Ordnerregister sparen Zeit und sorgen für schnellen Überblick – Ordner in Büros haben verschiedene Funktionen. Zum einen dienen sie im sogenannten dynamischen Bereich des Büros – meist in der Nähe des Schreibtisches- als Zwischenablage und werden für laufende Vorgänge, Projekte oder als Nachschlagewerke genutzt. Diese Ordner werden mehrmals am Tag oder zumindest mehrmals in der Woche in die Hand genommen. Zum anderen sind Ordner immer noch das häufigste Ordnungsmittel zur Archivierung.
Die Unterscheidung dieser beiden Nutzungen ist wichtig, da der investierte Aufwand in Beschriftung und Gestaltung sich unterscheiden sollte. Ordner mit denen Sie oder Ihre Kollegen täglich arbeiten, sollen Ihnen die Arbeit erleichtern. Es muss gewährleistet sein, dass Sie mit einem Blick den wesentlichen Inhalt erfassen können und mit einem Griff die benötigten Informationen zu Hand haben oder ablegen können. Neben der äußeren Beschriftung kann man mit wenig Aufwand dafür sorgen, dass auch das Innenleben der Ordner übersichtlich bleibt. Ordnerregister sparen Zeit.
Trennblätter oder Register?
Hersteller wie Leitz, Elba u.a. andere bieten verschiedene Ordnerregister an. Einfache Trennblätter sind für Ordner, die Sie häufig in die Hand nehmen nicht sinnvoll. Erstens sehen Sie nicht auf einen Blick, das sich darin befindet, weil die Beschriftung direkt übereinander ist und zweitens sind diese Blätter bei häufiger Benutzung schnell schmuddelig und reißen ein. Ein Ordnerregister ist da deutlich komfortabler. Das Registerangebot ist vielfältig, in Material und Aufteilung. Wenn Sie viele mit den Ordnern arbeiten sollten Sie nicht sparen und zu einer Variante aus Plastik oder zumindest dickeres Papier mit verstärkten Ecken greifen.
Welches Ordnerregister ist das Richtige?
Sie können wählen zwischen einer Aufteilung 1-10, 1-12, 1-31 oder mit dem Alphabet versehen. Überlegen Sie genau, ob numerische oder alphabetische Beschriftung für Ihren Zweck mehr Sinn macht. Eine alphabetische Aufteilung bietet sich nur an, wenn sich in dem Ordner nur ein Thema befinde, aber z.B. namentlich verschiedene Lieferanten oder Kunden. Wenn Sie verschiedene Themen oder Rubriken in einem Ordner zusammenfassen wollen, sollten Sie eher ein numerisches Register wählen. Häufig taucht jetzt die Frage auf, was soll denn nun aber nach oben oder unten?
Welche Sortierung ist sinnvoll?
An dieser Stelle es hilfreich, sich zu überlegen, welche Informationen Sie am häufigsten benötigen oder ablegen müssen. Diese Bereiche kommen natürlich ganz nach oben (wie im Explorer oder Finder wo Sie ja auch mit Ihrer Ordnerbeschriftung Prioritäten setzen können). Je seltener Sie mit einem Thema zu tun haben, desto weiter hinten landet es im Register. Es ist nicht komfortabel, in einem Ordner drei Mal täglich ganz nach hinten zu blättern um etwas zu suchen oder abzulegen. Da lauert die Gefahr des Vermeidens und erst mal Beiseitelegens. Und schon ist der Keim für die nächste Stapelbildung gesetzt.
Wann sollen Ordner angelegt werden?
Apropos Stapelbildung. Sobald Ihnen auffällt, dass der Ordner voll ist, sollten Sie einen neuen anlegen und mit der entsprechenden Beschriftung und Aufteilung versehen. Häufig ist es so, dass genau dann, wenn man etwas schnell braucht oder ablegen muss, der Ordner aus allen Nähten platzt und Ihnen im schlimmsten Fall der Inhalt entgegen kommt. Das macht keinen Spaß.
Wie kann man Ordnerregister beschriften?
Natürlich können Sie die Deckblätter der Register mit der Hand beschriften, was aber nicht besonders schön aussieht und oft auch ein Problem ist, wenn mehrere Personen mit den Ordnern arbeiten, weil manche Handschrift schwer lesbar ist. Abhilfe schaffen hier Vorlagen die Sie am Rechner gestalten und ausdrucken. Das hat auch den Vorteil, dass Sie diese immer auf Knopfdruck parat haben. Hier finden Sie Vorlagen für Register 10er Register, 12er Register, 31er Register. Diese Vorlagen können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen verfeinern. Wenn Sie immer wieder ähnliche Projekte haben gibt ein solches Register auch gleich eine Art Projektgerüst. In unserer Praxis drucken wir die Deckblätter aus, stecken Sie einfach in eine Prospekthülle die gelocht und als Deckblatt in den Ordner geheftet wird. Das geht schnell, ist äußerst praktisch und sieht auch noch gut aus.
Umgang mit reinen Archivierungsordnern
Eingangs hatte ich ja betont, dass man schon genau überlegen sollte, wie viel Mühe man die Ordnerbeschriftung steckt. Bisher haben wir uns den häufig benutzten Ordnern gewidmet. In vielen Büros gibt es aber noch eine Menge Ordner, die nur der Ablage dienen. Wenn man das vorher weiß, lohnt sich der eben geschilderte Aufwand natürlich nicht. In einen reinen Archivordner braucht man nicht so viel Mühe zu investieren, da diese Ordner nur in großen Ausnahmefällen wieder in die Hand genommen werden. Deren Innenleben zeitaufwendig zu gestalten, ist Zeitverschwendung. Wichtig ist bei dieser Gruppe die äußere Beschriftung, so dass man in den seltenen Fällen, in denen man doch einmal ein Dokument benötigt, im Archiv schnell fündig wird. Dann in einem einzelnen Ordner zu suchen kostet nicht so viel Zeit, wie Dutzende oder Hundert von Ordnern innen und sorgfältig zu gestalten.
