Muda, das japanische Wort für sinnlose Tätigkeit, Nichtvorhandensein von Sinn oder Nutzen und sinnlose Verschwendung erkläre ich gerne noch einmal anhand von Praxisbeispielen, die mir als Professional Organizer seit Jahren begegnen.
Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration
1. Überproduktion / Blindleistung
- Detailkalkulation für eine vorläufige Preisanfrage
- Übertriebene Verfahrensanweisungen
- 12-Monats-Vorschau für C-Produkte
- Überkapazitäten für seltene Bedarfsspitzen
2. Bestände
- Auftragsvorräte
- Fakturavorräte
- Mehrfachablagen
- Volles E-Mail-Postfach
3. Wartezeiten / Liegezeiten
- Weitere Informationen zur Bearbeitung fehlen: Informationen bleiben liegen
- Warten auf Genehmigungsfreigaben
- Wartezeit bei Rückfragen
- Rückdelegation
- Programmwechsel, Rechner starten
4. Unnötige Wege/Bewegungen
5. Überinformation und Überadministration
- Überflüssige, nicht zielgerichtete Meetings
- Große E-Mail-Verteiler
- Umfangreiche Hauspost (oftmals papiergebunden)
- Fehlende Routenoptimierung in der Logistik
6. Unnötige, fehlerhafte Prozesse / Technologieeinsatz
- Fehlende oder nicht praktikable Prozesse
- Unklare Zuständigkeiten
- Veraltete Ausstattung (PC) oder unzureichender Umgang mit den IT-Systemen
- Redundante vorgehaltene Auswertungstools (Excel-Listen)
- Wiederholte manuelle Dateneingabe
- Unnötiges Kopieren
7. Qualitätsprobleme / Rückfragen
- Fehlende oder falsche Informationen führen zu Rückfragen
- Korrekturschleifen
- Unnötige Genehmigungen
- Medienbrüche in Datenformaten
- Ergebnisse treffen nicht die Aufgabenstellung
