Kanban im Büro steigert die Produktivität

Die Übersetzung von Kanban aus dem Japanischen klingt erst einmal befremdlich – „Karte“ oder „Tafel“.

Was soll das nun für Ihre tägliche Arbeit im Team bedeuten? Gerne erläutere ich im Folgenden wie Kanban im Büro die Produktivität steigern kann und seien Sie gewiss, es ist nichts Geheimnisvolles. 😉

Mögen Sie Übersichtlichkeit im oft stressigen Arbeitsalltag? Sehen Sie auch gerne, dass Projekte voran kommen und fertig werden? Ich mag es, einen Haken an Aufgaben setzen zu können und das Gefühl, wirklich etwas zu erledigen oder zumindest zu gestalten. Doch immer wieder schleicht sich die Frage ein, was ich noch machen sollte. Anstatt bereits Erledigtes zu genießen oder konsequent meiner Prioritätenliste nach zu arbeiten, lasse ich mich hin und wieder von Gedanken an weitere Aufgaben ablenken. Das kann sehr frustrierend sein, wie Sie mir bestimmt zustimmen werden.

 

Mein simples Statement dazu: Wir sollten uns nicht um etwas kümmern, bevor wir nicht die Zeit dazu haben. Und schon gar nicht, wenn noch weitere Menschen, Gruppen oder Teams, involviert sind. Das Ergebnis ist genau das, was sie nicht wollten: Es macht unglücklich und frustriert, jeden Tag über unerledigte Dinge zu sprechen, die eigentlich umgesetzt werden sollten.

 

Eine Kanban-Karte oder -Tafel soll einen Überblick geben zu gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben. Einmal festgelegt, müssen Sie sich nicht täglich wieder mit dem Aufschreiben dieser beschäftigen. Ganz im Gegenteil: Die Karte oder Tafel wird sich mit Erledigung einzelner Punkte immer weiter leeren und das motiviert jeden. Sie denken jetzt bestimmt an Morgenmeetings mit Ihrem Team, auch gerne Stand-Ups genannt. So hilfreich das für alle sein kann, meiner Erfahrung nach machen diese Treffen nur dann Sinn, wenn nicht dieselben Aufgaben jeden Tag an der Tafel hängen. Das wird Ihr Team langweilen und frustrieren. Ich sage sogar, das ist weggeworfene Zeit, ohne Zufriedenheit zu erzeugen (sprich “waste”). Eine Menge Leute stehen herum, sprechen, hören zu und sind gelangweilt.

 

Kanban und agile Teams

Als Kontrast dazu freut mich eine aktuelle Entwicklung, die ich bei meinen Einsätzen vor Ort beobachte: Der Begriff Kanban wird immer häufiger im Zusammenhang mit „agilen Teams“ verwendet. Dahinter steckt die Idee, herauszufinden, wie wir etwas machen (mit „wir“ sind die Teams gemeint). Das Ziel ist, die Zufriedenheit zu verbessern und den effizienten und glücklich machenden “Flow” zu entwickeln, also einfach die Dinge fließen zu lassen. Ja, das fällt uns leistungsgetriebenen Europäern eher schwer. 😉

 

Dennoch müssen wir diesen ungewohnten Weg beschreiten, denn: Wer weiß schon von vornherein sicher, welcher Weg der richtige ist, um Ziele zu erreichen? Dazu unser Drang, Dinge fertigstellen zu wollen. Aber natürlich nicht ohne gute Planung, oder Konzepterstellung. Gleichzeitig wäre es so schön, mit großen Aufgaben gut und locker umzugehen. Meine Empfehlung an Sie: Lassen Sie das Team den richtigen Prozess finden, geben Sie diesen nicht als Anweisung vor. Sie werden schnell merken, dass alle den benannten „Flow“ spüren und Spaß bei ihren Tätigkeiten haben werden.

Kanban-Karten von agilen Teams: So wird es effizient

  • Enthalten alle Karten die aktuell wichtigen Dinge für die Teammitglieder?
  • Fokussieren Sie sich und übernehmen Sie zuerst einmal keine Nebenaufgaben.
  • Machen Sie sich klar, dass es jeden frustriert, wenn das Team nicht genug zusammen arbeitet.
  • Wenden Sie den “Work-in-Progress Limit” (WIP) an, d.h. die Beschränkung der Anzahl parallel durchgeführter Arbeiten. Dies führt zu einer verbesserten Qualität der Ergebnisse.
  • Vergeuden Sie keine Zeit mit der Beantwortung von Fragen wie “Muss ich für diese Aufgabe auch eine Karte schreiben?”. Schreiben Sie sie einfach, hängen Sie diese ans Board und testen Sie es aus, ob sie sich als hilfreich erweist.
  • Besprechen Sie gemeinsam in regelmäßigen Abständen die Karten, die auf die Übernahme in den Bereich „Erledigungstermin steht an“ warten. Dies gibt allen einen Gesamtüberblick und ein sicheres Gefühl, keine Aufgabe vergessen zu haben.
  • Verschwenden Sie keine Zeit mit langen Diskussionen, ob eine Karte bzw. Aufgabe fertig ist. Hängen Sie die Karte einfach in die „Done“-Spalte am Board und schreiben Sie neue Karten mit all dem, was noch getan werden muss.
  • Noch besser: Definieren, wann Karten generell für ein Team als “fertig” gelten. Behelfen Sie sich mit Akzeptanzkriterien, die für jede Karte einzeln definiert werden.

 

Die oben beschriebenen Punkte dienen Ihnen als Anregung, um möglichst effizient mit der Kanban-Tafel zu arbeiten.

 

Übrigens: Auch ich überprüfe immer wieder mein eigenes Handeln, vor allem bei umfangreichen oder schwierigen Projekten. Mein stetes Ziel ist es, keine Zeit und Energie zu vergeuden. Wirkliche Verbesserungen erreiche ich durch agiles Denken, Fühlen und Handeln. Das beachte ich übrigens auch beim Arbeiten mit Kanban.

 

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