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Warum Digitalisierung überall?

Software eats the world

Warum Digitalisierung überall?

Posted by Andrea Kaden in Artikel, Green-Lean-Digital, Lean Digital Office, Papierloses Büro 11 Aug 2019

Warum greift die Digitalisierung überall jetzt so um sich? Warum wenden sich Handwerksbetriebe wie Vorstandsetagen an mich mit der Bitte um Unterstützung bei der Digitalisierung? Manchmal bin ich selbst darüber ein wenig verwundert – doch dann mache ich mir wieder klar, dass das nur konsequent und unausweichlich ist.

Was ich unter Digitalisierung verstehe, habe ich in einem anderen Blogartikel schon beschrieben: Digitalisierung ist, wenn Software den Unterschied ausmacht. Etwas gruselig, dafür aber eindringlich formuliert fasst es dieser Satz: „Software is eating the world.“

Doch es bleibt die Frage, was denn da alles digitalisiert wird bzw. noch digitalisiert werden kann. Bleibt nicht Materielles weiterhin die Grundlage unseres Lebens? Wir essen Brot, wir sitzen auf Stühlen, wir leben und arbeiten in Gebäuden, wir fahren mit dem Auto… Es werden weiterhin handfeste Waren hergestellt. Was ist so neu und anders mit und durch die Digitalisierung?

  1. Waren werden durch Software leistungsfähiger und nützlicher gemacht. Sie werden nicht komplett digitalisiert, aber durch Digitalisierung angereichert/verstärkt. Software bietet uns heute Augmented Reality. Aber schon viel länger bietet uns Software Augmented Tools. Beispiele dafür sind Auto, Waschmaschine, Telefon, ja, sogar Zahnbürsten. Überall steckt Software drin. Und jedes Jahr wird es mehr.Erkunden
  2. Waren werden komplett digitalisiert; sie werden zu Software. Bestes Beispiel dafür ist die Schreibmaschine, die komplett durch Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word abgelöst wurde.

Beides ist für mich unmittelbare Digitalisierung. Als Nutzer von Waren haben wir einen Vorteil durch Digitalisierung. Wir bekommen mehr für unser Geld.

Dieser Digitalisierung steht eine mittelbare gegenüber. Das ist die der Herstellung der Waren. Die Waren selbst mögen weiterhin rein materiell/analog sein, doch in ihrer Herstellung ist Software im Spiel. Das war auch, nach meiner Einschätzung, der ursprüngliche Treiber der Digitalisierung. Denn Digitalisierung versprach selbst bei unverändert materiellem/analogen Produkt eine Kostenreduktion in der Produktion und somit eine größere Marge (oder eine gleichbleibende bei sinkendem Verkaufspreis).

Computer und Software gab es schon vorher. Doch der heutige Begriff Digitalisierung ist für mich ein Nachfahre des Begriffs Automatisierung. Und der entstammt der industriellen Produktion.

Zunächst waren Computer groß und schwerfällig und isoliert. Sie konnten daher nur als einzelne digitale Werkzeuge dienen, um z.B. Berechnungen schneller durchzuführen. Sie konnten noch keine Maschinen steuern und sie waren noch nicht miteinander verbunden. Doch irgendwann änderte sich das. Und damit ist die Digitalisierung in eine wesentliche neue Phase eingetreten. Computer wurden klein genug und schnell genug und konnten miteinander verbunden werden… Und deshalb haben sie in die Produktion Einzug gehalten.

Einzelne Computer konnten nur als hier und da unterstützende Werkzeuge benutzt werden. Aber verbundene Computer konnten nun Prozesse repräsentieren. Und das macht den zentralen Unterschied, den wir heute in Form des Digitalisierungstrends spüren. Jeden Tag sogar mehr spüren, weil Software in mehr und mehr Waren Einzug hält bzw. sie ersetzt oder Werkzeuge erst als Software denkbar werden – und dann sind diese ganzen Softwarewerkzeuge auch noch vernetzbar… Wahnsinn!

