Tipps zur Papierreduktion

Kategorien: Papierloses Büro, Tipps und Tricks

Sie wollen Papier reduzieren? Papierloses Büro bedeutet natürlich nicht, dass Sie künftig alles was Sie ins Haus bekommen einscannen sollen. Sondern im ersten Schritt muss man sich überlegen, wie kann man das Papier reduzieren. Das beginnt damit, nach den Papierquellen zu suchen und diese einzudämmen. Man muss sich fragen, wo kommt das ganze Papier her? Wir geben Ihnen Tipps zu Papierreduktion.

 

Und im nächsten Schritt: was kann man dagegen tun?

Externe Papierquellen erkennen

Betrachten wir zunächst das Papier, das von extern in’s Büro „flattert“. Hier kann man nochmals unterscheiden:

a) Papiere, die ungefragt und ungebeten im Briefkasten landen: z.B. Werbung, Wochenblätter

b) Papiere die geschickt werden, die unvermeidbar sind, wie Wasser-und  Stromabrechnungen, Versicherungsnachträge oder Angebote und Rechnungen.

c) Papiere, die man selbst bestellt hat: Zeitungsabonnements, Kataloge

d) Papiere, die Sie selbst von unterwegs mitbringen

Externe Papierflut eindämmen

Die nächste Frage ist, wie kann man dieses Papier eindämmen, vermeiden?

a) Absender anrufen und um Übersendungsstopp bitten, ansonsten Annahme verweigern, das heißt an Absender kostenpflichtig zurückschicken und natürlich immer wieder der Tipp: Post direkt über dem Papierkorb öffnen. Sie wissen wie Werbung aussieht und können sie sofort entsorgen.

 

b) Abonnements kündigen. Die meisten Menschen schaffen es überhaupt gar nicht mehr ihre abonnierten Zeitungen zu lesen. Und finden Sie nicht auch, dass die Stapel Ungelesenes einem permanent ein schlechtes Gewissen bereiten? Wäre es nicht viel schöner, mit Genuss, wenn man weiß dass man wirklich Zeit hat oder bestimmte Infos braucht, sich eine Zeitung zu kaufen? Man müsste dann nicht so viel Papier entsorgen, was, solange es noch ungelesen ist, ja auch besonders schwer fällt.  Außerdem gibt es ja inzwischen viele Zeitungen und Zeitschriften im online Abo. Das kann man auch viel leichter mitnehmen. Kataloge kann man auch online anschauen.

 

c) Die meisten dieser Papiere kann man einscannen, elektronisch aufbewahren und die Originale entsorgen. Man muss dazu wissen, dass 80 % aller abgelegten Papiere überhaupt nie wieder benötigt werden. Das gilt sowohl für’s Büro als auch für zu Hause. Aber auch wenn Sie nicht scannen wollen brauchen Sie nicht jeden Nachtrag der Versicherung und nicht jede Wasserabrechnung. Es genügen doch die letzten beiden Jahre, zumindest wenn es keine Ungereimtheiten gibt. Für Unternehmen gelten allerdings bestimmte Aufbewahrungsregeln, Rechnungen z.B. immer noch im Original.

 

d) Viele Menschen neigen noch dazu, von unterwegs, insbesondere Veranstaltungen, Werbematerial wie Flyer mitzubringen. Es gibt immer noch die Tendenz bei Menschen Dinge auch Flyer und Werbemittel einzupacken, nur weil es umsonst ist. Schauen Sie ganz genau, was Sie wirklich benötigen und mitnehmen wollen. Oder fotografieren Sie die Informationen und schicken Sie per Mail oder legen Sie gleich online bei Ihren Informationen ab. Es gibt zahlreiche Apps für Smartphones die das ermöglichen, ja sogar sehr leicht machen. Dann haben Sie sie auch gleich mobil zur Verfügung oder können sie mit anderen teilen. Außerdem gibt es tolle Tools mit denen Sie sich kategorisierte Notizbücher anlegen können.

Haben Sie noch Erfahrungen oder Tipps zur Verringerung des Papierstroms von extern?

Nächste Woche hier mehr zur internen Papiervermeidung!

 

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Billige Arbeitsmittel sind meist sehr teuer!
Dauerhaft gut organisiert -Schritte 6-10

1 Kommentar. Hinterlasse eine Antwort

  • Tipp: Nur noch Urkunden / Dokumente im Original aufbewahren. Versicherungsbedingungen und anderes ‚Info-Papier‘ rigoros einscannen und entsorgen. Der Computer findet dann auch alles besser. Externe Platte als Spiegellaufwerk mit einer Synchronisationssoftware einrichten. Im Notfall kann man so die Papierflut einfach mit sich rumtragen.
    Empfohlen Ausstattung: Toschiba 2TB 2,5“ USB3.0 externe HD, ScanSnap IX500. Kosten: ca. 500€. Aber was kostet die Suche nach Informationen in Papierbergen? Ok, die Archivierung durch Scannen kostet auch etwas Zeit, jedoch nicht mehr als das Archivieren durch Abheften. Der Suchvorgang wird für die 500€ jedoch stark beschleunigt.

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