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Papierloses Büro – Starten Sie durch

Papierloses Büro

Papierloses Büro – Starten Sie durch

Posted by Andrea Kaden in Papierloses Büro 19 Nov 2013

Teil 2 – Damit Ihnen der Start leichter fällt

1.  Überflutung = Überforderung = Gelähmtheit

Es klingt doch immer wieder großartig: „Egal, welche Information ich benötige, ich finde sie mit wenigen Klicks im Internet. Umso mehr Infos ich bekomme, umso besser.“ Aber wie sortiere ich die für mich Relevanten aus der Masse der Informationsflut aus? Genau das Problem haben wir auch mit übervollen Arbeitsplätzen, chaotischen Rechnerlaufwerken und überfüllten E-Mail-Postfächern. Ein papierloses Büro an sich ist noch keine Lösung. Die brachliegende Kundenakquise oder Pflege der Homepage sind nur zwei Beispiele negativer Folgen von Überlastung. Die unüberschaubare Menge an Information versperrt uns den Blick auf das angestrebte Ziel eines organisierten, strukturierten Arbeitsplatzes. Wir beschäftigen uns nur mit Details, wie zum Beispiel der Benennung und Sortierung elektronischer Ordner, der Frage nach der passenden Software oder Klärung uns unbekannter Begriffe („Was bitte sind denn Tags?“).

Das Ergebnis: Wir fühlen uns überfordert, manchmal sogar regelrecht gelähmt.

 

Also: Denken Sie vor Projektbeginn nicht über jedes Detail nach, ignorieren Sie unnötige Komplexität!

Bei den üblichen papier-basierten Ordnersystemen ist es für eine einfache Handhabung besonders wichtig, detaillierte Unterteilungen vorzunehmen. Wer möchte schon lange nach einem Dokument suchen müssen?

 

Anders sieht es bei elektronischen Ordnern aus. Da moderne Software die Möglichkeit bietet, einfach und schnell nach Dateien bzw. Dokumenten zu suchen, muss zwar eine Struktur durchdacht werden, nicht aber bis in eine kleinste Unterebene festgelegt werden. Meist genügt die Abbildung nach Abteilungen, Geschäftsbereichen oder Prozessen. Meiner Erfahrung nach sind eine festgelegte Ordnerstruktur und Regelungen dazu sehr wichtig, aber der Wunsch nach Perfektion führt meist zu besagter Lähmung im Team.

 

Auch habe ich inzwischen erlebt, dass besonders IT-affine oder jüngere Kollegen ganz ohne Ordner arbeiten. Stattdessen scannen sie Dokumente mit Hilfe von „intelligenter“ Software. Über die erfolgt auch die Ablage und der Aufruf dieser.

 

Seien Sie ehrlich und stellen Sie Fragen, um das für Sie passende Dokumenten-System zu finden! Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

2. Angstfreier Umgang mit elektronischen Ordern

Sie kennen das bestimmt: Sie sind sich sicher, eine Datei an einem bestimmten Ort gespeichert zu haben, können Sie dort aber nicht finden und starten den Suchlauf. Eine gewisse Panik breitet sich innerlich aus und diese wiederholt sich, wenn Sie ein anderes Mal eine Datei benötigen.

 

Diese „Angst des Nicht-Wiederfindens“ können Sie bestens umgehen:

  • Legen Sie Ihre gescannten Dokumente in einem gesonderten Ordner ab.
  • Beim Speichern in „Dokumente“ (Mac) oder in „Meine Dateien“ (Windows) erstellen Sie einen Unterordner mit dem Namen „ARCHIV“ oder „Aktenablage“ oder Ähnlichem.
  • Halten Sie sich strikt an die vereinbarten, einheitlichen Richtlinien zur Dateibenennung.
  • Legen Sie gemeinsam eine Ordner-Struktur fest, die für Ihr Team und Sie Sinn macht (kurz, eindeutig, selbsterklärend, transparent).
  • PDFs müssen durchsuchbar sein. Dazu schalten Sie die OCR-Einstellung in Ihrer Scan-Software an.
  • Oder Sie nutzen ein Software-Paket mit OCR-Fähigkeiten.

