Erfahren Sie in unseren Workshops, wie Sie mit einer sinnvollen und logischen Ordner- und Laufwerkstruktur endlich Ordnung in’s elektronische Dateichaos bringen, und viel Zeit sparen. In Ihre bisherige digitale Ablage Struktur zu bringen, dabei Informationsflüsse- und prozesse zu erkennen und sich auf eine gemeinsame Sprache zu einigen, ist eine sehr gut Vorarbeit für nachfolgende professionellere Ablagesysteme. Das kann ein Dokumentenmanamgentsystem (DMS) oder auch die Einführung von Microsoft 365 sein.
Die intensive Beschäftigung mit, und Optimierung der Ordner- und Laufwerkstruktur ist aus verschiedensten Gründen sehr wichtig, weil: Unserer Erfahrung nach leiden viele Mitarbeiter unter den, euphemistisch formuliert, „organisch gewachsenen Strukturen“ und sind froh, wenn die Ablagestruktur optimiert wird, auch wenn jeder mit Änderungen der persönlich bevorzugten System rechnen muss. Die digitale Ordnerstruktur auf Ihrem Laufwerk (File-Server) ist nicht nur eine statische Ablage, sondern Teil der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, vor der eigentlichen Strukturarbeit zu klären, was die Schwerpunkte Ihres strategischen Wissensmanagements sind und wie diese operativ umgesetzt werden. Das bedeutet konkret: welche Prozesse wollen Sie digitalisieren, eventuell automatisieren und welche digitalen Werkzeuge sind geplant. Wichtig ist auch zu wissen, ob Sie die Zukunft in einer stationären oder virtuellen Zusammenarbeit sehen. Daher führen wir vor Beginn des Projektes immer Gespräche mit der Geschäftsführung (oder entsprechend verantwortlichen Führungskräften) und der IT-Abteilung. Wir entwickeln gemeinsam, idealerweise mit mehreren Beteiligten aus Ihrem Unternehmen/Team, einen völlig neue Struktur, die den heutigen und zukünftigen Anforderungen entspricht. Wir designen die Struktur zunächst völlig unabhängig von der bereits vorhandenen Ablage. Dieser Schritt erfolgt meist mit großflächiger Visualisierung und Diskussion im Team. Damit die neu entwickelte Struktur einfach, für alle nachvollziehbar ist und möglichst lange erhalten bleibt, ist es unabdingbar, gemeinsame „Spielregeln“ zu vereinbaren. Das sind u.a. Benennungsregeln für Ordner und Dateien, Zugriffsberechtigungen und generelle Regelungen zur Speicherung und zum Teilen und Ändern von Inhalten, die sich in der digitalen Ablage befinden. Wir haben in den letzten Jahren ca. 40 Projekte, deren Schwerpunkt die Ordner- und Laufwerkstruktur war, umgesetzt und sind daher sehr erfahren. Gemeinsam mit den Verantwortlichen und der IT-Abteilung erstellen wir einen inhaltlichen und zeitlichen „Fahrplan“ der eine erfolgreiche Umsetzung garantiert. Wir vermitteln die Notwendigkeit gemeinsamer zentraler Ablage und der damit verbundenen Verfügbarkeit und Transparenz. Wir erstellen mit Ihren Teams die Struktur und begleiten Sie bis zur erfolgreichen Implementierung. Dabei erfahren Sie auch, wie einfach es ist, sich effizient und elegant von den „Altlasten“ zu trennen. Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren! Wir freuen uns auf Ihre Nachricht. Die digitale Ablage auf einem gemeinsamen File-Server ist nur begrenzt zukunftsfähig, weil in technischer Hinsicht viele Funktionen, die wir heutzutage bei der digitalen Zusammenarbeit erwarten, nicht vorhanden sind, z.B.: Für kleinere Unternehmen, kann diese Ablageform zunächst noch ausreichend sein und bevor Sie sich an nächste größere, professionellere Systeme wagen, ist es in jedem Fall sinnvoll, sich aus den o.g. Gründen intensiv mit der Ordner- und Laufwerkstruktur zu beschäftigen.Endlich Ordnung und Struktur in Ihrer digitalen Ablage
Warum sich die Optimierung der Ordner- und Laufwerkstruktur noch lohnt
Wie gelingt eine erfolgreiche Neugestaltung?
Projektvorbereitung
Erarbeiten von Struktur und Regeln
Umsetzung der neuen Struktur
Das hört sich gut für Sie an?
Was Sie zur Ordner- und Laufwerkstruktur noch wissen sollten