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Lean Office – Teil 1

Lean Office – Teil 1

Posted by Andrea Kaden in Unsere Methoden 10 Mrz 2014

Lean office = clean office = effizientes Büro!

Meiner Meinung nach sollte sich jede zeitgemäße Büroorganisation mit dem Begriff „Lean“ auseinandergesetzt haben. Daher werde ich Ihnen verschiedene Lean-Methoden in einer kleinen Artikelreihe darstellen.

 

Starten wir mit dem Trend „Lean Office“. Dieser Begriff ist angelehnt an die „Lean Production“, die in den vergangenen 30 Jahren mit Hilfe von Lean-Methoden eingeführt wurde. Um ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken, setzen mittlerweile fast alle Unternehmen auf Lean Production. Die Anwendung des Lean-Gedanken im Büro 
ist jedoch für viele Unternehmen noch ein Novum. Für mich eher erstaunlich, da sich Lean Management als „integraler Ansatz“ versteht, folglich auch die Büroarbeit umfasst.

 

Zusammenfassend definiert: Lean Office ist die konsequente Weiterentwicklung der bewährten Lean Management-Methoden, angewendet auf die spezifischen Anforderungen in administrativen Bereichen.

LEAN bedeutet nicht „schlank“, sondern Werte ohne Verschwendung schaffen!

Wir kennen sie alle, die größten Effizienzkiller unserer Büroarbeit: Papierstapel, E-Mail Flut, Suchzeiten, hohe Durchlaufzeiten, Doppelarbeit und Redundanz, Störungen. Mit dem Aufdecken dieser „Schätze“ lassen sich überall, vor allem aber in der Verwaltung, große Summen einsparen und die Effektivität steigern.

 

Als Professional Organizer muss ich allerdings einräumen, dass der Lean  Office-Ansatz weit über „Entrümpelungsaktionen“ hinaus geht. Meiner Erfahrung nach besitzen solche „Schöner-Wohnen-Aktionen“ nur oberflächliche Wirkung und reichen nicht aus, um Prozesse langfristig in den Griff zu bekommen. Wartezeiten, Korrekturschleifen und unzählige Rückfragen im Laufe eines Prozesses gehen meist auf uneinheitliche, mangelhaft geregelte Kompetenz- und Aufgabenbereiche zurück. Auf undefinierte Schnittstellen, unklare Verantwortlichkeiten und gewachsene Unternehmensstrukturen. Außerdem binden mangelhaft definierte Schnittstellen wertvolle Zeit und wichtige Ressourcen, die dringend an anderen Stellen benötigt werden.

 

Die Effektivität der Administration steigt erst, wenn konsequent an der Verbesserung und Kontrolle der Verwaltungsprozesse gearbeitet wird. Gleichzeitig müssen 
sich Ihre Mitarbeiter bei ihren eigenen Prozessen vom „Unterlasser“ zum „Unternehmer“ entwickeln. Denn eines möchten Sie bestimmt erreichen: Effizientere Auftragsabwicklung, verkürzte Wartezeiten, weniger Fehler und bessere Kooperation zwischen unterschiedlichen Abteilungen.

 

Und noch ein Hinweis meinerseits: Der Erfolg von Lean Management in der Produktion heißt nicht per se, dass Verwaltungsprozesse ebenfalls nach produktionsspezifischen Aspekten optimiert und geplant werden können. Bedenken Sie, dass die Verwaltung anders »tickt«. Das Produkt von administrativen Prozessen ist immateriell und häufig schlecht fassbar, zudem sind die Prozesse wenig transparent und die Möglichkeit, die Effizienz zu messen, gering. Tatsächlich gibt es viele Unterschiede zwischen Prozessen in der Verwaltung und der Produktion. Mit einer unreflektierten Adaption der Methoden aus der Produktion können Sie deshalb keinen Erfolg herbeiführen.

Verschwendung im Büro

Einer Fraunhofer Studie zufolge beträgt der Anteil der Verschwendung im Büro 32%, von diesen werden als Gründe genannt:

  • Verschwendung durch schlecht abgestimmte Prozesse: 51%
  • Verschwendung am Arbeitsplatz: 31%
  • Andere: 18%

Der Lean-Philosophie folgend ist die Zielsetzung klar: Jegliche Verschwendung, d. h. alles, was Kosten verursacht und zu Zeitverlusten führt, ohne den Wert einer Leistung aus Sicht des Kunden zu steigern, soll eliminiert und eine klare Kundenorientierung hergestellt werden. 

Die sieben Arten der Verschwendung

  • Überproduktion (Erstellung einer Leistung vor ihrem Bedarf)
  • Unnötige Bewegungen (lange Wege zu Druckern oder Akten, ständiges Strecken nach schlecht erreichbaren Arbeitsmaterialien etc.)
  • Unnötige Transporte (z.B. von Vorgängen durch Weiterreichen von einem Arbeitsplatz zum anderen, mit der Gefahr des Verzugs oder Verlustes)
  • Warten (bei Besprechungen, auf dringende Rückrufe oder Berichte)
  • Lagerbestände (wie z.B. ungenutzte Arbeitsmittel oder zu viele Akten), zudem stören Aufträge am Arbeitsplatz die Übersichtlichkeit und führen zu überflüssigen Suchprozessen
  • Überbearbeitung (wie Doppelarbeiten, da Zuständigkeiten nicht geklärt sind)
  • Korrekturen/Rückfragen (aufgrund von z.B. unvollständig ausgefüllten Formularen, unlesbaren Notizen)

Die oben genannten Punkte kommen Ihnen bekannt vor? Damit haben Sie den ersten Schritt getan, nämlich Verschwendungen bei sich identifiziert. Im nächsten Schritt können Sie nun an das Eliminieren gehen. Näheres dazu in Teil 2 LINK.

 

Gerne verweise ich auch auf meine Buchtipps zu effizienter Büroorganisation und professionellem Organisieren.

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