Papierloses Büro – Schritt 1

Formulieren Sie Ihre Ziele und machen Sie ein Status Quo Analyse. Wo stehen Sie, Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten bei diesem Thema.

Zuallererst sollten Sie sich in die Vision vom Papierlosen Büro und den damit verbunden Erleichterungen und Möglichkeiten „fallen“ lassen. Stellen Sie sich außerdem vor, wie viel mehr Freiraum in Ihrem Büro wäre für kreative Gestaltung und ein ästhetisch ansprechendes Büro anstatt der monotonen Ordnerkolonnen oder Papierstapel.

Danach hilft es, sich dieses Bild in konkrete Ziele herunterzubrechen. Nehmen Sie sich sogenannte „SMARTe Ziele“ vor. Das heißt genau:

 

S = Spezifisch

bedeutet, dass Sie Ihre Ziele möglichst konkret formulieren. Statt sich vorzunehmen, sich im Office allgemein besser zu organisieren, sollten Sie genau aufschreiben, welche Mühen und Anstrengungen Sie auf sich nehmen wollen, um ein papierloses Büro zu erreichen.

 

Beispiel für Ihr Projekt Papierloses Büro: Wir wollen in einem papierlosen Büro arbeiten, weil uns das viel Material, Zeit und Platz spart. Dazu werden wir Workshops unsere Prozesse unter die Lupe nehmen und verbessern, sowie uns intensiv in Schulungen mit der vorhandenen und neuen Hard- und Software auseinandersetzen.

 

M = Messbar

ist zum Beispiel ein Rückgang Ihrer Verbrauchsmaterialien wie Papier, Toner oder Tinte und Ordner, denn der jährliche Verbrauch dieser Materialien lässt sich in der Regel der leicht ermitteln. Mess- und sichtbar ist auch eine Reduktion des Platzbedarfes für Ihre Ablage und Archive.

Da bei der Umstellung auf ein papierloses Büro üblicherweise Medienbrüche zwischen IT und Papier eliminiert werden, dadurch Prozessbeschleunigungen erreicht werden, könnten Sie auch die Durchlaufzeiten für bestimmte Vorgänge (z.B. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Zahlung und Buchung von Rechnungen) messen und vergleichen. Das ist jedoch etwas aufwendiger zu ermitteln als Material- und Platzbedarf.

Definieren Sie also genau, welche Material- und Platzreduktion oder auch Verringerung der Durchlaufzeiten Sie erreichen wollen.

 

Beispiel für Ihr Projekt Papierloses Büro: Wir wollen im Jahr 2015 unseren Papier- und Tonerverbrauch im Vergleich zu 2014 halbieren. Alle Angebote sollen dem Kunden innerhalb von fünf Werktagen vorliegen und alle Rechnungen werden in der Skontofrist bezahlt.

 

A = Aktionsorientiert

Ziele sind so formuliert, dass Sie dazu motivieren, den Worten auch Taten folgen zu lassen. Hierbei sollte auf positive Formulierungen geachtet werden. Man sollte sich nicht das vornehmen, was man nicht tun möchte, sondern nehmen Sie sich besser vor, was Sie mit dem Gewinn aus Ihren Zielen tun möchten.

 

Beispiel für das Projekt Papierloses Büro: Das beim Büromaterial eingesparte Geld wird in ein Smartboard investiert. Die frei gewordenen Regale spenden wir einer gemeinnützigen Organisation und an die frei werdenden Wände hängen wir Bilder eines befreundeten Künstlers und richten eine Sitzecke ein.

 

R = Realistische Ziele

sind Ziele, die Sie auch tatsächlich erreichen können. Ein bisschen Ehrgeiz sollte natürlich schon sein, aber wenn Sie heute noch sehr papierlastig arbeiten, bringt es nichts, sich vorzunehmen, in einem Monat papierlos zu sein.

 

Beispiel für das Projekt Papierloses Büro: Ab dem 01.01.2016 wollen wir keine papiernen Ablageordner mehr produzieren und verzichten völlig auf den Ausdruck eigener interner Dokumente.

 

T = Terminiert

Schieben Sie Ihr Ziel nicht auf die lange Bank, sondern setzen Sie sich einen festen Termin. Sie sollten nicht nur Ihr Gesamtziel terminieren sondern auch wichtige Etappenziele terminieren. Nur so können Sie Fortschritte machen. 

Beispiel für das Projekt Papierloses Büro: Ab dem 01.01.2016 wollen wir keine papiernen Ablageordner mehr produzieren und verzichten völlig auf den Ausdruck eigener interner Dokumente.

Status Quo Analyse – Wo stehen Sie heute?

Zur Status Quo Analyse gehört, zu analysieren: wo stehen Sie, Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und Lieferanten bei dem Papierloses Büro. Dazu gehört bei allen Beteiligten sowohl die aktuelle tatsächliche Arbeitsweise als auch die Einstellung und Offenheit gegenüber dem Thema Modernisierung und Veränderung. Das bedeutet in diesem Fall:

Eigene Arbeitsweise

Sind Sie persönlich bereit, auf Papier zu verzichten, mehr Ihre Hard-und Software zu nutzen und mit gutem Beispiel voran zu gehen? Was und wie häufig drucken Sie noch etwas aus  oder legen es in pair ab? Nutzen Sie noch Post its oder Notizzettel oder haben Sie schon ein zentrales Notizbuch? Nutzen Sie Ihre mobilen Geräte schon als Arbeitsgeräte und machen mehr damit als E-Mails zu lesen? Haben Sie das Gefühl, Sie beherrschen die vorhandene Technik? Ist es für Sie eine schöne Vorstellung, papierlos zu arbeiten?

