Teamwissen nutzen mit Firmenwiki

Welcher Unternehmer möchte heutzutage nicht professionelles Wissensmanagement im Unternehmen betreiben und fördern. Es dürfte sich inzwischen herumgesprochen haben, dass, ohne die Nutzung von Team- und Kollektivwissen, dauerhafter Unternehmenserfolg und Innovation kaum mehr möglich ist.

Wie wäre es, wenn Sie das Fachwissen all Ihrer Mitarbeiter gebündelt, strukturiert, aktuell und für alle im Unternehmen auf Knopfdruck zur Verfügung hätten? Hätten Sie nicht gern ein Unternehmenslexikon, in dem Sie und Ihre Mitarbeiter so einfach wie in Wikipedia navigieren können und die zum Thema gehörenden begleitenden Dokumente einfach verlinkt sind?

Ein Firmenwiki bietet genau das. Umfangreiche und aufwendige Firmenhandbücher oder erst recht eine komplizierte Ordnerstruktur, in der einzelne Dateien einzelne Prozesse beschreiben, waren gestern!

Wie Sie als meine Leser wissen, teile ich mein Wissen und meine Erfahrungen gerne mit Ihnen. Daher auch meine regelmäßigen Blogeinträge. Ich wünsche mir sehr, dass die Leser meine Tipps und Tricks umsetzen, sich mit den Themen beschäftigen, lernen und freue mich, wenn die Leser sich mit Kommentaren, Nachfragen oder Einwänden melden.

Genau dieses Selbstverständnis des Teilens wünsche ich mir bei Organisationen und Unternehmen. Abgesehen davon sollte es aus Unternehmenssicht unerlässlich sein, eine elektronische Plattform vorzuhalten, auf der Wissen professionell zur Verfügung gestellt, geteilt und gepflegt werden kann.

Denn es wird so täglich viel Zeit damit verschwendet (laut Frauenhofer Institut 20 Prozent der täglichen Arbeitszeit), nach benötigten Informationen zu suchen. Und dann erwischt man, ohne dass man es merkt, eine alte Version der Information und schon entstehen Fehler und Mehrarbeit. Ständiges Suchen und Fehler ausmerzen sind teuer, sehr teuer.

Ich kann nur immer wieder darauf hinweisen, dass Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter in Unternehmen die wertvollste Ressource ist. Aus Unternehmenssicht sollte es Pflicht sein, sich dieses zu „holen“, zu konservieren und allgemein zur Verfügung zu stellen. Auf der anderen Seite sollte es den Mitarbeitern so leicht wie möglich gemacht werden, das Wissen zur Verfügung zu stellen.

Leider stelle ich bei meiner Arbeit vor Ort immer wieder fest, dass das Know-how der einzelnen Mitarbeiter oft in deren Köpfen verbleibt oder sogar verloren geht, wenn diese das Unternehmen verlassen. Dieser Fall tritt aber nicht nur dann ein, wenn Mitarbeiter gehen, sondern oft auch schon bei Krankheit oder Urlaub. Dann zu suchen ist nervig und zeitaufwendig für die Kollegen und – wie schon gesagt-  teuer für das Unternehmen.

Immer noch scheut ein Teil der Unternehmen, die ich kennenlerne, davor zurück, Wissen absolut transparent zu machen und in Wissensdatenbanken zu speichern.

Begründungen sind meist:

In meinen Augen alles nicht zu bestätigende Vorurteile. Oder warum ist die internationale Online-Enzyklopädie Wikipedia schon seit Jahren so erfolgreich?

Fragen Sie mal Ihre Mitarbeiter, ob sie sich vorstellen könnten, ein Programm wie Wikipedia, aber gefüllt mit Informationen über das Unternehmen, zu nutzen. Nach meiner Erfahrung ist die Antwort auf diese Frage ein klares „Ja“. Jeder kennt Wikipedia und kann es bedienen. Da gibt es kaum Berührungsängste. Und meine Erfahrung sagt auch, dass es aufwendig ist, 200- oder mehrseitige Firmenhandbücher zu erstellen oder gar drucken zu lassen. Außerdem ist häufig bei Fertigstellung schon wieder ein Teil überholt.  

Aber was genau ist eigentlich ein Firmenwiki und wozu soll es gut sein?

Allgemein ausgedrückt ist es eine Software, die der verbesserten Zusammenarbeit aufgrund der zentralen Speicherung von Wissen dient.

