Ordner und Ordnerbeschriftung

Auch wenn die Tendenz in vielen Büros in Richtung Papierreduktion geht, gibt es in vielen Büros und Homeoffices noch Ordner. Um effizient damit arbeiten zu können und gleichzeitig für ein professionelles Äußeres zu sorgen, gibt es ein paar einfache Tricks. Zunächst einmal sollten die Ordner und Ordnerbeschriftung klar und übersichtlich beschriftet sein, so dass der Inhalt schnell erfassbar ist. Dabei gibt es einiges zu beachten.

1. Ordnerstruktur- und Beschriftung

Die Ordnerbeschriftung sollte nicht handschriftlich, sondern professionell ausgedruckt erfolgen. Was die Struktur betrifft, bietet es sich an, entsprechend des Aktenplans vorzugehen und die Papierordner genauso zu systematisieren wie die elektronischen Ordner. Eine handschriftliche Beschriftung sieht nicht nur unprofessionell aus sondern ist für Mitarbeiter und Kollegen meist schwer zu lesen.

2. Ordner für Corporate Design nutzen

Ordner- und Ordneretiketten können gut genutzt werden, noch einmal das Corporate Design darzustellen. Die Ordnerfarbe kann in den Firmenfarben gewählt werden und auf dem Etikett sollte das Logo erscheinen. Aber Achtung, dass das Regal nicht zu bunt wird. Wenn man sich für eine bestimmte Farbe eines Herstellers entscheidet, besteht die Gefahr, dass genau diese Farbe nächstes Jahr out ist und aus dem Sortiment genommen wird. Eine farbliche Hervorhebung  z.B. um verschiedene Projekte zu unterscheiden, kann auch gut in Form einer Markierung auf dem ausgedruckten Etikett erfolgen.

4. Ordnerart

Ich habe viele Ordnervarianten ausprobiert. Zuerst glaubte ich, dass die Ordner mit der Möglichkeit, die Beschriftungsetiketten aufzukleben, schnell und einfach zu beschriften seien. Das stimmt für den Vorgang des Beschriftens schon, aber es hat sich gezeigt, dass sich selbst hochwertige Klebeetiketten im Laufe der Zeit ablösen und den Ordner unschön aussehen lassen (auch bei geringer Benutzung). Die Schilder zum Einstecken sind dauerhafter. Es ist zwar bei der Beschriftung oder Umbenennung ein bißchen „Fummelkram“ aber so häufig macht man das ja nicht.

5. Vorlagen für die Ordnerbeschriftung

Für mich das beste Tool zum Beschriften ist Avery Zweckform. Für den PC gibt es zum Download das Programm Design Pro 5.0 und für den Mac Design Pro. Die Vorlagenvielfalt ist umwerfend. Sie kaufen Ordneretiketten passend zu Ihren Ordnern (breite Einstecketiketten z.B. C32267, schmale Ordner C32266), geben die Etikettennummer ein und können Ihre Beschriftung sofort im richtigen Layout, erstellen. Die Möglichkeit einen „Etikettenmaster“ zu erstellen, macht es sehr leicht, das Layout zu duplizieren. Die Etiketten sind vorgestanzt oder geschnitten. Kurz: aufwendiges Vorlagen erstellen in Word und mit der Schere mühsam ausschneiden entfällt. Natürlich sind die vorgestanzten Bögen, die man in den Drucker legen kann, einen Tick teuer als ein einfaches Blatt Papier, aber wenn man die enorme Zeitersparnis rechnet, braucht man über diese winzige Investition nicht wirklich lange nachzudenken.

Im Vergleich zur Onlinebeschriftung bei  elba kann man die mit Design Pro erzeugten Dateien prima speichern und bei Bedarf nur einzelne Etiketten erneuern und ausdrucken. Bei elba wird die Datei als pdf gespeichert, was für mich nicht ganz nachvollziehbar ist, denn man braucht in der Regel nicht zwei Mal den gleichen Bogen mit z.B.  acht Ordnerrücken.

3. Beschriftungsrichtung

Es sollte möglichst eine waagerechte Beschriftung genutzt werden (auch wenn die Schrift dann etwas kleiner sein muss), denn unser Auge ist daran gewöhnt, waagerechte Schrift zu lesen. Das Erfassen und Verarbeiten geht leichter und damit schneller. Sollte der Beschriftungstext partout zu lang sein, empfiehlt sich eine senkrechte Beschriftung in der gleichen Richtung wie die meisten Buchrücken.