Nach meiner Einführung zur Bedeutung von und Gründen für Lean Office Teil 1 stelle ich Ihnen hier Beispiele für die Vorgehensweisen auf dem Weg zu einer effizienteren Administration vor.
Lean Office, Office Excellence, Schlankes Büro oder Lean Administration sind einige der Namen, unter denen Sie vielleicht schon von Lean Management in Bezug auf den administrativen Bereich gehört oder sogar schon darüber diskutiert haben.
Nachdem in den 90er Jahren das Lean Management vor allem in der Produktion umgesetzt wurde und sehenswerte Erfolge erzielte, sehen sich viele Unternehmen vor dem nächsten logischen Schritt: Wie können die administrativen Bereiche optimiert werden? Sie wissen ja, langsame Verwaltungsprozesse sowie hohe Gemeinkostenzuschläge und Verwaltungskosten beeinflussen das Kostenniveau negativ und schwächen die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Gerade in Hochlohnländern wie Deutschland gelten Qualität und Effizienz der administrativen Prozesse und des Services zunehmend als entscheidender, wirtschaftlicher Erfolgsfaktor – ob uns das gefällt oder nicht.
Der Weg zum Lean Office startet idealerweise lokal, d.h. an einzelnen Arbeitsplätzen. Ich empfehle, nach der 5S-Methode vorzugehen. Erfreulich ist, dass die Standardisierung von Arbeitsabläufen bei deutschen Unternehmen längst deutlich an erster Stelle steht, ist sie doch die Grundlage jeder Optimierung. Erst ein gemeinsamer Standard ermöglicht gleichmäßige Qualität – was für viele Unternehmen, meiner Erfahrung nach, schon eine wesentliche Optimierung darstellt. 😉 Und erst wenn ein gemeinsamer Standard geschaffen wurde, kann darauf aufbauend auch systematisch optimiert werden.
Lean Office mit 5S
5S im Büro ist ein handlungsorientiertes und pragmatisches Verbesserungskonzept. Die Arbeit mit 5S umfasst im Wesentlichen Hauptaktivitäten, die in logischer Abfolge innerhalb der 5S-Phasen durchgeführt werden müssen.
1. Sortieren (seiri)
Trenne Notwendiges (für den laufenden Gebrauch) und nicht Notwendiges
2. Systematisieren (seiton)
Alles Notwendige (von Phase 1) muss geordnet, organisiert werden. Gegenstände müssen korrekt platziert werden, um diese schnell und einfach wiederzufinden.
3. Sauberkeit (seiso)
Führe eine Grundreinigung Deines Arbeitsbereichs durch. Suche nach Quellen von Schmutz und Staub und reduziere oder vermeide diese.
4. Standardisieren (seiketsu)
Integriere die ersten 3S dauerhaft in den Arbeitsalltag. Wirke dem Verhalten entgegen, wieder in altbewährte Muster zu verfallen.
5. Selbstdisziplin (shitsuke)
Stelle dauernde und konsequente Anwendung der ersten 4S sicher, damit diese ein ständiger Bestandteil der Arbeitskultur werden.
Basierend auf dieser Methode werden schnell konkrete Ansatzpunkte zur Optimierung identifiziert. Gemeinsam mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern können daraus weitere Realisierungskonzepte erarbeitet und für eine stabile, nachhaltige Umsetzung gesorgt werden. Das betrifft die Optimierung von Prozessen, gleichzeitig aber auch die Führungs- und Zusammenarbeit.
Exkurs „Simplify“
Gerne erwähne ich hier den Ansatz des »Simplify« als Beispiel. Bekannteste Vertreter sind Lothar J. Seiwert und Werner Küstenmacher.
Im Kern geht es auch dem Simplify darum, unnötigen Ballast abzuwerfen, indem Sie systematisch Wichtiges von Unwichtigem trennen. Wie kann das (Büro-)Leben einfacher, effizienter und erfolgreicher gestaltet werden? Mir ist bewusst, dass dieser Ansatz stark individualorientiert ist, im Zuge des Trends „Work Life Balance“ aber durchaus abzuwägen. Simplify will aufzeigen, wie verschiedene Lebensbereiche durch eine intelligente Organisation ausbalanciert werden können. Auf der Ebene der Arbeitswelt zielt der Ansatz auf eine bessere persönliche Arbeitsorganisation und ein durchdachtes Zeitmanagement ab. Obwohl die gesamtheitliche, prozessorientierte Betrachtungsweise außen vor bleibt, liefern die Anregungen zu Verbesserungen auf Individualebene auch einen Beitrag für die Umsetzung des Lean Office.
Und wenn Sie sich immer noch fragen, ob ein Lean Office Sinn macht, hier der
Nutzen eines Lean Office-Programms
- Senkung der Allgemein-, Overhead- und indirekten Kosten
- Diagnostische Betrachtung der einzelnen Prozesse
- Analyse der „realen Situation“
- Ausrichtung und Fokussierung auf die Unternehmensziele
- Zügige und effiziente Abläufe
- Effektive und nachhaltige Prozesse
- Reduzierung der Durchlaufzeiten
- Minimierung der Rücklaufquoten
- Benennung der Engpässe, Limitierungen und „Bottlenecks“
- Identifizierung der Hauptverbesserungsmöglichkeiten
- Kontinuierliche Optimierung vs. einmaliger Hauruck-Aktionen
- Konstant erfolgreiche Umsetzung optimaler Prozessabläufe
Oftmals scheitern Lean-Projekte aufgrund mangelnder Einbeziehung der Führung und alltäglicher, gemeinsamer Anwendung/Umsetzung mit den Teams. Solange der Lean Office-Gedanke nicht in allen Bereichen des täglichen Geschäftsablaufes gelebt, beständig gefördert und gefordert wird, entfaltet sich nur ein Bruchteil des Optimierungspotentials bzw. verpuffen die Effekte nach geraumer Zeit. Um Lean zu einem festen Bestandteil der organisatorischen Prozesse werden zu lassen, sollten Sie einen Lean-Profi einsetzen, der Pilot-Implementierungen, Roll-Outs und KVPs (kontinuierliche Verbesserungsprozesse) koordiniert und verantwortet.
Mögliche Barrieren
- Traditionelle Denk- und Arbeitsstrukturen
- Mangelhafte Kenntnisse und eingeschränktes Verständnis von Lean-Methoden
- Mangelnde Unterstützung durch das Top-Management (statt Vorbildfunktion)
- Schablonenhafte Konzeptgestaltung (statt klarer Aussagen)
- Zu hohe Geschwindigkeit bei der Einführung
- Starke Opposition im mittleren Management
- Mangelnde Teamfähigkeit
- Rollenprobleme der Führungskräfte
- Beschränktes Verständnis für Prozessdenken, Kundennähe und ein falsches Qualitätsverständnis
Als Professional Organizer erlebe ich seit Jahren, dass es eine echte Herausforderung für das Management ist, strategische und strukturelle Änderungen auf dem Weg zu einem Lean Office umzusetzen. Ich betone gerne, dass im Zentrum jeder Lean-Kultur die kontinuierlich lernende Organisation steht, mit dem Fokus auf Management-Werkzeuge , die konsequente Kundenorientierung und Konzentration auf die Wertschöpfung vorleben.
Zu Ihrer Unterstützung hier eine Checkliste lean office.