Die Vorteile eines Wikis sind zum Beispiel:

Erste Hürden überwinden

Mir ist klar, dass es nicht allen Mitarbeitern leicht fällt:

a) ihr Wissen strukturiert aufzuschreiben

b) ihr Wissen transparent zu machen, es allen zur Verfügung zu stellen

Oft gibt es auch gar keine standardisierten oder zumindest abgesprochenen Prozesse. Obwohl sich genau das viele Mitarbeiter und natürlich alle Manager und Unternehmer wünschen. Die Klage in den Unternehmen, dass es keinen Ort gibt, wo man einfach mal nachschlagen kann, ist laut – auf Unternehmer, wie auch auf Mitarbeiterseite. Vielleicht zögern auch Sie, Ihr Wissen allen zur Verfügung zu stellen. Doch im Prinzip ist es für alle Kollegen, die genau Ihr Wissen benötigen, hilfreich. Und umgekehrt profitieren Sie von deren Wissen.

Überlegen Sie mal, wie viel Zeit verschwendet wird, um Dokumente zu finden. Sie suchen in allen möglichen Ordnern oder fragen per E-Mail sämtliche Kollegen nach den gesuchten Informationen.

Die Suche in einem Firmenwiki erspart Ihnen Zeit und Nerven. Zusätzlich können Sie den Inhalt von Seiten jederzeit bearbeiten, ändern und erweitern. Natürlich kann man Bereiche auch administrativ nur für einen bestimmten Nutzerkreis freigeben (Rechteverwaltung), Rechte wie Editieren oder nur Lesen vergeben.

Verabschieden Sie endlich Ihr volles E-Mail-Postfach. Wenn es notwendig ist, dass ein Mitarbeiter definitiv über eine Änderung informiert werden muss, dann setzen Sie doch einfach ein @-mention und teilen ihm so mit, dass es wichtige Änderungen gibt.

Und um Ihren Vorurteilen gleich vorzugreifen: Aus eigener Erfahrung stelle ich fest, dass die technischen Möglichkeiten definitiv nicht das Problem bei der Einführung eines Firmenwikis sind! Die größte Hürde ist es, Mitarbeiter zu motivieren, das Wiki auch aktiv zu nutzen und mit Leben zu füllen. Bis es soweit ist, müssen Sie oft Zeit und Ausdauer mitbringen.

Für Sie als Unternehmer oder Manger bedeutet das, zuerst einmal Werte, wie z.B. Offenheit, Transparenz und Flexibilität in die Unternehmenskultur zu integrieren und vor allem als Chef/Chefin vorzuleben. Nur, wenn Führungskräfte und Management dahinter stehen und als absolutes Vorbild agieren, werden Ihre Mitarbeiter diese Werte und den Satz „Schreib das mal ins Wiki!“ verinnerlichen. Wenn Sie diese erste Hürde genommen haben, profitieren Sie langfristig und nachhaltig von den Stärken eines Firmenwikis. Sie werden von Ihrem gespeicherten Wissen noch Jahre später profitieren und neue Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Meetings reduzieren? Auch das ist mit Hilfe eines Firmenwikis möglich!

Stöhnen Sie auch so manches Mal, wenn wieder ein Meeting einberufen wird oder Sie dieses ansetzen? Ich frage mich, ob es denn wirklich immer notwendig ist, wegen jeder Entscheidung das ganze Team zusammentrommeln.
Wie wäre es stattdessen beispielsweise, Ihr Konzept oder einen Prozessablauf auf einer Wiki-Seite vorzustellen und dazu Feedback einzufordern? Ihre Kollegen haben damit die Möglichkeit, per Kommentar ihre Meinung zu äußern oder direkt auf der Seite Verbesserungen vorzunehmen. Damit geben Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Flexibilität, bestimmte Themen zu passenden Zeiten zu bearbeiten. Auch können Sie Aufgaben zentral auf einer zutreffenden Seite vergeben, ohne dass dafür ein extra Treffen notwendig ist. Sie sparen Zeit und Kosten für unnötige Meetings und können von unterschiedlichen Orten zu verschiedenen Zeiten an der gleichen Aufgabe arbeiten. Sie stimmen mir bestimmt zu: das ist ein ganz entscheidender Vorteil!

Lesen Sie nächste Woche: Die Qual der Wiki-Wahl