Tipps für die perfekte Telefonkonferenz

Kategorien: Büroorganisation, Tipps und Tricks

Telefonkonferenzen professionell meistern − Rob Gorby von Powwownow erklärt, wie das geht

Wie lassen sich Audiomeetings so effizient wie möglich gestalten? Nachdem ich ja nun schon einiges über Telefonkonferenzen geschrieben habe, hier nun noch hilfreiche Tipps vom Experten Rob Gorby vom Telefonkonferenzanbieter Powwownow.

 

Andrea Kaden: Rob, wir haben gerade eine kleine Reihe zum Thema Telefonkonferenzen im Blog. Dazu gehören Tipps für die Auswahl des passenden Anbieters sowie Vorteile eines Audiomeetings im Vergleich zu anderen Kommunikationsmitteln. Doch damit eine Telko tatsächlich effizient und ergebnisorientiert abläuft, sollte man ein paar wichtige Grundregeln beachten.

 

Welche Tipps können Sie unseren Lesern dazu geben?

Rob: Ob eine Telefonkonferenz erfolgreich ist oder nicht, entscheidet sich schon bei der Planung − das war eine meiner ersten Lektionen. Bei meiner ersten Sofortkonferenz war ich für die Organisation verantwortlich. Leider habe ich dabei die wichtigsten Punkte vergessen. So hatte ich es vor lauter Aufregung verschlafen, die Agenda nach den Anmerkungen meines Chefs zu aktualisieren und an die Teilnehmer weiterzugeben. Auch der von mir angedachte Moderator wusste nichts von seinem Glück und musste das Gespräch völlig unvorbereitet leiten – was er Gott sei Dank bravourös gemeistert hat.

 

Es gilt also:

  • Erarbeiten Sie einen übersichtlichen Fahrplan für den Call
  • Kommunizieren Sie rechtzeitig, wer das Gespräch moderiert
  • Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig über wichtige Eckdaten, wie Datum und Uhrzeit der Konferenz, am besten in Form eines E-Mail-Kalendereintrages mit Erinnerungsfunktion (was ja ohnehin zu den Basics von professioneller Büroorganisation gehört)

 

Und woher weiß ein Teilnehmer, welcher der richtige Telefonkonferenzraum ist und wie er sich einwählt?

Rob: In der Regel bekommt jeder Teilnehmer von seinem Anbieter eine PIN zugesandt, mit der er sich in den jeweiligen Telefonkonferenzraum einwählen kann. Bei Powwownow erhält jeder seine persönliche und lebenslang gültige PIN bei der Registrierung. Die sechsstellige Nummer kann anschließend für jedes Audiomeeting verwendet werden. Es ist ein Muss, dass auch diese Einwahldaten jedem Teilnehmer vor dem Meeting zugeschickt werden. Am besten zusammen mit der Agenda und natürlich auch in der E-Mail-Einladung.

 

Der Klassiker während einer Telko: Einer der Teilnehmer schnaubt in den Hörer, beim nächsten klingeln Telefone im Hintergrund und ein anderer muss sich ständig neu einwählen − solche Situationen kennen wir alle. Wie kann man diese vermeiden?

Rob: Ihre Beschreibung war gerade wie ein Dejavue! Die schlimmste Telefonkonferenz, die ich je erlebt habe, sah so ähnlich aus: Alle haben durcheinander geredet, einer ist ständig aus der Leistung geflogen, und im Hintergrund war undefinierbarer Straßenlärm und Hundegebell zu hören. Das Durcheinander war perfekt, als dann auch noch ein Echo die Leitung gestört hat. Sie wollen so etwas vermeiden? Dann ist das A&O:

  • Suchen Sie sich einen ruhigen Raum für Ihr Meeting
  • Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche
  • Schließen Sie gegebenenfalls die Fenster

Nervig sind auch Tastaturklappern oder die eingeschaltete Lautsprecherfunktion des Telefons, die jedes noch so kleine Geräusch extrem laut überträgt und oft ein Echo verursacht. Jedem sollte daher die Stummschalten-Taste seines Apparats bekannt sein.

 

Hilfreich ist, wenn der Moderator zu Beginn einer Telko die technischen Details auch noch einmal kurz erklärt.

 

Was sollten Teilnehmer sonst noch beachten?

Rob: Neben einem nachvollziehbaren Leitfaden und absoluter Ruhe während eines Calls ist es wichtig, dass alle wissen, wer gerade spricht. Deshalb sollte jeder − vor allem in einer größeren Runde − seinen Namen nennen, bevor er etwas sagt. Weiterhin ist es wichtig, am Ende eines Telefonats die Ergebnisse sowie weitere Schritte, Aufgaben und Rollen für alle klar zusammenzufassen.

 

In welchen Situationen führen Sie Telefonkonferenzen durch?

Rob: Telefonkonferenzen können in jeder Situation geführt werden − sei es im Alltag für Gespräche mit Freunden oder im Beruf für Meetings mit Geschäftspartnern oder Kollegen. Ich für meinen Teil führe sie vorrangig in der Arbeit und wenn ich geschäftlich unterwegs bin − für Absprachen mit Kollegen oder für Termine mit Geschäftspartnern. Sie sind die perfekte Alternative zu zeitaufwendigen und kostspieligen Präsenzmeetings. Telefonkonferenzen lassen sich schnell organisieren, und unter Beachtung weniger Grundregeln kann man wichtige Projekte und Aufgaben auf den Weg bringen − und zwar einfach, schnell und kostengünstig.

 

Fazit

Telefonkonferenzen sind in der Geschäftswelt gang und gäbe. Durch sie lassen sich interne Prozesse beschleunigen und Geschäftsmeetings effizient und zielgerichtet abwickeln – und zwar ohne unnötigen Zeitaufwand für Reisen oder missverständliche Mailorgien. Beachten Sie die wenigen Grundregeln und nutzen Sie die Vorteile einer Telefonkonferenz auch für sich.

 

Robert GorbyRob Gorby, Marketing Director und Business Developer bei Powwownow

(Quelle: Powwownow)

Rob Gorby ist Marketing Director und Business Developer bei Powwownow, Europas führendem Anbieter für kostenfreie Telefonkonferenzräume. Seit 2012 bringt er hier seine langjährige Erfahrung als Spezialist für Business-to-Business-Marketing ein, die er in mehreren international tätigen Unternehmen gesammelt hat. In den vergangenen 15 Jahren  war Gorby in leitenden Positionen in unterschiedlichen Branchen wie Telekommunikation, Medien und Verlagswesen tätig. Vor seinem Einstieg bei Powwownow zeichnete er als Global Head für SMB Marketing beim Online-Security-Anbieter AVG Technologies verantwortlich.

 

Gorby ist in Dublin, Irland, geboren und absolvierte den Bachelor of Science sowie den Master of Arts in Marketing Management am dortigen Trinity College. Er lebte viele Jahre in Frankreich und spricht fließend Französisch und Italienisch.

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