Leitfaden Papierloses Büro

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10 Schritte zum Papierlosen Büro – ein Leitfaden

Wenn Sie sich entschlossen haben, dem Papier in Ihrem Büro den Kampf anzusagen, sind Sie hier genau richtig. Über mehrere Monate werde ich Sie systematisch und schrittweise auf dem Weg zu einem papierlosen oder zumindest papierarmen Büro begleiten. Keine Sorge, ich möchte keine Revolution anzetteln, sondern Sie und Ihre Mitarbeiter behutsam und mit Spaß auf den Weg bringen. Auch wenn ich weiß, dass der eine oder andere Schritt nicht leicht ist, bin ich absolut davon überzeugt, dass sich der Weg lohnt.

 

Ich möchte Sie herzlich einladen, hier im Blog Ihre Erfahrungen zu teilen, zu kommentieren oder Fragen zum Thema stellen. Sie können mir aber auch gern eine E-Mail schreiben an: info@zeitgewinn-hamburg.de. Ich würde mich sehr freuen, wenn ich Sie für das Thema Papierloses Büro begeistern kann und erst recht, wenn ich Sie motivieren kann, sich an die Umsetzung zu machen.

Teil 1 – 10 Schritte zum Papierlosen Büro

In groben Zügen lässt sich der Weg zum Papierlosen Büro in zehn Schritten beschreiben. In den nachfolgenden Artikeln werde ich detaillierter auf Chancen und Herausforderungen der einzelnen Schritte eingehen. Hier Schritt 1-10:

Reduzieren

1. Formulieren Sie Ihre Ziele und machen Sie ein Status Quo Analyse. Wo stehen Sie, Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten bei diesem Thema.

2. Entwerfen Sie einen groben Projektplan und achten Sie darauf, Führungskräfte und Mitarbeiter in’s Boot zu holen, am besten mit einem Kick-Off Meeting.

3. Entsorgen Sie so viel Papier wie möglich aus allen Ablagen und Archiven. Trennen Sie sich, lassen Sie los. Sortieren und archivieren Sie die verbliebenen Dokumente.

Minimieren

4. Analysieren Sie alle externen und internen Papierquellen.

5. Trocknen Sie diese Papierquellen aus. Fordern Sie von Geschäftspartnern die Übermittlung aller Informationen in digitaler Form.

6. Analysieren und optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse. Achten Sie dabei genau auf Informationsflüsse, Schnittstellen und Zuständigkeiten.

7. Verhindern Sie, dass intern bereits digitale vorhandene Informationen ausgedruckt werden. Vermeiden Sie Medienbrüche.

Digitalisieren

8. Sorgen Sie für die notwendige technische Ausstattung, Software, Hardware und beachten Sie dabei das wichtige Thema Datensicherung und Archivierung.

9. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung der Technik, Selbstorganisation und prozessorientiertem Arbeiten.

10. Scannen Sie die verbliebenen Dokumente und entsorgen Sie die Originale so weit wie möglich.

 

Die Artikelserie ist für mich auch ein Experiment. Ich möchte am Ende der Serie aus den Artikeln eine Fibel für das Papierlose Büro erstellen und auf dem Weg dahin gern auch von Ihnen lernen und Ihre Erfahrungen, Herausforderungen und Tipps mit aufnehmen. Also kommentieren Sie gern.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Papierloses Büro – Schritt 1

6 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • Liebe Frau Kaden,

    ich finde die Idee zu dieser Serie super und bin sehr interessiert an der weiteren Entwicklung. Was mich insbesondere noch interessieren würde ist, wie man Mitarbeiter abholt und für das Thema begeistert. In vielen Unternehmen werden Unterlagen ja gedruckt um „Beweise“ zu sichern oder auch um etwas vorliegen zu haben, während man auf Basis dieses Dokuments am PC arbeitet. Wie gehen Sie damit undmit anderen Gewohnheiten und „Ausreden“ um?
    Viele Grüße
    Ines Ronge

