leerzeichen zu verzichten und stattdessen Unterstriche oder Gedankenstriche zu verwenden?

    • Andrea Kaden 24. April 2016 at 10:59 / Antworten

      Lieber Herr Graue,
      Vielen Dank für den Kommentar. Nach meiner Ansicht, stammt die Vermeidung von Leerzeichen, dafür Unterstrich-Nutzung aus alten Windowszeiten. Alle Betriebssysteme sind heute in der Lage sehr gut mit Leerzeichen umzugehen. Der “Trainings-Aufwand” für “Unterstriche für alle” für den seltenen Fall eines Dateiverlustes und eventuellen Problems beim Wiederherstellen steht in keinem Verhältnis. Der Unterstrich ist jüngeren Leuten schwer zu vermitteln und wenn man mit einem Bindestrich anfängt, findet der nächste diesen nicht schön und macht doch einen Unterstrich, ein anderer dann doch wieder Leerzeichen oder was es sonst noch so gibt. Der einfachste und kleinste gemeinsame Nenner ist reguläre Schreibweise, wie gesagt, für Betriebssystem heute kein Problem mehr. In Einzelfällen muss man bei der Linkverschickung aufpassen. Außerdem können wir die Bezeichnungen so am schnellsten erfassen.
      Beste Grüße Andrea Kaden

      • Cornelius Graue 3. Mai 2016 at 20:25 / Antworten

        Die Aussage zum Umgang aller heutigen Betriebssysteme mit Leerzeichen ist nicht ganz korrekt. Bei Linux beispielsweise ist es sehr entscheidend ob Leerzeichen in Ordner- oder Dateinamen verwendet werden, da das Betriebssysteme damit seine Probleme hat – wie auch mit Sonderzeichen und Umlauten. Hier ist es auch ganz entscheidend zwischen Groß- u. Kleinschreibung zu unterscheiden. So ist beispielsweise eine Datei “MeinText.doc” unter Windows das Gleiche wie “meintext.doc”. Unter Linux ist dies nicht der Fall. Das System würde dies als zwei unterschiedliche Dateien ansehen.
        Um möglichst system-neutral arbeiten zu können, müsste man daher konsequent alle Ordner- und Dateinamen klein schreiben und auf Sonderzeichen, Umlaute und Leerzeichen komplett verzichten, da man sonst im Falle eines Datencrashs keine Chance hat die Daten wiederherzustellen. Dies wäre der Tod eines Unternehmens das auf seine Daten angewiesen ist.

        • Andrea Kaden 11. Mai 2016 at 07:35 / Antworten

          Danke für die Information Herr Graue. Ich werde das berücksichtigen und entsprechend erwähnen, denke nur, dass die Umstellung für die Mitarbeiter sehr aufwendig wäre.

        • Marco Fraunholz 25. November 2016 at 21:38 / Antworten

          Du bist ja ein richtig Heller…. Wen interessiert Linux? Ist so als ob ich in der Fahrschule von Brennstoffzellentechnologie spreche. Die Besucher wollen aber nur das Fahren lernen und ich behaupte mal, das jeder “Freak”, der auf Linux arbeitet, dein Belehrung als Basics abtut und dich belächelt. Und genauso interessieren sich die Menschen hier für eine andere Lebensphilosophie,
          die genau da ansetzt wo du das Sprechen anfängst. Keiner hat mehr Bock die Stunden im Chaos zu versinken und sich von jedem Belehren zu lassen. “E wie einfach und L wie leicht!” Das ist mein Grundsatz und das entscheide ich nur für mich. Du darfst dich gerne weiter über Minderheiten, fern der Masse und jeder Realität unterhalten und weiter deine Erfahrung sammeln. Aber wundere dich nicht, wenn du immer energischer werden musst, um wahr genommen zu werden…. Will niemand hören und dafür gibt auch keiner Anerkennung oder Bewunderung. Ich bin sicher, das dich in deinem Umfeld jeder kennt und weiß, wie intelligent du bist. Versuch doch einfach mal still zu sein und nicht auf zu fallen und jeden dadurch auf seinen Platz zu verweisen. Ich bin mir ziemlich sicher, das sich nach kurzer Zeit der Erholung, immer mehr bei dir melden werden im Dialog, um dir noch die ein oder andere Frage zu stellen und sich persönlich mit dir unterhalten wird. Erstens um nicht vor der ganzen Gruppe unfähig zu wirken und zweitens weil es ihn wirklich interessiert und du ihm eine große Hilfe bist. Umgekehrte Umkehrung…. Viel weniger, ist vielmehr…
          Im Grund ist mir eigentlich Wurst was du von dir gibst und ich habe es auch nicht gelesen, weil mich dieses Oberlehrergetue in einen chronischen Zustand versetzt. Es schottet mich ab und alles was du dagegen unternimmst, verstärkt es. Ich bewundere intelligente Menschen und frag mich manchmal warum sie nicht auch im gleichen Verhältnis noch die Sensibilität für ihre Mitmenschen mitbringen. Dann ist das Paket nämlich rund und jeder hat was ihm wichtig ist… Schöne Zeit.

  • Anna B. 5. Februar 2016 at 10:41 / Antworten

    Super interessant auch für mich! Vielen Dank für diesen Artikel

    • Andrea Kaden 10. Februar 2016 at 21:14 / Antworten

      Danke und ich freue mich, wenn der Artikel Sie inspiriert.
      Beste Grüße
      Andrea Kaden

  • Fux 12. Oktober 2015 at 13:36 / Antworten

    Super Information. Genau so etwas brauche ich.

  • Christoph L. 24. Juni 2015 at 14:55 / Antworten

    Vielen Dank!

    Das ist eine sehr gute Grundlage! Genau das, was gesucht wurde.

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