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Endlich beleglose Buchhaltung möglich

Beleglose Buchhaltung

Endlich beleglose Buchhaltung möglich

Posted by Andrea Kaden in Papierlose Buchhaltung 20 Aug 2014

Hurra: Endlich beleglose Buchhaltung umgesetzt!

Seit ein paar Wochen, ja man kann fast sagen Monaten, treibt uns das Thema um. Jetzt freuen wir uns über die Ergebnisse:

  • die interne Buchhaltung steht auf sehr professionellen Füßen
  • die Abläufe sind im Ergebnis jetzt einfacher, klar definiert, dokumentiert und auch im Vertretungsfall nachvollziehbar
  • nach dem Hochladen zu “Unternehmen online” werden die Belege entsprechend unseren Prozesse entsorgt, kompliziertes Ordnen und Ablegen oder gar Kopieren fällt weg (ab 2014 nur noch elektronische Buchhaltung)
  • es werden keine Ordner mehr hin- und hergeschickt
  • die Mailkorrespondenz  mit dem Steuerberaterbüro hat sich reduziert
  • wir sparen ca. 30-40 Prozent Zeit und jede Menge Platz
  • wir sind jetzt “Unternehmen online” und Prozessprofis in Sachen beleglose Buchhaltung
  • wir haben Vertrauen in die Systeme und wissen ganz genau, was wir tun

Aber ich muss einräumen, die Umstellung hat uns viel Zeit und Nerven gekostet, meine Steuerberaterin ebenso. Aber eins nach dem anderen.

 

Das Wichtigste: wir haben das Ziel einer papierlosen Buchhaltung erreicht. Beleglos oder papierlos heißt konkret:

  • alle regelmäßigen Dienstleister und Lieferanten lassen mir nur noch elektronische Rechnungen zukommen
  • diese werden gleich elektronisch abgelegt
  • Papierrechnungen, die noch ins Haus kommen, werden eingescannt, hochgeladen und in vorgeschriebenem Rhythmus entsorgt
  • wir erstellen Rechnungen nur elektronisch und diese werden selbstverständlich nur elektronisch gespeichert
  • alle Kunden haben zugestimmt, Rechnungen per Mail zu erhalten
  • unser Steuerberatungsbüro ist eingeschworen, uns keine Auswertungen mehr zu schicken
  • elektronische Kontoauszüge werden ebenfalls elektronisch abgelegt (papierne Kontoauszüge sind schon lange abbestellt)
  • wichtig dabei zu wissen: die Meinungen hinsichtlich Aufbewahrung der Kontoauszüge gehen sehr auseinander
  • fragen Sie vier Steuerberater oder vier Finanzämter, bekommen Sie vier verschiedene Antworten, die reichen von
    • elektronische Kontoauszüge genügen
    • elektronische Kontoauszüge genügen, wenn die monatliche Buchungsanzahl 200 nicht überschreitet
    • elektronische Kontoauszüge genügen, wenn sie qualifiziert unterzeichnet und revisionssicher abgelegt sind
  • fragen Sie am einfachsten bei dem für Sie zuständigen Finanzamt nach
  • Krankenkassenbelege o.ä. werden auch gescannt

Das klingt zunächst einfach, aber ganz leicht und ein Vergnügen war die Umstellung dann doch nicht. Was mir wichtig war und ist, lesen Sie in meinem vorangegangenen Artikel.

Wie sind wir vorgegangen:

1. Vorbereitung und Einrichtung:

Ich habe sehr viel im Internet nach entsprechend geeigneter Software recherchiert und habe mich für Unternehmen online von der Datev entschieden, da es sehr gut geeignet ist, mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten und eine revisionssichere Archivierung bei der Datev anbietet. Danach haben wir

  • unsere Steuerberaterin gefragt, ob sie das für sinnvoll hält bzw. sich mit Unternehmen online auskennt
  • über die Steuerberaterin Unternehmen online geordert
  • Programm installiert und den Sicherheitsstick mIdentity, den es von der Datev gibt, eingerichtet (das Procedere ist für meine Begriffe sehr umständlich)
  • unsere Konten bei Unternehmen online eingerichtet, so dass immer alle Kontobewegungen mit Unternehmen online abgerufen werden können
  • über die Steuerberaterin das Tool Buchungsassistent freischalten lassen um die OCR-Erkennung nutzen zu können
  • an unserem Scanner die entsprechenden Scanprofile eingerichtet (dazu später mehr)
  • das Zusatztool „Belegtransfer“ installiert
  • auf meinem Laufwerk und im Tool Belegtransfer die wichtigsten Ordner eingerichtet:
    • Eingangsrechnungen
    • Ausgangsrechnungen
    • Kasse
    • Kreditkartenabrechnungen
    • Sonstiges
  • die Scanprofile am Rechner so gestaltet, dass die Scans direkt in den Ordnern abgelegt werden, aus denen hochgeladen wird, was bedeutet, dass die Papierbelege nur einmal beim Scannen in die Hand genommen werden