Evolution eines Unternehmens

Prozess ist das Stichwort für den aktuell scheinbar exponenziell wachsenden Digitalisierungswunsch. Und das erkläre ich mir etwas vereinfachend über eine natürliche, unvermeidliche Entwicklung, durch die Unternehmen laufen. Heute sogar schneller als früher.

Phase 1: Ein nützliches Produkt

Im Anfang war und ist das Produkt. Unternehmen treten an, etwas herzustellen, das nützlicher als die bisherigen Optionen ist. Ob das eine Ware oder eine Dienstleistung ist, sei dahingestellt.

Solange das Produkt einen glasklaren Vorteil bietet oder die Konkurrenz schläft, ist es quasi ein Selbstgänger. Alles ist gut auch ohne Digitalisierung. (Es sein denn, es handelt sich um ein digitales Produkt.)

Phase 2: Bekannter werden und mehr verkaufen

Solche Selbstgänger gibt es allemal heute nur wenige oder höchstens kurzzeitig. Unternehmen müssen jenseits des Produktes etwas dafür tun, dass es sich auch verkauft. Verkauf und Marketing müssen genauso beherrscht werden wie der Umgang mit Werkzeugen und Materialien zur Herstellung des eigentlichen Produktes. Unternehmen brauchen einen Vertriebsprozess. In dem arbeiten Menschen miteinander, nicht Maschinen. Es wird im Grunde nichts Materielles hergestellt, sondern z.B. Konzepte und Aufträge.

Phase 3: Effizienter produzieren

Trotz gutem Produkt und gutem Vertriebsprozess wird es früher oder später eng – oder der Profitanspruch wird einfach größer. Dann gilt es zu sparen. Und am einfachsten lässt sich sparen, wo man sehen und anfassen kann: das ist beim Produktionsprozess. Wie kann man dort effizienter werden? Mehr und zu höherem Preis außen verkaufen, ist schwieriger, als innen den Gürtel enger zu schnallen. Innen hat man Kontrolle, außen nicht.

Phase 4: Innovativ sein

Irgendwann hat sich die Nützlichkeit jedes Produktes erschöpft. Der Wettbewerb hat auch nachgezogen und/oder der Anspruch der Kunden ist gewachsen. Dann muss ein besseres Produkt her. Sparen reicht nicht mehr aus, um die Gewinnmarge zu halten (oder gar zu vergrößern).

Je größer der Wettbewerb und gesättigter die Märkte, desto schwieriger wird es, das nächste Produkt mit hoher Attraktivität zu entwickeln. Das passiert nicht mehr „nebenbei“, weil das Nützliche nicht mehr wie früher auf der Hand liegt. Also braucht es nun explizite Anstrengungen: ein Innovationsprozess wird aufgesetzt, wenn der bisher nicht schon in Form einer (Forschungs- und) Entwicklungsabteilung existierte.

Phase 5: Entscheidungsfreudig voran

Wenn es gut läuft mit den Innovationen, dann entstehen die tatsächlich. Aber was nun? Und was, wenn das Umfeld – Absatzmarkt, Arbeitsmarkt, Wettbewerber, Lieferanten, Gesetzeslage – sich schneller ändert als die Innovationen aus dem Innovationsprozess tropfen? Spätestens jetzt wird klar, dass Unternehmen nur dann leistungsfähig bleiben, wenn sie Entscheidungsprozesse haben, die zu den sich wandelnden Anforderungen passen.

Phase 6: Nichts ist beständiger als der Wandel

Innovationen und Entscheidungen müssen umgesetzt werden. „Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!“ gilt auch für Unternehmen. Ob sich Produkte verändern oder die Vertriebsstrategie oder der Einkauf… Veränderung bedeutet für alle einen Zusatzaufwand. Eigentlich soll man ja etwas anderes tun; Veränderung wird oft als Übel, im besten Fall als notwendiges angesehen. Damit also die Veränderungen auch zügig umgesetzt werden, braucht es hilfreiche Veränderungsprozesse.

