Informationsbeschaffung war gestern. Heute ist die Fähigkeit, Wissen zu managen eine der wichtigsten Kernkompetenzen. Zum Managen gehört neben dem Beschaffen und Nutzen von Informationen, die Aufarbeitung, Strukturierung, Archivierung und unbedingt das Loslassen von Informationen.
Wissensmanagement statt Chaos auf den Laufwerken sollte die Devise im Unternehmen sein. In der Praxis sind viele Mitarbeiter noch im reinen Sammeln und Aufbewahren von Informationen gefangen. Mit diesem Verhalten kann man der Informationsflut der wir heute ausgesetzt sind nicht mehr Herr werden. Im Unternehmensalltag führt das zu großen Problemen, die Auswirkungen auf die Produktivität und die Qualität haben. Status Quo in vielen Unternehmen ist heute:
Chaos auf Laufwerken und in den elektronischen Posteingängen
Heute war ich in der Personalabteilung eines großen Unternehmens. Diese ersten Eindrücke wiederholen sich in vielen Unternehmen in die wir gerufen werden. Übervolle Schreibtische sind nur ein sichtbares Symptom von Defiziten in der Organisation. Ein kurzer Blick in den Rechner offenbart häufig dieselben Defizite: einen schier undurchdringlichen Dateiendschungel mit manchmal hunderten Ordnern auf einer Ebene und hunderten losen Dateien.
Sowohl in der Laufwerkstruktur als auch im elektronischen Posteingang findet sich kaum mehr jemand zurecht. Die Mitarbeiter haben angesichts der Informationsflut und der herrschenden elektronischen Unordnung schon längst resigniert, was betriebswirtschaftlich gesehen eine Katastrophe für ein Unternehmen ist.
Mit diesen Problemen kämpfen nicht nur kleine und mittelständische Unternehmer sondern auch große Konzerne.
Unordnung führt zu schwerwiegenden sehr teuren Problemen:
- Die Mitarbeiter verschwenden sehr viel Zeit, beim Suchen nach Informationen.
- Die Sucherei beginnt bereits beim Ablegen von Informationen. Oft wissen die Mitarbeiter nicht genau, was gehört in welchen Ordner und speichern aus „Verzweiflung“ auf dem eigenen Laufwerk. Damit ist Wissen nicht kollektiv verfügbar und bei Ausfall oder Weggang des Mitarbeiters geht wertvolles Wissen verloren.
- Es ist nicht gewährleistet, dass, wenn Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen, sie die aktuellste Version nutzen. Nach langem Suchen und vergleichen von Dateiversionen wird die scheinbar aktuellste Version benutzt. Das kann zu Arbeit mit und zu Kommunikation von falschen Informationen kommen, schlimmstenfalls an Kunden, Lieferanten oder die Presse.
- Viele Dateien sind in zig Versionen an verschiedenen Orten vorhanden, was zu o.g. Problemen, aber auch zu einer großen Verschwendung von Speicherplatz führt.
Gründe für Chaos auf den Laufwerken:
- Mitarbeiter werden an Ihren Arbeitsplätzen ins kalte Wasser geworfen und müssen sich ganz allein in der Ordner- und Dateistruktur zurecht finden und damit arbeiten.
- Häufig kennen die Mitarbeiter die Ordner- und Laufwerksstruktur nicht
- Es gibt keine allgemein festgelegten und nachlesbaren elektronischen Aktenpläne oder Richtlinien für Datei- und Ordnerbenennung, was dazu führt, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes System wählt, was aber auch häufig nicht konsistent ist.
- Niemand kennt die Archivierungsregeln. Keiner traut sich Dateien zu löschen.
- Es wird in neue Hard- oder Software investiert, in der Hoffnung damit die Probleme zu lösen. Das ist ein Trugschluss.
Ursachen für das Scheitern von Strukturierungsversuchen:
In vielen Unternehmen ist das Problem bekannt, alle stöhnen unter der Last der Unordnung auf den Laufwerken. Manch ein Unternehmen hat auch schon den ein oder anderen Versuch gestartet, dagegen anzugehen. Immer wieder mal wurde ein Mitarbeiter beauftragt, Ordnung in das Dateichaos zu bringen, aber mit der gleichen Regelmäßigkeit ist dieser Anlauf im Sande verlaufen.