Eine ehrlich Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen zu verdeutlichen, wo Sie stehen und ob es Ihnen schnell gelingen kann sich umzustellen und Ihr Umfeld auf dem Weg zum Papierlosen Büro zu begeistern.

Status Quo der Mitarbeiter

Am wichtigsten bei dem Projekt Papierloses Büro sind Ihre Mitarbeiter. Sind sie im Boot und bereit für Veränderungen? Es hat keinen Sinn, Prozessänderungen „von oben“ zu verordnen und Sie werden nicht erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter nicht beteiligt und überzeugt sind. Mit der Einsicht und Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter steht oder fällt das ganze Projekt.

 

Außerdem bin ich überzeugt davon, dass die Mitarbeiter den Umstellungsprozess mit ihrem detaillierten Wissen der einzelnen Prozesse hervorragend beschleunigen können, denn sie wissen am besten, wo man mit der Papierreduzierung und Prozessoptimierung ansetzen kann.

 

Dafür ein Praxisbeispiel:

Vor einigen Wochen war ich bei einer mittelständischen Tischlerei (60 Mitarbeiter) tätig. Ein Bereich mit viel Potential zur Papierverringerung ist die Buchhaltung. Die Zusammenarbeit mit der Buchhalterin, einem Sachbearbeiter und dem Geschäftsführer war eine wahre Freude. Ich brauchte eigentlich immer nur fragen:

• Haben Sie dieses Informationen nicht auch elektronisch? Antwort: ja
• Bietet der Ausdruck, die Kopie irgendeine Zusatzinformation: nein
• Warum drucken Sie dann alles aus? Antwort: weil wir es schon immer so gemacht haben?
• Sind Sie bereit darauf zu verzichten? Antwort ja.

Alle waren bereit und als wir einmal so im Schwung waren wurden noch zahlreiche Ideen eingebracht, an welchen Stellen Prozessen, die gar nicht direkt zur Buchhaltung gehören man noch auf Ausdrucke verzichten kann. Und wir haben nur vereinbart, dass es genau die Dinge zu ändern/umzusetzen gilt, die Mitarbeiter sich im ersten Schritt auch vorstellen können.

 

Ein Negativbeispiel:

Neulich rief ich bei einem IT-Unternehmen an, dass einen Leitfaden zum Thema Digitale Rechnung herausgegeben hat und von sich sagt, papierlos zu sein. Die von mir gewünschte Person war nicht erreichbar, und der Mitarbeiter bot an, eine Notiz zu machen. So weit so gut, aber dann sagte er mit einem süffisanten Unterton, dass das eine Weile dauern könnte, weil er erst einen Stift und Zettel suchen müssen, denn man hätte ein papierloses Büro. Kein Zweifel, dieser Mitarbeiter steht nicht hinter dem Konzept. Das ist insofern problematisch, weil der Mitarbeiter sich nicht mit Engagement beteiligen wird, alles Wissen elektronisch verfügbar zu machen. Von der Außenwirkung mal ganz abgesehen. Das war keine Vorbildwirkung oder gar Unternehmenswerbung.

Status Quo Ihrer Kunden

Auf ein papierarmes/papierloses Büro umzustellen bedeutet für die Kommunikation mit dem Kunden, dass nicht nur die alltägliche Kommunikation sondern auch Angebot und Rechnung elektronisch übersandt werden. Relativ einfach gestaltet sich das, wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind. Hier ist es in den meisten Fällen kein Problem die Kunden höflich zu informieren, dass man aus Gründen der Prozessoptimierung oder auch Nachhaltigkeit auf die Übersendung von Papierdokumenten verzichtet, gern aber sollte dies jemand wünschen z.B. noch eine Papierrechnung versendet. Ich bin immer wieder überrascht, dass selbst große als modern geltende Unternehmen hin und wieder auf Papierrechnungen bestehen.

 

Etwas diffiziler gestaltet es sich, wenn Ihre Zielgruppe Privat-/Endkunden sind. Hier sollten Sie unterscheiden und je nach Wunsch des Kunden vorgehen. Es gehört zur individuellen Kundenbetreuung den Wünschen des Kunden Rechnung zu tragen. Am „elegantesten“ ist es, wenn Sie den Kunden schon bei Auftragserteilung fragen, über welches Medium er am liebsten kommunizieren möchte und in welcher Form er seine Rechnung übersandt haben möchte. Kunden werden das schätzen und Sie ersparen sich Doppelarbeit.

 

In den letzten fünf Jahren lässt sich aber auch im Privatkundenbereich eine deutlich größere Bereitschaft zur Nutzung von E-Mail und Co. erkennen. Unabhängig vom Alter können immer mehr Menschen mit elektronischen Dokumenten umgehen. Fragen Sie einfach nach!

Status Quo und Bereitschaft Ihrer Lieferanten und Dienstleister

Analysieren Sie, welche Lieferanten und Dienstleister Ihnen noch Papierdokumente zukommen lassen. Bitten Sie dazu einfach Ihre Mitarbeiter einen Monat lang online eine entsprechende Liste zu führen.