Phase 7, 8,…

Soll ich weitermachen? Oder sehen Sie das Muster? Ich denke, die Beispiele sind ausreichend.

Die Kernkompetenz von Unternehmen

Die übliche und erst einmal naheliegende Annahme ist, dass es in Unternehmen ums Produkt geht. Natürlich, so soll es sein. Ohne ein nützliches Produkt kein Umsatz und kein Gewinn. Doch die Kompetenz mit Materialien und Werkzeugen, um solch ein Produkt überhaupt produzieren zu können, ist nur eine notwendige, aber schon lange nicht mehr hinreichende Bedingung für Erfolg.

Die Kernkompetenz von Unternehmen ist aus meiner Sicht heute eine andere. Die beschriebenen Phasen sind Industrien über Jahrzehnte durchlaufen und durchlaufen Unternehmen in Monaten oder Jahren. Und sie laufen schon ab dem zweiten Schritt sichtbar auf die Kernkompetenz hinaus:

Prozesskompetenz bedeutet:

Die Kernkompetenz von Unternehmen ist Prozesskompetenz. Prozesskompetenz ist die grundlegende Meta-Kompetenz.

  • Alles (!), was erzeugt wird, als das Ergebnis von Prozessen verstehen
  • Prozesse denken, planen, visualisieren können
  • Prozesse einführen und beobachten können
  • Prozesse optimieren können

Unternehmen stellen nicht „einfach so“ Produkte her. Das passiert in einem mehr oder weniger expliziten Produktionsprozess. Doch das ist bei weitem nicht der einzige Prozess. Es gibt viele, viele weitere dauerhafte Prozesse. Und es gibt ein Unzahl an kurzlebigen und spontanen Prozessen.

Wo Menschen miteinander etwas schaffen wollen, geschieht das in Prozessen. Dazu gehören Arbeitsschritte, Rollen, Materialien, Werkzeuge; sie führen zu Zwischenergebnissen und am Ende zu Resultaten.

Schon Einzelne arbeiten in einem Prozess, wenn sie nicht in einem Schritt etwas herstellen. Wenn Sie allein einen Kuchen backen, ist das dafür ein simples Beispiel.

Prozesshaftes arbeiten ist keine Besonderheit. Doch dreierlei macht die Sache schwierig:

  1. Zusammenarbeit/Kollaboration
  2. Ungreifbarkeit
  3. Ortsunabhängigkeit

Prozesse werden immer schwierig, wenn mehrere Menschen daran beteiligt sind. Die wollen wissen, wann sie was zu tun haben. Das bedeutet Koordinationsaufwand. Fließbandarbeit ist in der Hinsicht der verzweifelte Versuch, diese Schwierigkeit zu minimieren. Die Resultate sind bekannt – die Guten wie die Schlechten. Deshalb wird auch allerorten versucht, Zusammenarbeit von den Menschen zu trennen. Die Automatisierung von Zusammenarbeit rein von Maschinen verspricht, das Gute zu erhalten oder gar zu steigern und das Schlechte zu eliminieren.

Prozesse werden auch immer schwieriger, wenn das, was produziert wird, wenig materiell ist. Eine Tafel Schokolade ist greifbar, aber schon ein Vertragsdokument ist weniger greifbar (allemal, wenn es nur noch als Word-Dokument existiert) und noch weniger greifbar ist ein Konzept.

Wie die obigen Phasen deutlich machen, ist der Produktionsprozess des Greifbaren, der Ware oder Dienstleistung, im Grunde nur ein Einzelfall. Alle anderen Prozesse drehen sich um viel weniger Greifbares. Deshalb sieht man sie so schlecht. Und deshalb bekommt man sie so schlecht in den Griff.