2. Testphase:

  • drei Monate haben wir alle Belege in eine separate Struktur auf unserem Laufwerk (Zugriffsbeschränkungen sind entsprechend eingerichtet) gescannt, manchmal täglich manchmal wöchentlich (das war zu unspezifisch und hat zu Fehlern geführt)
  • danach in die Struktur kopiert, aus der hochgeladen wird (aus Angst, es könnte etwas verloren gehen)
  • dann die Scans in der eigenen Struktur archiviert
  • parallel wurden die Scans noch automatisch von dem Tool Belegtransfer in einem dafür angelegten Belegarchiv auf meinem Laufwerk abgelegt
  • ….

Steigen Sie noch durch:-)? Wir auch nicht, denn das war viel zu viel Hin- und Her-Schieberei, ineffizient und barg die Gefahr von Fehlern. Wir hatten wohl zuerst auch ein bisschen Angst, uns ganz auf das Programm zu verlassen. Inzwischen sind wir “Unternehmen online” und Prozessprofis.

3. Jetzt läuft es folgendermaßen:

  • wir scannen einmal wöchentlich direkt in den Ordner, aus dem zu Unternehmen online hochgeladen wird
  • wenn die Umsatzsteuererklärung des Monats erledigt ist, entsorgen wir die Belege
  • dank Scannen mit OCR finden wir die Belege schnell im Archivordner auf unserem. Da der wiederum in der Cloud liegt, kann ich auch von unterwegs darauf zugreifen – wir könnten auch bei Unternehmen online nachschauen, aber zugegeben, das dauert deutlich länger, als die Systemsuche von Windows oder Spotlight beim Mac zu benutzen
  • wir haben in Evernote eine Checkliste angelegt, welche Belege am Monatsende elektronisch abgeholt werden müssen (z.B. O2, domainfactory, Survey Monkey…., alle gleich mit entsprechendem Link)
  • ähnliche Checkliste gibt es für das Jahresende

4. Zukünftig werden wir ausprobieren:

  • wenn wir Unternehmen online unter Windows auf meinem neuen MacBook Pro zum Laufen bekommen (was sich leider als schwierig herausstellt, das gibt deutlichen Punktabzug in Sachen Mobilität:-( für Unternehmen online), den Bereich Zahlungsverkehr auch zu nutzen
  • das Tool Auftragswesen schaue ich mir gerade an (ist für alle Firmen, die irgendein ERP-System nutzen, nicht notwendig) und wir überlegen, ob es Vorteile für uns bringen kann

Was sollten Sie beachten?

  • Sie müssen Ihre Steuerberatung auf Ehre und Gewissen fragen, ob sie schon mit Mandaten mit Unternehmen online zusammenarbeitet (in der Form, dass die Belege direkt im Unternehmen gescannt werden)
  • Wirklich wichtig, denn meine Steuerberaterin hat gesagt, ja das kenne sie, und dann sollte ich ihr die Belege per Mail schicken…das ist Mehrarbeit bei ihr und verkompliziert unsere Prozesse
  • Ihr Steuerberater sollte Ihnen vorschlagen, Unternehmen online mit Ihnen gemeinsam einzurichten bzw. Ihnen eine IT-Firma vorschlagen, die darin Erfahrung hat
  • Es sollte einen Zeitplan mit definierten Verantwortlichkeiten für das Projekt papierlose Buchhaltung geben
  • Wenn Sie einen papiernen Work-Flow im Unternehmen zur Genehmigung der Rechnungen nutzen, ist es etwas umfangreicher, diesen elektronisch zu entwerfen und einzuführen
  • Viele Steuerberater „trauen“ sich nicht, deutlich zu artikulieren, dass Sie unter bestimmten Voraussetzungen die papiernen Belege entsorgen dürfen und verweisen auf die Finanzverwaltung
  • Daher: wenn es Ihnen und Ihrem Steuerberater ein besseres Gefühl gibt, schreiben Sie Ihr Finanzamt kurz an
    • Beispieltext: ” Wir möchten Ihre Zustimmung erbitten, dass wir ab 2014 für das Unternehmen xyz keine papiernen Belege mehr aufbewahren müssen. Die gesetzlichen Vorschriften, die es dafür bedarf, sind eingehalten:
      • die Belege werden nach Prozessvorschrift gescannt und in Unternehmen online bearbeitet, bezahlt und entsprechend professionell von einer Steuerberaterin gebucht
      • die Ausgangsrechnungen werden elektronisch erzeugt, verschickt und in Unternehmen online abgelegt
      • die Belege werden revisionssicher bei der Datev aufbewahrt
      • die Prozesse im Unternehmen sind festgelegt und dokumentiert”
  • Bei uns hat das FA innerhalb einer Woche unkompliziert geantwortet: Schreiben des Finanzamtes