- Dutzende oder gar Hunderte von Ordnern zu sortieren ist einfach zu viel und frustrierend für eine Person.
- Niemand macht das gern allein freiwillig, da man sich ziemlich sicher sein kann, dass nie alle Teammitglieder mit der Logik seiner Struktur einverstanden, und bereit sind, sich an neue Speicherpfade zu gewöhnen.Die mehr oder weniger „Freiwilligen“ sind zwar oft willig, verfügen aber weder über die notwendigen Kenntnisse der Regeln, die bei einem elektronischen Aktenplan zu beachten sind, noch über hinreichende Kenntnis der Arbeitsabläufe einzelner Abteilungen oder Personen. Meist sind auch die Grundregeln für die Ordner- und Dateibenennung nicht bekannt. Außerdem wird den beauftragten Personen meist nicht die Zeit für diese aufwendige Sonderaufgabe eingeräumt.
- Wenn eine neue Struktur erstellt wurde, wird diese nicht ausreichend kommuniziert. Für einen zügigen und nachvollziehbaren Informationsfluss und eine transparente Ablagestruktur ist es unabdingbar, dass alle Teammitglieder die Akten- und Dateistruktur kennen.
Was können Unternehmen gegen diesen Missstand tun?
Eine einfache Antwort ist: gemeinsam im Team eine Dateistruktur, einen Aktenplan entwickeln. Ein guter Aktenplan ist sogar tauglich einen Prozess abzubilden. Wer sich aber an dieser Aufgabe schon einmal versucht hat, weiß, das ist eine sehr große Herausforderung. Da wird diskutiert, gerungen und es kann turbulent werden. Aber die Ergebnisse lohnen die Mühe. Immer gibt es Aha-Erlebnisse und überraschende Einsichten. Mitarbeiter verstehen plötzlich, warum ihr Kollege was wo abgelegt hat. Und wenn der Prozess gut moderiert ist, kann man schon nach wenigen Stunden sehr gute Ergebnisse erzielen. Dabei muss klar sein, dass man es nie allen recht machen kann. Jeder Mitarbeiter hat bei dieser Thematik seine eigene Logik und seine eigenen Arbeitsgewohnheiten.
Bei einem Aktenplan gibt es aber kein „richtig“ und „falsch“. Jeder Aktenplan ist unternehmens- oder abteilungsspezifisch. Wichtig und gut ist er, wenn im Team entwickelt wurde und alle ihn kennen. Es liegt in der Natur der Sache, dass nicht immer alle Beteiligten den Plan gut finden. Was für den einen Menschen absolut logisch ist, muss es für dessen Nachbar lange nicht sein. Wer aber am Prozess beteiligt war, die Argumente für eine bestimmte Struktur zumindest einmal gehört hat, die Chance hatte, die eigenen Argumente vorzubringen, bringt eher die Bereitschaft auf, die Struktur anzunehmen und mitzuwirken.
Nur so ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter sich an die vereinbarte Struktur halten. Die Mitarbeiter an diesem Strukturierungsprozess zu beteiligen wirkt oft Wunder. Die Mitarbeiter sind erleichtert, dass man sich endlich mal dieses leidigen Themas annimmt und steuern sehr gute Ideen bei. Die meisten Mitarbeiter sind froh in diesem Bereich Regeln und Befugnisse an die Hand zu bekommen, die Ihnen eine große Unsicherheit nehmen und die tägliche Arbeit deutlich leichter und schneller machen. Bei einer gemeinsamen Erarbeitung des Aktenplans und der Ordner- und Dateibenennungsregeln ist es auch viel leichter Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der neuen Struktur zu vergeben.
Wichtig ist, dass immer die IT-Abteilung ins Boot geholt wird, da sie mit der Vergabe von Zugriffsrechten sehr behilflich sein kann bei dem Übergang zu einer neuen Struktur.