    Antworten
    • Liebe Frau Ronge,
      Ihr Kommentar motiviert mich, weiter zu schreiben. Mit dem zweiten Teil Ihrer Frage kann man leichter umgehen. Ich weiß aus Erfahrung, dass ein zweiter oder sehr großer Monitor und der Faktor Zeit und Gewöhnung hilft. Wenn die Mitarbeiter parallel zwei Dokumente in „Originalgröße“ parallel nebeneinander geöffnet haben können, fällt es leichter, auf das Ausdrucken zu verzichten. Wenn die Mitarbeiter die Vorteile von Drag und Drop auch zwischen verschiedenen Anwendungen erkannt haben, wird es noch leichter. Schwieriger ist estatsächlich das Absicherungsbedürfnis aus der Welt zu schaffen. Das hat mit Kultur zu tun, aber auch mit Unwissenheit. Viele Mitarbeiter kennen gesetzliche oder unternehmensinterne Aufbewahrungsvorschriften gar nicht. Da hilft es, das mit den Mitarbeitern zu besprechen, sie zu entlasten. Ich stimme Ihnen völlig zu, häufig handelt es sich um Ausreden. Ich weiß aber auch, dass dahinter oft Unsicherheit, manchmal auch Angst steckt. Unsicherheit in der Bedienung des Computers, besser sie beherrschen die Programme nicht wirklich und haben Angst das zuzugeben und Angst ihre Gewohnheiten, die so sicher schienen aufzugeben. Training (nicht die Mail von der IT Abteilung wie Outlook zu bedienen ist) und Aufklärung hilft in jedem Fall. Aber auch dann ist es manchmal noch ein weiter Weg, selbst wenn die Mitarbeiter Besserung geloben. Meist unterscheide ich vor Ort in der Argumentation, indem ich sage, auf persönlicher Ebene kann ich die Mitarbeiter verstehen, aber man muss es eben auch aus unternehmerischer Sicht sehen, was ich auch so meine. Das lässt die Mitarbeiter in der Zusammenarbeit offen bleiben, weil es ein sowohl als auch gibt.

      Antworten
      • Liebe Frau Kaden,

        herzlichen Dank für Ihre Antwort, das hilft mir schon sehr weiter.

        Können Sie in Ihren Projekten immer davon ausgehen, dass bspw. die Investition für einen zweiten Monitor, auch tatsächlich getätigt wird, weil Sie einen Auftrag in dem Bereich haben oder stellen gerade die Führungskräfte da auch ein erhebliches Hindernis dar und wie gehen Sie damit um?

        Viele Grüße
        Ines Ronge

        Antworten
        • Hallo Frau Ronge,
          die Investitionen in einen zweiten Monitor sind ja sehr überschaubar. Die wird in der Regel schnell getätigt. Da stellen Führungskräfte eigentlich nie ein Hindernis dar. Eher sind sie manchmal Hindernis, weil die Mitarbeiter bereit sind, ihre Arbeitsweise zu ändern, aber Führungskräfte nicht. Immer wieder höre ich: „wir würden ja gern auf das Ausdrucken verzichten, aber unser Chef will es so haben….“. Und meiner Erfahrung nach, leider ehrlicherweise, je höher in der Hierarchie, desto weniger Bereitschaft, die Arbeitsweise zu ändern. Ich versuche zu überzeugen, vorzuleben und immer wieder für Erreichtes zu loben.
          Beste Grüße
          Andrea Kaden

          Antworten
  • Liebe Frau Kaden,
    als Anbieter von einem DMS- und Archivsystem würde mir in der Serie der Teil der DMS-Systeme zu kurz kommen. Das wäre eine eigene Serie (nach Reduzieren, Minimieren und Digitalisieren) wert.
    Ich finde Ihre Struktur aber super, die meisten meiner Kunden hoffen, dass die Reduzierung, Minimierung und Digitalisierung automatisch mit dem DMS kommt und vernachlässigen es hier, Potentiale zu heben…
    Eigentlich müsste Ihre Leistung, die Sie hier beschreiben, zum Bestandteil eines jeden DMS-/ECM-Projektes werden…
    Ich würde sagen, wir machen mal ein gemeinsames Projekt und Sie schreiben dann eine Reihe zum Thema DMS-Systeme 😉
    Herzliche Grüße sendet Ihnen Ihr,
    Linus Haferkemper

    Antworten
    • Lieber Herr Haferkemper,
      ich mache gern ein gemeinsames Projekt mit Ihnen. Für DMS-Systeme sind Sie der Experte, gern können Sie auch einen Beitrag zum Thema DMS schreiben.
      Viele Grüße
      Andrea Kaden

      Antworten

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