Wie steht es um rechtliche Vorgaben?

Auf die rechtlichen Vorgaben bin ich in meinem letzten Artikel schon eingegangen. Der Vorschrift, Zugriffsmöglichkeit zu gewähren, revisionssichere Archivierung zu gewährleisten und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu folgen, wird man sozusagen schon systemimmanent softwareseitig gerecht. Bleiben die Anforderungen an die Prozesse im Unternehmen. Prinzipiell ist das auch nicht schwierig, aber wird aufwändiger, je größer die Unternehmen, denn es bedarf sehr detaillierter Prozessbeschreibungen, wenn man den Weg ganz gehen will und auf papierne Belege verzichten möchte. Aber gerade das ist ja einer der großen Gewinne, wenn man die Belege nicht mehr aufbewahren muss und sich Jahr um Jahr die Regale und Keller füllen.

 

Das Thema effiziente, standardisierte Prozesse für die vorbereitende oder auch tatsächliche Buchhaltung im Unternehmen zu definieren, ist nicht Sache der Steuerberater. Von der Dokumentation ganz abgesehen. Da fragen Sie besser externe Prozessberater (z.B. Zeitgewinn Hamburg:-)), die Sie bei der Gestaltung (auch im Zusammenhang mit der benötigten Technik) und Dokumentation unterstützen.

 

Erarbeitet von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steureberaterverband e.V. gibt es allerdings eine hilfreiche Anleitung, worauf man bei den internen Prozessen und Dokumentation achten sollte.

Was sind die Hürden?

Während des ganzen Projektes ist mir immer wieder aufgefallen, dass es bei Steuerberatern aber auch Unternehmern viele Blockaden gibt. Und diese sind nicht rational begründet, sondern befinden sich auf der emotionalen Ebene und manchmal auch ganz schnöde auf der Ebene „das haben wir schon immer so gemacht“. Die größten Hürden sind Angst und Gewohnheit. Nach meinem Erleben sind die meisten Buchhalter und Steuerberater von ihrer Natur aus eher auf Sicherheit und Bewahren bedacht als mit einem Innovationsgeist und “Voranschreiten” ausgestattet. Auch ist mir ein Steuerberater begegnet, der mir vorgerechnet hat, in seiner Kanzlei bedeute die Nutzung von Unternehmen online zunächst etwas mehr Aufwand. Als ich ihm sagte: “Aber für Ihre Mandanten bedeutet es doch mittelfristig eine große Erleichterung und Investition in die Zukunft..” da hat er geantwortet: “Hm, das habe ich noch gar nicht bedacht”. Sicher denken die Steuerberater in steuerlicher Hinsicht immer an die Belange ihrer Mandanten, aber es gibt eben auch in vielen anderen Bereichen außer der reinen Fachkompetenz Möglichkeiten, wo man seinen Kunden bzw. Mandanten einen Zusatznutzen bieten kann.

 

Für den Fall des Falles, dass es mal eine Steuerprüfung gibt, wird täglich immer noch so viel unnötiger Aufwand betrieben, dass ich nur staunen kann. Es sollte auch inzwischen bekannt sein, bevor überhaupt im Unternehmen geprüft wird, erfolgt die Prüfung beim Steuerberater und im Unternehmen und das elektronisch. Und erst wenn’s da richtig schief läuft, machen sich die Prüfer auf ins Unternehmen und da hilft der Papierbeleg dann auch nicht viel weiter.

