Ich bin Chef-muss ich aufräumen?

Und wieder kommt eine Befragung von  HR-Managern zu dem Ergebnis, dass ein aufgeräumter Schreibtisch bei Mitarbeitern für Vorgesetzte professionell wirkt. Das überrascht nicht wirklich, oder? Chaos am Arbeitsplatz vermittelt oft den Eindruck, dass der Mitarbeiter überfordert und unorganisiert ist. Unordnung hinterlässt bei Vorgesetzten und Kollegen keinen guten Eindruck und kann sogar zum Karrierekiller werden.

Aber was für eine Wirkung hinterlässt ein chaotischer Chef? Richtig ist natürlich,  dass es oft kaum vorstellbar ist, wie Mitarbeiter  mit einem chaotischem Arbeitsumfeld, exzellente Produkte oder Dienstleistungen termingerecht liefern können. Und Menschen, die sich selbst kaum organisieren können, haben es natürlich auch schwer verlässlich in einer Teamstruktur zu arbeiten und teamübergreifend effizient zusammenzuarbeiten.

Leider wird diese Betrachtung immer wieder nur in eine Richtung angestellt: Was halten Vorgesetzte und Kollegen von Mitarbeitern mit chaotischen Arbeitsplätzen?

Chefs sind Vorbild auch in Sachen Ordnung

Interessant ist doch auch: Was halten halten Mitarbeiter von Chefs und Unternehmern mit chaotischen Schreibtischen? Müssen Unternehmer und Vorgesetzte nicht erst recht exzellente Leistungen erbringen? Wie sieht es aus mit der Effizienz und Vorbildwirkung von Vorgesetzten?

Wie motiviert sind die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze in Ordnung zu halten, wenn der Schreibtisch des Chefs so chaotisch aussieht?  Wie glaubwürdig ist der Chef, der mit einem solchen Arbeitsplatz von seinen Mitarbeitern exzellente Leistungen einfordert? Natürlich sind Vorgesetzte und Unternehmer mit besonders vielen und vielfältigen Themen und Aufgaben konfrontiert. Aber sie haben ja besondere Qualifikationen, genau mit dieser Vielfalt umzugehen, zu priorisieren, zu delegieren; oder sollten sie zumindest haben.

Ich habe an anderer Stelle erwähnt, was ständiges Suchen im Büro ein Unternehmen durchschnittlich kostet. Die Arbeitszeit des Unternehmers, des Vorgesetzten ist die teuerste Zeit, die man im Unternehmen verschwenden kann und das auch besonders im Hinblick darauf, welche Außenwirkung, negative Vorbildwirkung ein chaotischer Chef hat.

Aber gegen Chaos am Arbeitsplatz lässt sich was tun. Natürlich hilft hin und wieder eine Aufräum- und Entsorgungsaktion. Diese hat natürlich nicht nur den Zweck, am Ende wieder einen schönen leeren Schreibtisch zu haben, sondern auch zu erkennen, wie kommt es überhaupt dazu, dass der Arbeitsplatz immer wieder unordentlich aussieht? Wo sind die Engpässe im Arbeitsprozess, wenn es sich immer wieder auf dem Schreibtisch oder im Postfach staut und stapelt? Die nächste Frage muss natürlich lauten: Was muss in der Selbstorganisation und den Prozessen geändert werden, damit es künftig besser läuft und das Chaos verschwindet?

Eine Aufräumaktion kann aber nur eine „Erste-Hilfe“-Aktion sein. Auch wenn sie für Befreiung sorgt und Energien frei setzt, ja häufig im Team sogar großen Spaß macht, sind Wunder mit Langzeitwirkung davon nicht zu erwarten. Die „Behandlung“, die Optimierung der Prozesse, die anschließend erfolgen muss ist zwar etwas aufwendiger aber geeignet nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Obwohl sporadische Aufräumaktionen eher Symptombekämpfung sind, sind sie wichtiger Teil der Ursachenforschung. Ursachen für Chaos erkennen, bedeutet, Potential für Verbesserungen zu erkennen und diese Schritt für Schritt umzusetzen. Aufräumaktionen sind der erste wichtige Schritt auf dem Weg zu mehr Selbstorganisation und effizienteren Arbeitsprozessen. Das gilt auch und erst recht für Unternehmer und Vorgesetzte. Denn egal wessen Arbeitsplatz, Chef oder Mitarbeiter, vom Chaos betroffen ist, ein chaotischer Arbeitsplatz genügt schon um einen großen Rückstau im Arbeitsprozess zu verursachen.

Meines Erachtens ist es ein Trugschluss zu glauben, die Mitarbeiter würden um das Chaos im Chefbüro nicht wissen oder es qua Vorgesetztenposition akzeptieren und es sei vielleicht sogar peinlich wenn der Chef selbst aufräumt. Meine Erfahrung bei zahlreichen Einsätzen ist eine andere:

Die Mitarbeiter wissen genau was läuft und was nicht und reden auch darüber, entsprechend spöttisch. Ein Chef, der, seinen Schreitbtisch nicht im Griff hat, aber etwas dagegen unternimmt oder sich Hilfe holt, steigt in der Achtung. Das Eingeständnis ein Chaot zu sein, genügt auf Chefebene nicht. Es wird erwartet, dass ein Vorgesetzter auch handelt. Mehrfach durfte ich es bei Einsätzen vor Ort erleben, dass Mitarbeiter nach den ersten Aktionen im Chefbüro „angesteckt“ waren und ohne weitere Aufforderung oder Anweisung ihre Arbeitsplätze, ja sogar die Gemeinschaftsräume aufgeräumt haben. Und in dem Maße wie die Selbstorganisation des Einzelnen steigt, steigt die Fähigkeit im Team zusammenzuarbeiten und sinkt das Chaos auf den Schreibtischen und die Überlastung in den Köpfen.