Und noch schlimmer kommt es, wenn die so wenig greifbaren Produkte von Prozessen nicht in einer „Fabrik“ hergestellt werden. In einer Fabrik sind die Produkte greifbar und die herstellenden Maschinen auch. Alles ist an einem Ort sichtbar versammelt und kann in Augenschein genommen werden. Doch im Office bzw. bei Wissensarbeit ist das anders. Solche Arbeit ist nicht an einen Ort gebunden. Die Versammlung von Menschen in Büros ist ein Relikt aus Zeiten, da Koordination von Zusammenarbeit und teure Arbeitsmittel das erforderten. Kommunikation brauchte körperliche Präsenz und Arbeit brauchte sehr spezielle Werkzeuge, die man besser an einem Ort konzentrierte.

Die Natur der Resultate der Büroarbeit auf allen Etagen jedoch ist eine ortsunabhängige. Allemal heute ist das so, da alle Aufgaben mit Computern erledigt werden können. (Dass hier und da eine Versammlung um einen physischen Tisch herum oder an einem analogen Whiteboard noch eine hilfreiche Maßnahme sein kann, sei davon unbenommen.)

Und das alles bedeutet:

Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, kollaborative ortunabhängige Prozesse, die ungreifbare Resultate herstellen, zu planen, einzuführen, zu durchlaufen und zu optimieren – sowohl für große dauerhafte, wie für kleine spontane Prozesse.

Mit Digitalisierung Prozesse in den Griff bekommen

Wenn es in Unternehmen vor allem um Prozesse geht und wenn die allermeisten dieser Prozesse ungreifbar und ortsunabhängig sind, dann drängt sich Digitalisierung förmlich auf. Sie ist die natürliche nächste Evolutionsstufe.

Theater und Musik haben ihre unmittelbare, physische Form abgelegt. Sie sind zu Film und Schallplatte geworden. Und dann haben sie ihre analoge Form abgelegt und sind zu Dateien geworden.

Dasselbe ist mit persönlichen Gesprächen passiert. Die wurden zunächst zu analogen Telefonaten und dann zu digitalen Strömen. Ob Sie ein Festnetztelefonat führen oder per Whatsapp eine Videositzung machen: es fließen nur Bits und Bytes. Auch das Radio ist nicht mehr das, was es war. Analoge Funkwellen sind passé. Radio aus aller Welt ist digital.

Und genau dahin drängt es alles, was in den Prozessen in Unternehmen erzeugt wird. Content (oder Dokumente) ist das, was als Resultat in fast allen hergestellt werden soll. Und Messages (Nachrichten) sind das, was zwischen Beteiligten fließt, um sich bei der Kollaboration zu koordinieren.

Was bisher an Dokument und Nachricht noch physisch/analog war, wird digitalisiert. Es „will“ und muss digitalisiert werden, weil damit so viele Vorteile verbunden sind:

  • allseitige und jederzeitige Verfügbarkeit
  • verlustfreie Aufbewahrung und Sicherung
  • kostenlose Speicherung
  • kostenloser Transport
  • kostenlose Vervielfältigung
  • automatische Verarbeitung

(Wenn ich hier „kostenlos“ schreibe, dann meine ich nicht wirklich, dass all das gar nichts kostet. Aber es sind im Vergleich zu den Kosten für das physische/analoge Pendant viel geringere bis vernachlässigbare Kosten.)

Im nächsten Schritt geht es dann an die Prozessschritte. Wer arbeitet eigentlich mit Dokumenten und Nachrichten? Menschliche Arbeitskraft ist teuer. Billiger ist es, wenn „Roboter“ es tun. Aber das, was in einer Produktionsstraße Roboter heißt, heißt bei den anderen Prozessen Service, App, Plattform… Es ist schlicht Software installiert auf generischen Computern im Haus, aber zunehmen in der Cloud. Digitalisierung entfesselt das, was schon vorher im Grunde ortsunabhängig war, ultimativ. Und das hat wiederum Vorteile: höhere Flexibilität, geringere Kosten.

Und was bleibt noch analog und physisch?

Befreite Menschen! Die sind das Ziel der Digitalisierung.