Aber selbst mein neuer Steuerberater, der den Angang mit mir sehr gut gemacht hat, indem er:

  • uns eine gemeinsame Schulung vorgeschlagen hat
  • uns vorgeschlagen hat, dass wir gemeinsam vor „unseren“ beiden Programmen sitzen und überlegen, wie der Prozess für alle Beteiligten am Effizientesten laufen kann
  • das ist mitgedacht für den Kunden und ein echter Nutzen für alle Beteiligten

hat Schwierigkeiten seine Gewohnheiten zu ändern und schickt mir immer noch das eine oder andere Papierdokument („weil ich ohnehin gerade einen Umschlag in der Hand hatte für die Rechnung“). Leider müssen Steuerberaterrechnungen in der Tat, im Gegensatz zu vielen anderen Rechnungen, noch handschriftlich unterschrieben werden. Es sei denn, sie tragen eine qualifizierte elektronische Signatur. Doch über die technischen Möglichkeiten und Fähigkeiten verfügen die meisten Kanzleien nicht.

 

 

Fazit: Aus unserer Sicht werden wir im Unternehmen ca. 40 Prozent Arbeitszeit beim Thema Buchhaltung sparen, 100 Prozent mehr gefühlte Sicherheit, dank der revisionssicheren und jederzeit im Zugriff befindlichen Aufbewahrung spüren und nicht zuletzt monatlich drei Ordner weniger Buchhaltung produzieren. Gemeinsam mit einem engagierten Steuerbüro und einem Verantwortlichen im Unternehmen mit Interesse und Biss ist die Umstellung auf eine beleglose Buchhaltung zu schaffen und lohnt sich allemal.

 

Unser Angebot: Wenn Sie einmal echte beleglose und mobile Buchhaltung live sehen wollen, dann laden Sie mich einfach ein und ich bringe unsere Buchhaltung mit.

  • Robert Greguletz 17. Mai 2016 at 21:58 / Antworten

    Hallo Frau Kaden,

    vielen Dank für Ihre Erfahrungen. Ich suche schon länger die “perfekte” Lösung für ein papierloses Büro. Vor kurzem landete ich auf der Website http://www.cloud-steuerberater.de. Ich denke, dass das Konzept der Steuerberaterkanzlei im Zusammenspiel mit einem sehr umfangreichen und effektiven DMS System inkl. DATEV Schnittstelle vielleicht sogar noch geschickter gelöst wurde als bei Scopevisio. Was meinen Sie?

    • Andrea Kaden 23. Mai 2016 at 22:43 / Antworten

      Hallo Herr Greguletz,
      Danke für die Info. Ich kann dazu spontan nicht so viel sagen, da ich die Zugriffsmöglichkeiten seitens der Mandanten noch nicht “in echt” gesehen habe, d.h. noch nicht weiß, wie einfach oder schnell das wirklich funktioniert. Ich werde aber die Kanzlei mal kontakten und mir das ansehen. Scopevisio hat einen großen Mehrwert, wenn Sie einen Buchhalter/in im Hause haben und am Ende nur der Datensatz zum Steuerberater geht. Das Design, die Geschwindigkeit und das Zusammenspiel der Module und Nutzung auf mobilen Geräten ist den Modulen der Datev um Jahre voraus. Nur um die Belege im eigenen DMS zu haben (was zugegebenermaßen auch viel komfortabler ist als bei der Datev)finde ich es zu teuer. Ich nehme gern noch mal Bezug auf Ihre Zeilen, wenn ich mir die obige Lösung angesehen habe. Vielen Dank erst mal für den interessanten Input. Beste Grüße Andrea Kaden

  • Marc 15. Oktober 2014 at 13:54 / Antworten

    ZUGfERD wird hoffentlich schnell bei den Unternehmen umgesetzt.
    DATEV bzw. Unternehmen Online kann ab heute dies entsprechende verarbeiten
    http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=167254
    dh. 100% fehlerfrei Erkennung

  • Marc 12. Oktober 2014 at 19:47 / Antworten

    domainfactory bekomme ich per automatischer Mail (+ Rechnung signiert)
    Kundencenter > Rechnungen > Benachrichtigung (inkl. indiv. Mail-Account** und möglicher Voranmeldung)
    **= bspw. buchhaltung@zeitgewinn-hamburg.de o.ä. + automatischem Filter / Ablage in Upload-Ordner für Belegtransfer

    Rechnungseingangskonto kann auch mit onlinebanking-prog. wie Starmoney abgerufen werden
    (älterer Clip – https://www.youtube.com/watch?v=kEQmN66EDjc )

    @Björn
    der Konnektor ist meines Erachtens viel zu teuer
    wenn man ein US-Mitbewerber nimmt, inkl. WebGUI/Cloud – https://filethis.com/plans/

  • Björn 21. August 2014 at 06:59 / Antworten

    Tolle Übersicht, dass und wie papierlose Buchhaltung wirklich funktioniert. Vor allem, dass Sie sich das Vorgehen vom FA haben schriftlich bestätigen lassen, sollte vielen die Angst nehmen umzustellen.