3. Aufbewahrungspflicht versus Papierentsorgung

Ich weiß, wie viel Überwindung es kostet, ein Dokument zu entsorgen, das Sie bis jetzt wie ein kleines Heiligtum in Ihrem prall gefüllten Aktenregal aufbewahrt haben. Dennoch: Lernen Sie, Ihrem eigenen System zu vertrauen!

 

Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass ich mich bereits nach vier Wochen daran gewöhnt hatte, meine gescannten Dokumente nicht mehr in Papierform auf zu bewahren. Ausnahme hierbei natürlich solche, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht. Zusätzliche Sicherheit geben automatische Backups Ihrer Dokumente an verschiedenen Orten.

 

Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer Instituts für Arbeitsforschung werden 80 Prozent der Ablagen nie wieder benötigt. Da aber große Unkenntnis und Unsicherheit hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten herrscht, bewahren wir viel zu viel und viel zu lange Dokumente auf.

 

Auch wenn Sie Ihre gescannten Papierdokumente noch aufbewahren möchten, obwohl Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro sind, empfehle ich Ihnen die Durchführung eines Scan- und Indexierungs-Prozesses. Legen Sie anschließend die Papiere in eine Kiste und stellen Sie diese weg. Hier verweise ich gerne auf Eddie’s System. 

 

So nutzen Sie die Vorteile eines papierlosen Arbeitsflusses mit der Möglichkeit, Ihre Dokumente zu durchsuchen und Backup-Sicherungen vorzunehmen. Und dennoch können Sie beruhigt sein, Ihre Papierdokumente sind ja noch vorhanden – ganz ohne Durcheinander.

4. Und nun einfach mit Ihrem papierlosen Büro starten!

Alles, was Sie für den Start benötigen:

  1. Besorgen Sie sich einen geeigneten Scanner.
  2. Ich finde den Fujitsu ScanSnap sehr gut, aber es gibt auch andere Empfehlungen.
  3. Legen Sie eine grundsätzliche Ordner-Struktur auf den obersten Ebenen fest.
  4. Speichern Sie Ihre gescannten Dokumente in einem Eingangs-Ordner und legen Sie die Erzeugung eines durchsuchbaren PDFs fest (Einstellungen über Ihren Scanner).
  5. Benennen Sie die gescannten Dateien zweckmäßig und legen Sie sie in den passenden Ordnern ab.

Nehmen Sie sich, je nach Dokumentenanzahl, ein bis zwei Wochen Zeit dafür.

Schon haben Sie die ersten Schritte getan – einfacher, als Sie gedacht hätten, nicht wahr?!

5. Schritt für Schritt zur Optimierung

Wenn Sie mit dem oben genannten Scan-Arbeitsfluss vertraut geworden sind, werden Ihnen genügend weitere Ideen für Ihr papierloses Arbeiten einfallen.

Schreiben Sie diese auf, wie zum Beispiel:

  • Sie möchten Dateien schneller umbenennen können.
  • Sie erkennen Abläufe, die automatisch laufen sollten.
  • Statt Ihrer ursprünglichen (nativen) Ordner denken Sie an ein Gesamt-Software-Paket.
  • Sie würden gerne auch von unterwegs auf Ihre Dokumente zugreifen.
  • Sie möchten Dateien noch schneller finden können.

 6. Und noch ein Lesetipp von mir:

Brooks Duncans Handbuch zur Organisation elektronischer Dokumente.

 

Welche Hindernisse empfinden Sie persönlich bzw. welche haben Sie bereits überwunden? Ich würde mich freuen, von Ihnen hören, entweder in den Kommentaren oder über das Forum!

 

Teil 1 meiner Tipps findet sich hier!

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