Nachdem Sie die Prozesse einer intensiven Prüfung des Ist-Zustandes unterzogen haben, können Sie auf das Erreichen und Umsetzen des optimierten Soll-Zustandes hinarbeiten. Als erstes sollten überflüssige Arbeiten eliminiert und wertschöpfende Tätigkeiten gefördert werden, dann wird mit einer Modularisierung und Standardisierung der Prozesse begonnen. Dazu werden Teilprozesse und Tätigkeitsabfolgen in sogenannte Module – voneinander unabhängige, in sich abgeschlossene Einzelprozesse – zerlegt. Diese Module werden standardisiert und laufen immer gleich ab. Durch die routinierten Abläufe können nach einiger Zeit sämtliche Aufgaben rasch erledigt werden. Eine flexible und individuelle Leistungserstellung für den Kunden wird möglich. Außerdem werden die Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen, beispielsweise benötigten Daten und Unterlagen, möglichst präzise beschrieben, damit sie dem nachgelagerten Prozess zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Menge bereitgestellt werden. Just-in-Time lässt sich also mit effizienter Informationsverarbeitung verwirklichen. Mit der Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen geht eine Kapazitätsanpassung und Neuverteilung der Ressourcen (Personal, Zeit usw.) und der Organisation einher. Schließlich bleibt die ständige Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse als letzte und permanente Optimierungsaufgabe bestehen.
Mein oben beschriebenes Grobkonzept dient dem Aufbau eines ganzheitlichen Organisationssystems. Bausteine sind natürlich auch hier die bewährten Lean-Ansätze, die sich teils mehr, teils weniger gut auf die speziellen Bedürfnisse der Verwaltung anwenden lassen. Auf jeden Fall geeignet sind die Prinzipien des Lean grundsätzlich und die Vermeidung der sieben Arten der Verschwendung .
EXKURS: Wie arbeite ich als Professionell Organizer?
Als Professionell Organizer begleite ich meine Kunden beim Verbesserungsprozess und rege an, wie Sie eigene Lösungen entwickeln können und welche Faktoren zu berücksichtigen sind. Nur in besonders komplexen Fällen biete ich direkte Lösungsvorschläge an.
Meine Prozessberatung ist eine Beratung mit der Absicht, Prozessverbesserungen in Gestalt von Qualitätsverbesserungen und/oder Prozessvereinfachungen zu erreichen. Gegenstand meiner Prozessberatung ist somit die Geschäftsprozessoptimierung mit KVP-Methoden (Kontinuierlicher VerbesserungsProzess). Dafür strebe ich mit Ihnen gemeinsam weitreichende Veränderungen der bestehenden Prozesse an – nach einer Analyse der Ablauf- und Aufbauorganisation. Eine prozessorientierte Betrachtungsweise der Unternehmensabläufe ersetzt die funktionsorientierte Ansicht einer Ablauforganisation, bei der organisatorisch zusammenhängende Vorgänge arbeitsteilig von verschiedenen Abteilungen ausgeführt werden. Prozesskennzahlen und optional deren Vergleich mit Benchmarks liefern die Entscheidungsgrundlage, bei welchen Prozessen Sie Verbesserungen anstreben sollten. Im Vordergrund stehen dabei vor allem die Hauptgeschäftsprozesse. Bei der Neugestaltung der Vorgänge sind Parallelen zum Lean Management erkennbar: Ausgangspunkt ist eine gezielte Kundenorientierung. Die Zahl Ihrer organisatorischen Schnittstellen soll minimiert werden, um reibungslose Arbeitsvorgänge zu erlauben. Dabei genügt es nicht, vorhandene Abteilungen zu reorganisieren und überkommene Abläufe zu optimieren; vielmehr ist eine völlige Neugestaltung der wesentlichen Unternehmensprozesse notwendig. Zur Unterstützung der Neuorganisation sollten Sie moderne Informationstechnologien einsetzen, z.B. computergesteuerte Prozessüberwachung.
Vorteile
Aus einer ausführlichen Prozessberatung können Sie Nutzen auf verschiedenen Ebenen ziehen. Neben dem Hauptziel, Ihre Prozesse durch Gestaltung und Verbesserung zu optimieren, lernen die Organisationsmitglieder die Geschäftsprozesse detaillierter kennen. Durch ermittelte Kennzahlen können Sie Kosten prozessbasiert kalkulieren und alle Abläufe entsprechend interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben (z.B. in Verfahrens- und Arbeitsanweisungen) dokumentieren. Die den Prozessen zugehörigen Organisationseinheiten werden darin mit klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten abgebildet, was Unsicherheiten die Kompetenzen sowie Tätigkeiten betreffend vermeidet und Ihren neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erleichtert. Zwischen einzelnen Prozessen definieren Sie Schnittstellen eindeutig und regeln damit funktions- und abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe ebenso eindeutig.
Weitere Optimierungsmethoden
Neben den Maßnahmen, die sich sofort aus den Ergebnissen der verschiedenen Analysemethoden ergeben, gibt es weitere Instrumente zur Prozessverbesserung. Die Reduzierung und klare Definition von Schnittstellen wurde bereits angesprochen, ebenso die Konzentration der Ressourcen auf wertschöpfende Aktivitäten und die sieben Arten des muda. Das 5S-System verspricht bessere Organisation am Arbeitsplatz und wird durch standardisierte Arbeitsabläufe ergänzt. Auch das jidoka-Prinzip kann in administrativen Aufgabenkreisen zur Anwendung kommen, beispielsweise in Form von Formularen der IT-Software, die nur bestimmte Eingaben zulassen oder ein Abspeichern unvollständiger oder fehlerhafter Daten verhindern. Visualisierungen am Arbeitsplatz finden ebenfalls Anwendung, beispielsweise eine farbige Kennzeichnung des Papiers bei der Sortierung von von Dokumenten. Kanbansysteme sind gleichfalls auf Materialbedarf im Bürobereich wie Druckerpapier oder Stifte übertragbar. Bei jeder der betrachteten Methoden ist zudem die Implementierung von Mechanismen zur weiteren Verfolgung des KVP-Gedanken in der Organisation Teil des Vorgehens.
Und: Eine Einbeziehung der Mitarbeiter in die Vorgänge rate ich jedem Unternehmen, ausnahmslos.
