Was leistet die Datenwolke im Unternehmen?

Das Thema Wissensmanagement gewinnt in der heutigen Arbeitswelt immer stärker an Bedeutung: Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter hängt zunehmend davon ab, über welche Informationen sie verfügen. Für die Betriebe im Allgemeinen und die IT-Abteilungen im Speziellen wird es daher immer wichtiger, entsprechende technische Instrumente für zeitgemäßes Wissensmanagement einzuführen. Die Nutzung von Clouddiensten ist ein Baustein für effizientes Wiesenmanagement. Mitarbeiter an verschiedenen Orten mit verschiedenen Endgeräten, vielleicht sogar verschiedenen Betriebssystemen können leicht auf einem Wissenstand gehalten werden. Teilzeitkräfte, HomeOffice Mitarbeiter oder temporär gebuchte Spezialisten können ohne großen Aufwand in den Informationsfluss eingebunden werden.

Allerdings sollte bei der Auswahl des Cloud-Anbieters einiges beachtet werden.

Cloud bindet Mitarbeiter in Informationsflüsse ein

Bisher war es bei der Teamarbeit häufig so: Um alle Mitglieder auf den aktuellen Stand zu bringen, wurden regelmäßig Meetings abgehalten. Diese Updates kosteten jedoch nicht nur viel Zeit, sondern waren auch organisatorisch schwer zu bewerkstelligen in der Folge kam es häufig zu doppelter Arbeit und Informationslücken. Von den Reisekosten bei verteilten Teams oder der Zusammenarbeit mit externen Kooperationspartnern gar nicht zu reden. Außerdem wurden, bzw. werden immer noch Dokumente und andere produzierte Inhalte per Mail verschickt. Das führt dazu, dass der Content in kurzer Zeit quasi vervielfältigt wird und schlimmstenfalls in mehreren Postfächern, und noch schlimmer, in mehreren Versionen vorliegt, was ganz und gar nicht „lean“ ist und obendrein eine große Fehlerquelle eröffnet.

Das Arbeiten in einer Cloud macht es viel leichter, alle Mitglieder eines Teams in Echtzeit in die Arbeit zu involvieren. Dabei kann beispielsweise ein Dokument für ein Brainstorming erstellt werden, auf dem jeder Beteiligte seine Ideen niederschreibt. Viele Cloudanbieter (z.B. Dropbox, GoogleDrive, Box) ermöglichen auch inzwischen die Zusammenarbeit in Echtzeit an einer Datei. Und inzwischen kann man auch bei einigen Anbietern sehr dezidiert die Zugriffsrechte (Editieren, Nur Lesen, reduzierte zeitliche Verfügbarkeit) bestimmen. Dadurch lassen sich Informationen über die Cloud leicht streuen: Wer bisher Mitteilungen auf gedrucktem Papier verteilte, kann nun viel leichter auf diese unnötigen Kopien verzichten. Durch Cloud-Nutzung können verschiedenste Mitarbeiter, Kooperationspartner, ja auch Lieferanten und sogar Kunden viel einfacher in den Informationsfluss eingebunden werden.

Mobile App ist wichtig

Weil es sich zweifellos um ein wichtiges Zukunftsthema handelt, wirbt mittlerweile eine Reihe unterschiedlicher Anbieter um die Gunst der Business-Kundschaft. Bei der Auswahl des Anbieters sollten grundsätzlich verschiedene Dinge berücksichtigt werden:

Software muss sich leicht in den Workflow integrieren lassen

Konkret bedeutet dies das nicht nur für den PC oder Mac ein schlanker und zuverlässiger Client vorhanden sein muss, sondern auch eine App für das Smartphone. Durch eine solche App lassen sich Upload-Vorgänge automatisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Dateien mehr verloren gehen. Insbesondere bei einem Smartphone ist es natürlich immer möglich, dass das Gerät einmal gestohlen oder beschädigt wird. Durch die Sicherung in der Datenwolke gehen wichtige Dokumente, Fotos oder auch Software-Daten nicht mehr verloren. Immer mehr Programme setzen darauf, Stamm- und Bewegungsdaten in der Cloud zu sichern. Durch die Auslagerung in die Datenwolke kann zudem der Speicher des Smartphones für andere Dinge genutzt werden.

Software sollte mit verschiedenen Betriebsystemen und Geräten nutzbar sein

Immer mehr Teams und Unternehmen arbeiten regional, ja auch global verteilt. Immer häufiger wird ausgegliedert, ausgelagert oder im Beratungskontext auf externes Expertenwissen zurückgegriffen. Es ist nicht zu schaffen und bei temporärer Zusammenarbeit auch gar nicht nötig, dass alle Beteiligten mit den gleichen Geräten und Betriebssystemen arbeiten. Aber durch die Apps über die Cloud haben alle Zugriff auf die gleichen Informationen.

Cloud-Nutzung und Datenschutz im Unternehmen

Doch auch wenn die Daten vor technischem Verlust geschützt sind, besteht das Risiko, dass der Dienstleister auf die Dateien Zugriff erhält. Bei der Auswahl des Anbieters sollte in jedem Fall sichergestellt sein, dass die Daten verschlüsselt werden. In jedem Fall sollte in den AGBs erklärt werden, dass keine Nutzungsrechte an den Dienstleister übertragen werden. Weiterhin ist ein deutsches Rechenzentrum von Vorteil: Nur dann können sich die Kunden darauf verlassen, dass ihre Daten auch nach deutschem Recht geschützt sind. Business-Kunden werden zudem hohe Ansprüche an den Support stellen. Kommt es zu technischen Problemen, muss in jedem Fall schnell darauf reagiert werden.