Ob kleines oder großes Unternehmen, alle kennen das: Unterlagen, Rechnungen oder andere Gegenstände finden sich auf dem eigenen Schreibtisch, die man längst weggeordnet haben wollte oder die noch nicht einmal zu einem selbst gehören. Oder es stehen Kartons mit undefiniertem Inhalt herum, für die sich keiner verantwortlich fühlt. Mitarbeiter in Ihrer Produktion oder im Lager sind auf der Suche nach Verpackungsmaterial, Werkzeug, Unterlagen oder anderen Dingen. Aber ich wäre ja kein Professional Organizer, wenn ich nicht effektiv für Abhilfe sorgen könnte!
Wie bereits in meinem Artikel zur Vorbereitung der 2. Walzstation erwähnt, werde ich bei der Firma allsafe JUNGFALK in der kommenden Woche unter anderem mit der 5S-Methodik arbeiten. Dieser Begriff mag für Außenstehende sehr theoretisch klingen und auch die japanische Herkunft wird oft mit Negativem assoziiert. Um es vorweg zu nehmen, diese Methode hat nichts mit Verhinderung von Kreativität, roboterhaftem Arbeitsverhalten oder gar militärischem Drill zu tun. Ganz im Gegenteil, ein organisierter Arbeitsplatz lässt erst Raum für „Spielereien“ und neue Ideen im Arbeitsalltag.
Entworfen von dem Japaner Taiichi Ono für Toyotas Produktionsprozesse, wird diese Methodik inzwischen auch in europäischen Produktions- und Dienstleistungsbereichen angewandt. 5S ist Teil der japanischen KAIZEN-Philosophie und somit ein Tool auf dem Weg zu optimal gestalteten Prozessen und effizienten Arbeitsabläufen.
Die Bedeutung von 5S
Seirii – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke
Keine Sorge Sie müssen nun nicht Japanisch lernen 😉
Die deutsche Übersetzung klingt aufgrund des Anfangsbuchstabens „S“ zwar etwas befremdlich, kann aber so beschrieben werden:
1. Seirii = Sortieren
Sortieren Sie alle nicht benötigten Materialen aus.
Durchdenken Sie Ihre Arbeitsumgebung hinsichtlich Anzahl, Art, Umfang und Anordnung der Arbeitsmaterialien. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie (Papier)Stapel wegschieben und durchwühlen?
2. Seiton = Setzen (Anordnen) bzw. Straffen
Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz.
Was ist für Sie eine sinnvolle und optimale Anordnung Ihrer am Arbeitsplatz benutzten Gegenstände? Und, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wieder zu finden, sind Markierungen und Beschriftungen sinnvoll.
3. Seiso = Sauberkeit bzw. Scheinen/Strahlen
Säubern Sie Ihren Arbeitsplatz gründlich.
Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz grundlegend auf, befreien Sie ihn von überflüssigen Dingen. In der Produktion oder dem Lager bietet sich eine kurze Dokumentation oder Beschreibung der Tätigkeiten an, die am jeweiligen Platz ausgeführt werden sowie das Festlegen von Verantwortlichkeiten. Der professionelle Eindruck auf Besucher (z.B. Kunden) ist Ihnen damit sicher. Es hilft aber auch neuen Mitarbeitern, sich zu orientieren.
4. Seiketsu = Standardisierung
Untermauern Sie die ersten 3S und führen Sie Standards für alle ein.
Die erarbeiteten Grundlagen von Schritt 1 bis 3 werden standardisiert und auf weitere Arbeitsplätze übertragen. Für einen langfristigen Erfolg sollte die „Fünf-Minuten-Regel“ eingeführt werden: Jeder Mitarbeiter nimmt sich täglich fünf Minuten Zeit, um an seinem Arbeitsplatz wieder die vereinbarte Ordnung herzustellen.
5. Shitsuke = Selbstdisziplin
Machen Sie 5S zur Arbeitsweise für alle.
Ohne Selbstdisziplin wird schnell wieder das alte Chaos in der Arbeitsumgebung herrschen. Für dauerhafte Erfolge ist daher Selbstdisziplin unabdingbar, ebenso die Führung durch das eigene Vorbild und eine langfristige Einbettung in die Unternehmenskultur.
Manchmal wird noch ein 6. S hinzugefügt, das für Shukan steht, also „sich daran gewöhnen“.
Noch ein Hinweis meinerseits:
Für eine einfachere Übersetzung ins Deutsche wird auch die Bezeichnung 5A-Methode verwendet.
Aussortieren – Aufräumen – Arbeitsplatzsauberkeit – Anordnung zur Regel machen – Alle Punkte einhalten und verbessern.
Und als 6. S: Alles läuft von selbst.
Schlüsselfaktoren und positive Folgen der 5S-Methode
Meiner Meinung nach ist diese Methode ein guter Einstieg in die Prozessoptimierung. Wird die Anwendung schrittweise und unter Berücksichtigung aller Mitarbeiter eingeführt, so ist ein erster Schritt zu mehr Effizienz schnell getan, ohne große Summen investieren zu müssen.
Unordnung sowie Ineffizienz werden zeitnah entdeckt und beseitigt, so dass weniger Zeit mit Tätigkeiten verschwendet wird, die keine Mehrwerte schaffen. Ich bin überzeugt davon, dass Mitarbeiter dadurch neue Denkanstöße (Stichwort Ideenfindung und Kreativität) gewinnen und so motivierter sein werden.
Kritisch sehe ich allerdings die ständige Unterstützung der Standardprozesse durch Vorgesetzte und das Ergreifen von korrigierenden Maßnahmen, wenn Abläufe vom Standard abweichen. Denn dies muss konsequent angewandt werden. Wie oben bereits erwähnt, ist 5S kein einmaliges Projekt, sondern Teil der japanischen KAIZEN-Philosophie. Dies bedeutet ständige Verbesserung und ist somit eine dauerhafte Aufgabe, die aber viel Wirkung zeigen kann.
Hier geht’s zu meinen Tipps für eine erfolgreiche 5S-Anwendung!