    Die digitale Buchhaltung funktioniert, ist hocheffizient, spart unfassbar viel Zeit und Geld und es führt in Zukunft kein Weg daran vorbei.

    In 20 Jahren werden die Leute einen schräg angucken, wenn man erzählt wie man jahrelang Briefe aufgemacht hat, Tankquittungen aus dem Handschuhfach im Auto gefischt hat, Rechnungen nicht finden konnte, weil der Kollege im Google Adwords mal wieder das Passwort ändern musste, usw.

    Einen Vorschlag für Euren Prozess haben wir noch. Eure Evernote-Liste mit Download-Links könnt ihr noch ersetzten mit GetMyInvoices, denn unser Tool lädt Euch die Rechnungen auf Knopfdruck von o2 und Domainfactory herunter.

    Schönen Gruß, Björn

    • Andrea Kaden 21. August 2014 at 07:47 / Antworten

      Vielen Dank Björn, danke auch für den Tipp mit GetMyInvoices. Ich werde es heute ausprobieren und berichten.

      • Marc 23. Juli 2015 at 08:57 / Antworten

        wie ist der Test verlaufen?

        • Andrea Kaden 5. August 2015 at 21:04 / Antworten

          Bis jetzt läuft der Test super. Von Anfang an prima ist, dass ich keine SmartCard benötige, nicht Windows über Parallels oder VMWare nutzen muss. Daneben ist es sehr viel leichter als im Auftragswesenmodul von von UO Rechnungen zu erstellen und gleich buchhalterisch zu verarbeiten. Wichtig für eine beleglose Buchhaltung oder deren Vorbereitung im Unternehmen finde ich die Möglichkeit des digitalen Freigabeworkflows für die Rechnungen. Das bietet UO nicht. Zudem gibt es inzwischen auch Apps für mobile Geräte, die das Ansehen von Auswertungen auch unterwegs sehr komfortabel machen. Aber zugegeben, da befinden wir uns dann auch schon in einer sehr anderen Preisklasse als bei Unternehmen online.
          Scopevisio ist viel schneller, ich kann es auf Unternehmerseite mit CRM, DMS und Projektbearbeitungsfunktionen kombinieren.

          Es ist richtig, dass bei UO Upload und Fax möglich ist, aber um ehrlich zu sein, mit Fax beschäftige ich mich nicht mehr und empfehle das auch Kunden nicht mehr.

          Was Sie sagen, mit der Datev-Historie sehe ich auch so. Wa aber meines Erachtens das noch größere Manko ist, dass die Datev nur die Sicht der Steuerberater vertritt und sich nicht darum kümmert, wie der “Endkunde” also der Mandant mit dem Programm umgehen kann. Von einfachem Einstieg/Installation gar nicht zu reden. Viele Steuerberater können ihre Mandanten kaum bei der Implementierung unterstützen, von den im Unternehmen zu ändernden Prozessen gar nicht zu reden.

          Das Problem ist, dass der Schwerpunkt der Datev auf Sicherheit lieg und nicht auf Einfachheit und Schnelligkeit. Ich denke, beides ist heute wichtig. Ein Beispiel: ich wollte von der Datev die Rechnung per E-Mail haben, dafür musste ich ein vier-Seiten Formular unterschreiben, um eine E-Mail zu bekommen, für die ich eine extra Software brauche, um sie zu öffnen. Die Anleitung, um die Rechnung direkt in UO zu bekommen ist drei Seiten lang. Bei aller Bastelfreude, da verlier ich langem die Lust. Scopevisio war in 10 Minuten eingerichtet, der Support antwortet innerhalb eines Tages. Bei der Datev habe ich schon bis zu zehn Tage auf eine E-Mail Antwort gewartet. Sorry, da geht der Ärger wieder mit mir durch:-).

          Es ist schön, wenn die Steuerberater auch Datev nutzen, aber ich als Unternehmerin hätte es gern leicht mit dem Thema Finanzen und möchte es mir ungern schwer machen, “nur” damit der Steuerberater es leicht hat. Dabei versteht es sich von selbst, dass ich versuche, es dem Steuerberater leicht zu machen, aber das hat vornehmlich mit Prozessen zu tun.

          • Marc 18. August 2015 at 09:16 /

            ich meinte “… GetMyInvoices. Ich werde es heute ausprobieren und berichten.”

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