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Papierloses Büro – Teil 1: innere Hürden überwinden

Posted by Andrea Kaden in Papierloses Büro 19 Nov 2013

Papierloses Büro – Innere Hürden überwinden

(Inspiration durch Brooks Duncan)

In den vergangenen Jahren bin ich vielen Menschen begegnet, die die Idee eines papierlosen Büros nicht nur fasziniert, sondern diese als Erleichterung für den Arbeitsalltag und eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse erachten. Als Mrs. Paperless stimme ich dieser Erwartung voll zu, erlebe die Realität allerdings meist gegenteilig. Nur die Vision einer zukünftigen Büroorganisation oder der Wille, die tägliche Informations- und Papierflut einzudämmen, reicht nicht aus. Es setzt Disziplin und eine genaue Planung voraus. Statt den ersten Schritt zur Umsetzung zu machen, denken viele nur an mögliche Hemmnisse. Diese Gedanken sind uns allen geläufig: „Ich habe gerade gar keine Zeit, denn Wichtigeres steht an“, „Alleine schaffe ich das sowieso nicht“, „Was muss ich eigentlich aufbewahren“. Natürlich mache ich es nun nicht so einfach und sage, dass doch ich als Mrs. Paperless genau dafür zuständig bin ;-).

 

Der Widerspruch zwischen Wunschvorstellung und Umsetzung begegnet mir bei meinen Kunden sehr häufig. Umso mehr inspirieren mich anderer Fachleute Erfahrungen damit, so die des Kanadiers Brooks Duncan. In vielem stimme ich Duncan zu.

 

Fünf Fakten halten von ersten Schritten zum papierlosen Büro ab:

sich in Details verlieren, die (noch) nicht wichtig sind.

 

  1. sich in Details verlieren, die (noch) nicht wichtig sind.
  2. wichtige Informationen nach einem Aufräumen nicht wiederzufinden.
  3. große Unsicherheit zu Recht und Pflichten bei der Aufbewahrung.
  4. grundsätzliche Angst vor Veränderungen bzw. Neuem.
  5. das Gefühl, ohne Papierdokumente „nackt“ zu sein.

Sicherlich bedarf es eines individuellen Vorgehens, um zukünftig papierlos arbeiten zu können.

Grundsätzlich aber müssen zwei Regeln umgesetzt werden:

 

  1. Eingehende Papierdokumente werden sofort in ein elektronisches System überführt
  2. Eigene Papierdokumente werden nicht mehr generiert.

Mit den hier verfassten Gedanken möchte ich aufzeigen, dass ein Startpunkt, mag er auch noch so schwierig erscheinen, unumgänglich ist auf dem Weg zu einem papierlosen Büro. Denn wie sagt Duncan so treffend: „Wir selbst sind unser größter Feind, wenn es darum geht, papierlos zu werden.“

 

Thank you Brooks for allowing me to share some of your thoughts in German!

 

Ich kann Ihnen versichern, Sie sind nicht allein mit Ihrer „Angst“ vor einem papierlosen Büro. Aber die Umsetzung ist zu schaffen! Teilen Sie mir gerne Ihre „Papierlos-Geschichte“ mit, damit andere von Ihnen lernen können, Ihre Geschichten anderen Mut machen. Auch Sie werden Motivation aus den Geschichten anderer schöpfen.

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