Richtig kommunizieren

Kategorien: Büroorganisation, Tipps und Tricks

Das A&O: Schnell und richtig im Berufsleben kommunizieren

Eine möglichst zeitsparende, zielführende und kostengünstige Kommunikation spielt in der Geschäftswelt eine wesentliche Rolle – sei es bei Meetings, Absprachen mit Kollegen oder bei wichtigen Verhandlungen mit Geschäftspartnern und Kunden oder einfach nur im Alltagsgeschäft. 

 

In unseren Selbstorganisations- und Zeitmanagementworkshops  sind Kommunikation und Zeitaufwand für Meetings immer wieder Thema. Als Zeitfresser Nummer 1 werden allerorten die zahlreichen Meetings genannt. Ich durfte inzwischen Mitarbeiter kennenlernen, die am Tag acht bis zehn Meetings haben und deren Kalender nicht eine freie Minute lässt. Zeit zum Vor-und Nachbereiten von Meetings, der Abarbeitung der aus Meetings entstehenden Aufgaben ist überhaupt nicht vorgesehen. Oft ist auch die Regel, nur 60 Prozent der Zeit zu verplanen, 40 Prozent Pufferzeit einzuhalten, nicht eingehalten. Wenn wir dann in die gelebte Kommunikation einmal genau unter die Lupe nehmen, stellt sich oft heraus, dass viel Zeit mit falschen Kommunikationsmitteln- und Methoden verschwendet wird.

 

Zunächst muss man sich fragen, welches ist das beste Kommunikationsmittel für welchen Fall? E-Mail, Präsenzmeeting oder Telefonkonferenz? Wie richtig kommunizieren?

 

Morgens um sieben Uhr an einem Flughafen in Deutschland. Müde Geschäftsfrauen und -männer hetzen zu den Schaltern und durch die Gänge. Ihr Ziel: Ein Meeting in London, Paris, New York. Am Ziel angekommen geht es direkt zum Konferenzraum. Nach dem Meeting zurück zum Flughafen und in den Flieger Richtung Heimatstadt. Ein Tag – jede Menge Zeit und Geld. Es ist erschreckend wie viele Kosten Präsenzmeetings durch die Reisezeit sowie die meist längere Konferenzdauer verursachen. Vorteil ist: Der persönliche Kontakt zu Kunden und Geschäftspartner kann intensiviert und gepflegt werden. Das ist vor allem dann wichtig, wenn es darum geht:

 

  • Kunden und Lieferanten kennenzulernen
  • Unklarheiten oder Streitigkeiten auszuräumen
  • Schwierige Verhandlungen zu führen oder
  • wichtige Geschäftsverträge abzuschließen

Immer wieder bin ich aber überrascht, dass auch firmenintern hin- und her geflogen wird, um sich Präsentationen vorzutragen, die ohnehin im Intranet liegen sollten , die man gemeinsam einfach online besprechen könnte (dazu später mehr). Nun könnte man einwenden, dass man während der Reisezeit ja gut arbeiten kann. Auf Nachfragen bei den Betroffenen stellt sich jedoch ziemlich übereinstimmend heraus, dass die Zeit insbesondere bei Flügen innerhalb Deutschlands und Europas weder als sehr produktiv noch als entspannend empfunden wird.

 

Ein alternatives Kommunikationsmittel könnte E-Mail sein. Keine Frage, die Kommunikation per E-Mail ist schnell, einfach und fast universell. Sachverhalte können schriftlich fixiert und transparent abgearbeitet werden. Doch auch die E-Mail ist keine Allzweck-Waffe und inzwischen völlig überstrapaziert.  Zwar ist sie aus dem heutigem Büroalltag nicht mehr wegzudenken, oft wird sie aber leider falsch eingesetzt. So erhalten Arbeitnehmer Schätzungen zufolge zwischen 50 und 100 Mails pro Tag, von denen jedoch 61 Prozent aus Empfängersicht unnötig sind. Eine Absicherungs- und Cc-Unkultur sorgen für wahre E-Mailfluten unter denen alle leiden. Weiterhin sind E-Mails gerade für die Echtzeitkommunikation und die schnelle Klärung offener Fragen eher ungeeignet, denn wirklich wichtige mails gehen in der Flut leicht unter. Oft ist ein stundenlanger E-Mail-Wechsel notwendig, bis ein Sachverhalt tatsächlich geklärt ist – vor allem wenn mehrere Personen involviert sind.

 

Telefonkonferenz

Für all die Nachteile, die Präsenzmeetings und die E-Mail-Kommunikation mit sich bringen, haben eine Telefon- und Videokonferenzen Argumente: kostengünstig, verlässlich, effektiv und flexible. Telefonkonferenzen überwinden Entfernungen, sparen Arbeitszeitszeit und vereinfachen Arbeitsvorgänge. Sie schaffen das, was das Präsenzmeeting oder die E-Mail in Schriftform nicht leistet: Zeitnah entstehen ortsungebunden Team- und Führungsentscheidungen, Richtlinien oder Projekte. Weiterhin sparen Unternehmen deutlich an Reisekosten und Angestellte sind schneller wieder produktiv an ihrem Arbeitsplatz.

 

Web- und Videokonferenzen bieten zudem auch die Möglichkeit, Präsentationen auch über die Entfernung gemeinsam anzuschauen, dem Gesprächspartner Zugang zu den Inhalten auf dem eigenen Rechner zu verschaffen und mit Video auch sehr gut die Reaktionen und Stimmungen des Gesprächspartners aufzunehmen und entsprechend zu reagieren.

Fazit

Für jede Situation das geeignete Kommunikationsmittel: Ein Präsenzmeeting hilft dabei, persönliche Geschäftsbeziehungen zu vertiefen, der E-Mail-Verkehr macht eine einfache und universelle Kommunikation und eine Telefonkonferenz überwindet Entfernungen ohne großen Kosten- und Organisationsaufwand. Im Gegensatz zu den beiden erstgenannten ermöglicht eine Sofortkonferenz zusätzlich noch eine qualitativ hochwertige, effiziente und darüber hinaus flexible Kommunikation, durch die Informationen und Ideen schneller ausgetauscht und Entscheidungen besser abgestimmt werden können.

 

Nächste Woche: Wie Sie den richtigen Anbieter für Telefon- und Videokonferenzen finden

 

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