Workshop Aufräumen

Kategorien: Büroorganisation

Aufräumen – Schritt 1 zur Verbesserung der Arbeitsorganisation

Ein sehr großes, erfolgreiches deutsches Unternehmen beauftragte mich mit einer Workshopreihe, die ich Ihnen anhand ihrer dargestellten Ist-Situation konzipiert hatte.

Start war in der Einkaufsabteilung – und ich nehme es gerne vorweg: Es war einfach großartig!

Das Ziel: Arbeitsplatzstandardisierung und Prozessoptimierung

Die Schwerpunkte des ersten Workshops waren:

  • Arbeitsplätze ausmisten und aufräumen, um die Arbeitsplätze von Altlasten zu befreien.
  • Endlich mal wieder einen freien Schreibtisch und damit einen freien Kopf haben.
  • Gleichzeitig Optimierungspotential aufdecken und Verbesserungsideen entwickeln

Spannend sind für mich immer die ersten Eindrücke, wie zum Beispiel hier beim Kick-Off am Morgen. Die wenigen skeptischen Stimmen verstummten schnell, als es ans gemeinsame Arbeiten ging. Alle waren konzentriert, haben einen ganzen Tag lang aufgeräumt und dabei auch Spaß gehabt. 😉 Lerneffekte gab es natürlich auch: Loslassen von Altlasten, Aufspüren von Optimierungspotential, um dauerhaft einen verbesserten Zustand der Arbeitsplätze herbei zu führen. Und so simpel es klingt, das Aufräumen müssen Sie wirklich als ersten Schritt zu Standardisierung und Prozessoptimierung verstehen.

 

Falls Sie der Meinung sind, zuerst Prozesse definieren zu müssen, damit im Anschluss an das Aufräumen bereits „passendes Handwerkszeug“ für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung steht, empfehle ich Ihnen eher meine Arbeitsweise. Denn, meiner langjährigen Erfahrung nach ist es für die angestrebten Veränderungen sehr hilfreich, wenn Ihre Mitarbeiter während einer Aufräumaktion das verschwendete Material in allen seinen Ausmaßen vor sich sehen. Ihnen wird schnell bewusst, wie viel Zeit sie damit bisher verschwendet haben und wie unsinnig diese Ansammlung eigentlich war.

 

Auch bei diesem Workshop hier staunten die Mitarbeiter immer wieder und es entwickelte sich eine positive Eigendynamik. Diese führte dazu, dass am Ende eines langen Aufräumtages schon erste Ideen zu Prozessänderungen eingebracht wurden. Ebenso wurde der Firmenleitung beim Anblick der Mengen an entsorgtem Material und den dazugehörigen, unten aufgeführten Zahlen „schummrig“ vor Augen.

 

Überflüssige HängeregisterDreißig Mitarbeiter trugen Folgendes zusammen:

  • ca. 4 Tonnen Papier
  • 4 Europaletten mit Kisten voll Restmüll
  • 1.700 Hängeregister
  • 600 Ordner
  • 11.000 Plastik-Sichthüllen
  • zahlreiche Plastik-Ablagekästen

Dieses sicht- und messbare Ergebnis kann sich definitiv sehen lassen! Oder denken Sie da anders?

 

Das Feedback aller war so gut wie der ganze Tag. Ich kann sagen, dass wirklich alle ohne Ausnahme konzentriert mitgemacht haben. Es wurde mehrfach als sehr positiv angemerkt, wie gut es sich „anfühlte“, sich endlich einmal konzentriert über Stunden einer Aufgabe widmen zu können und dann so schnell ein deutliches Ergebnis zu sehen.

 

Natürlich motiviert das uns alle, weiter zu machen. Jedem war auch klar, dass das erst der Anfang war, die Arbeit jetzt erst richtig anfängt:

  • alte Arbeitsgewohnheiten loslassen
  • sich neue Arbeitsgewohnheiten aneignen
  • Standards im Team erarbeiten
  • Verantwortlichkeiten festlegen und leben
  • Vorbild für andere Abteilungen sein

In fünf Wochen werde ich zur Fortsetzung wieder dort sein. Das Thema des zweiten Workshops: „Persönliche Arbeitsorganisation auf dem Schreibtisch, dem Desktop und in Sachen Zeitmanagement“. Hauptsache, von unserer Aufräumaktion ist dann noch alles zu sehen und zu spüren! 😉

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Gesundes Arbeiten im Büro-Teil 1

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