Ein zeitgemäßes Wissensmanagement im Unternehmen ist meines Erachtens kaum ohne vernünftiges Wiki möglich. Wenn Sie sich dafür entschieden haben, ein Wiki einzusetzen, folgt die Qual der Wahl. Es gibt am Markt inzwischen über 100 Wissens-Management-Programme – welches also sollte man für sich wählen?

Achten Sie darauf, dass das Wiki folgende Anforderungen erfüllt:

1. Das Programm ist weit verbreitet, hat einen hohen Bekanntheitsgrad und es wird Support angeboten.

2. Aus sicherheitstechnischen Gründen lassen sich einzelne Seiten sperren.

3. Individuelle Nutzer- und Gruppenrechte lassen sich einrichten.

4. Organisatorisch verstreute Anmeldeinformationen werden für die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen verwendet.

5. Ein WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get), mit dem das Erfassen von neuen Inhalten erleichtert wird.

6. Die Struktur der Artikel findet sich in der Usability wieder.

7. Einfache Bedienbarkeit muss gewährleistet sein.

Daneben sollte auch die einfache Integration des Tools in die jeweilig vorhandene Systemstruktur und weitere technische Aspekte in die Auswahl-Beurteilung einfließen. Achten Sie auch darauf, dass teilweise Funktionen mittels Plug-In nachinstalliert werden können/müssen.

Ich habe mir einige Wikis angeschaut und stelle Ihnen hier den Marktführer, das Programm, das auch mein persönlicher Favorit ist, hier vor. Eine Übersicht über weitere verbreitete Wikis und deren Funktionen finden Sie in auf der Seite Wikimatrix. 

Confluence: Der Wiki-Marktführer

Das Firmenwiki Confluence von Atlassian gilt als Marktführer der kommerziellen Wiki-Applikationen. Über 10.700 Unternehmen in mehr als 108 Ländern sollen laut Wikipedia das Collaboration-Tool einsetzen, die Deutsche Nationalbibliothek und das Lexikon Meyers Lexikon online seien darunter, ebenso wie die Deutsche Bahn.

Dieses kommerzielle Intranet eignet sich für Unternehmen aus jeder Branche und jeder Größe. Ganz gleich, ob Sie Confluence als junges Start-Up mit drei Mitarbeitern oder in einem Konzern einsetzen, um zusätzlich die Kommunikation und Dokumentation mit Kunden und Lieferanten schlanker zu machen. Ihren technischen Anforderungen Confluence individuell anzupassen, sind keine Grenzen gesetzt. Und was nicht schon als Basispacket mitgeliefert wird, finden Sie als Add-On im Atlassian Marketplace.

Experten sehen die größte Stärke im WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get), da dieser Microsoft Word ähnelt und Informationen schnell und einfach eingebunden werden können. Diese Auffassung teile ich. Die Inhalte lassen sich per einfache Verlinkung mit Anhängen und Dateien ergänzen. Auch die Benutzerfreundlichkeit, das hierarchische und strukturelle Erstellen von Inhalten und die Suche innerhalb des eigentlichen Contents sowie in Anhängen überzeugen.

Damit das Know-how schnell auffindbar ist, lässt es sich verschlagworten und verlinken. Positiv fiel mir außerdem die Integration von Confluence in Microsoft SharePoint auf. So ist es möglich, Microsoft-Office-Dateien mittels Office-Connector zu importieren.Meiner Meinung nach stellen weiterhin Veröffentlichungen, Qualitätssicherungen und Verwaltungsmöglichkeiten des zu kommunizierenden Wissens einen wichtigen Aspekt für den Einsatz in Organisationen dar.

Confluence bietet derzeit als einziges Wiki die Möglichkeit, Inhalte direkt in Microsoft Office oder in OpenOffice zu bearbeiten und gestattet das Einfügen per Drag and Drop. Der Marktführer Confluence stellt hierfür Plug-Ins bereit. Anwender können die Wiki-Engine mithilfe von über 100 Add-Ons individuell anpassen

Wie alle Wikis verfügt auch Confluence über eine Export- und Import-Funktion, mit deren Hilfe PDF-Dokumente den Content ergänzen. Hier ist aber hervorzuheben, dass neben PDF-Dokumenten auch Word-, Excel und PowerPoint-Dateien akzeptiert werden. Andere stellen diese Funktion nur optional bereit. Falls Ihre Mitarbeiter schnell mit dem Wissensmanagementsystem arbeiten sollen, ist Confluence optimal. Bei anderen Know-how-Management-Systemen benötigen Anwender mehr Zeit für die Einarbeitung.

Für Confluence fallen Lizenzgebühren an. Die Höhe richtet sich nach der Anzahl der Anwender. Es dürfen maximal zwei Privatpersonen und Non-Profit-Organisationen das Wiki gratis verwenden.

Mein Fazit zu Wikis im Unternehmen

Unternehmen unterliegen ständigen inhaltlichen und demografischen Veränderungen und müssen sich der Herausforderung einer globalen Arbeitswelt stellen. Das Know-how von Mitarbeitern ist eine unschätzbare Ressource, die auch dann genutzt werden kann, wenn der Angestellte die Organisation verlassen hat. Wissensmanagementsysteme bieten hierfür die Grundlage.

Oft sollen Wikis folgende Kriterien erfüllen: Es muss eine Zugangskontrolle mit einem Rechte-System möglich sein, auch PDF- und Word-Dokumente sollen eingebunden werden. Eine weitere geforderte Funktion ist, dass die Plattform in eine vorhandene IT-Infrastruktur implementierbar ist. Die Anforderungen schränkt die Vielzahl der angebotenen Wiki-Engines ein. Die Features der übriggebliebenen Wikis ähneln sich. Einige besitzen mehr Funktionalität als andere. Unterschiede sind überwiegend in der Bedienbarkeit und in der individuellen Gestaltung der Wissensportale auszumachen. Ich habe mir auch kostenfreie Tools wie Doku-Wiki oder Media-Wiki angesehen. Meiner Meinung nach, können diese in der Usability nicht mithalten, was die Annahme und Nutzung des Tools in Unternehmen erschweren dürfte.

Ein Wissensmanagement ist nur dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter den Inhalt aktuell halten. Dies wird durch ein Wiki-CMS, in dem sich Mitarbeiter schnell zurechtfinden, eher erreicht. Daher ich empfehle ich gerne Confluence. Auch wenn es, wie bei allen Wissensmanagement-Werkzeugen auch hier Stärken und Nachteile gibt und es sich je nach Organisation eignet oder nicht.

Fazit: Bei aller Überzeugung zum Einsatz von Firmenwikis, ein gemeinsames Büro oder persönliche Meetings lehne ich nicht ab. Trinken Sie einen Kaffee zusammen, tauschen Sie sich über Ideen aus und „brainstormen“ Sie auch mal auf Blatt und Papier. Aber: dokumentieren Sie in ihrem Firmenwiki die Ergebnisse und lassen die damit andere Kollegen an Ihren Unterhaltungen teilhaben! 😉