Büroorganisation-Chaos ist teuer!

Kategorien: Ordnung ist cool

Unordnung und Chaos im Büro kosten Zeit, Geld, Nerven und gute Laune!

Neulich habe ich einen schönen Spruch gelesen: „Keiner hat Zeit zum Aufräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen“.

Ja, es begegnet mir oft, dass Menschen mir, auf meinen Vorschlag, vor dem Optimieren der Arbeitsabläufe, doch erst mal Ordnung zu schaffen antworten, sie hätten keine Zeit zum Aufräumen.

 

Es erstaunt mich immer wieder, mit welcher Geduld, naja, manchmal auch unter Fluchen, immer wieder auf’s Neue gesucht wird. Es gibt inzwischen viele Untersuchungen zu diesem Thema, die alle zu dem gleichen Ergebnis kommen: Unordnung, Chaos kostet viel, sehr viel Geld.

 

Wussten Sie dass:

  • eine durchschnittliche Führungskraft ca. sechs Wochen im Jahr verschwendet, um nach wichtigen Dokumenten zu suchen, die in der Unordnung verloren gegangen sind? (Wall Street Journal 2005)
  • ca. 13 Prozent der Arbeitszeit zum Suchen verwendet werden? (Wall Street Journal 2008)
  • 15-20 Prozent der täglichen Arbeitszeit darauf verwendet wird, Dokumente abzulegen oder weiterzuleiten? (Association for Information & Image Management)
  • 15 Prozent der Personalkosten im Büro auf die Dokumentation und Verwaltung von Informationen entfallen? (Association for Information & Image Management)
  • es ein Unternehmen rund 1000 Euro jährlich kostet, wenn nur einer seiner Mitarbeiter mit durchschnittlichem Verdienst täglich fünf Minuten sucht?
  • 55 Prozent des Top-Managements einen chaotischen Schreibtisch mit einer unzuverlässigen Arbeitsweise assoziieren?
  • 70 Prozent des Top-Managements Mitarbeiter bevorzugen, die ihren Schreibtisch im Griff haben?
  • in den meisten Unternehmen bis zu 10 Prozent aller Dokumente wegen fehlerhafter Ablage gar nicht wiedergefunden werden?

Suchzeiten, Zeit und Material für eventuelle Wiederbeschaffung und der Frust über schlechte Organisation kommen ein Unternehmen teuer zu stehen. Außerdem muss man sich auch immer wieder fragen, wie sollen Mitarbeiter in einem chaotischen Umfeld ein excellentes Produkt oder eine hervorragende Dienstleistung abliefern. Von der Außen- und Vorbildwirkung gar nicht zu reden. Und es ist inzwischen allgemein bekannt, dass eine schlechte Arbeitsorganisation nicht nur zu massiven Produktivitätseinbußen führt, sondern sogar krank macht.

 

Den meisten Menschen, die im Berufsleben stehen, mangelt es an Zeit. Mit einem ordentlichen Arbeitsplatz, dabei geht es immer um den Schreibtisch und die IT, als ersten Schritt zur Prozessoptimierung, würden sie viel Zeit gewinnen. Neulich hat mir jemand, der im Chaos versinkt geantwortet, Peter Ustinov wäre auch ein Chaot gewesen. Für einen Moment war ich sprachlos. Es ist schon erstaunlich, welche Argumente bemüht werden, um nicht an sich zu arbeiten. Wer kann sich schon mit Ustinov vergleichen? Es kursierten auch Bilder im Netz die die Schreibtische von Al Gore und Steve Jobs zeigen, die beide gruselig aussehen. Aber das kann kein Maßstab sein. Die meisten kleineren und mittelgroßen Unternehmer haben nicht ganze Abteilungen oder Stabsstellen zur Verfügung, die alles für sie erledigen. Chaos muss man sich leisten können. Und mal ehrlich, wäre es nicht schöner mit einer guten Organisation mehr Gewinn einzufahren, mehr Zeit zu haben, als zu sagen: „Ich leiste mir Chaos.“

 

Dabei hat schon Johann Wolfgang von Goethe gewusst: „Ach wie rinnt die Zeit von hinnen, doch Ordnung hilft uns Zeit gewinnen“

 

Woran mag das wohl liegen, dass ansonsten erfolgreiche  UnternehmerInnen so eine Blockade haben, ihren Arbeitsplatz und ihr direktes Umfed in Angriff zu nehmen, um noch erfolgreicher zu werden? Wenn Sie Ideen oder Erfahrunge haben, schreiben Sie mir!

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Es grünt so grün……wenn Drucker nicht mehr glüh’n!
Ich bin Chef-muss ich aufräumen?

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