Die an den Prozessen beteiligten Menschen zu befreien für das Wesentliche ist die Chance. Endlich sollen Angestellte für das bezahlt werden, wofür sie unabdingbar sind.

Überlegen Sie selbst, wofür Sie entlohnt werden wollen. Oder überlegen Sie, was Sie jeden Tag nervt, weil es Ihnen im Wege steht, das zu tun, was Sie für wirklich wichtig halten.

Sollte ein Unternehmen Sie dafür bezahlen, dass Sie etwas in einem Schrank verstauen oder suchen? Sollte es Sie dafür bezahlen, dass Sie Leuten für eine Terminvereinbarung hinterhertelefonieren? Lohnt der Lohn für ein Meeting, indem jeder jeden informiert, was er/sie gemacht hat? Ist eine Angestellte ihr Gehalt wert, wenn sie sich überfordert, weil sie keinen Überblick über ihre Aufgaben hat? Wird man wertvoller dadurch, dass man Ausdrucke herstellt oder einscannt?

Die Liste der Tätigkeiten, die schlichte Verschwendung darstellen und also teuer, sehr teuer sind auf Dauer, weil sie noch in der physischen Welt verrichtet werden, weil sie noch Analoges bewegen und erzeugen, ist unendlich lang.

Hier greift die Digitalisierung an: bei den vielen ungreifbaren und ortsunabhängigen Aktivitäten in Prozessen, die schneller, leichter, flexibler und auch übersichtlicher mit digitalen Resultaten und digitalen Werkzeugen verrichtet werden.

Zusammenfassung

Die ungreifbaren und ortsunabhängigen Kollaborationen in Prozessen überwiegen in allen Unternehmen. Sie sind bisher unter dem Radar der Automatisierung geblieben. Computer haben in sie zwar schon Einzug gehalten, doch eher nur punktuell.

In den letzten 10 Jahren ist der Mangel an Ressourcen bei Speicherplatz, Rechengeschwindigkeit, Netzwerkverbindungen jedoch im Wesentlichen verschwunden. Computer sind fast beliebig klein oder von überall her jederzeit erreichbar und miteinander verbunden.

Damit haben Computer bzw. Software eine Form (und einen Preis) bekommen, um in wirklich jeden Prozess Einzug zu halten. Es gibt keine technologischen Hürden mehr. Jetzt setzt nur noch die Phantasie Grenzen für den Gewinn, der aus der Möglichkeit der Digitalisierung gezogen wird.

In den meisten Unternehmen geht es nicht um digitale(re) Produkte, sondern um digitale Prozesse.

Und da alle Mitarbeiten stets in vielen Prozessen Rollen spielen, betrifft Digitalisierung nun auch alle. Niemand kann sich ihr mehr entziehen.

Die Möglichkeiten zur Digitalisierung sind da. Irgendein Unternehmen wird sie deshalb auch zu seinem Vorteil einsetzen. Damit hat das Unternehmen einen Vorsprung. Die Frage ist daher nicht, ob ein anderes Unternehmen auch zur Digitalisierung greift, sondern wann. Digitalisierung führt notwendig zu einer spiraligen Entwicklung hin zu mehr und mehr.

Doch das sehe ich – wie gesagt – nicht als Nachteil. In der Digitalisierung aller Prozesse liegt vielmehr die große Chance zur Befreiung von Frustrierendem.

Natürlich geht das nicht von heute auf morgen. Und es ist auch nicht damit getan, allen Mitarbeitern ein iPad in die Hand zu drücken oder zu dekretieren, dass von nun an im Marketing mit Trello gearbeitet wird.

Digitalisierung ist eine fundamentale Veränderung. Sie wirft Kompetenzen wie Gewohnheiten über den Haufen. Das ruft Widerstand hervor. Erfolgreiche Digitalisierung braucht daher Führung, Biss, einen Plan, schrittweises Vorgehen, die Einbeziehung aller und Experimentierfreude. Gern begleite ich Sie auf diesem Weg – mal anspornend, mal tröstend, mal korrigierend.

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