In einem der letzten Artikel über die papierenen Allround Organizer waren Zettel, Post it’s und Blöcke Thema. Im Berufsleben gilt es aus mehreren Gründen diese zu vermeiden:
Nachteile dieser Aufzeichnungsform:
- Zettel können verloren gehen
- es kostet Zeit, sie zu durchsuchen
- es handelt sich oft um Infos, die zum Kunden, Auftrag oder Projekt gehören und für allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen müssten
- Informationen und daraus entstehende Aufgaben sind nicht zugeordnet, nicht terminiert und können leicht übersehen werden
- im Vertretungsfalle finden sich Kollegen nicht zurecht und wissen oft nicht, was dringend zu tun ist
- Zettelwirtschaft wirkt äußerst unprofessionell
Aber warum fällt es den Menschen so schwer vom Papier zum Computer zu wechseln?
Wichtigster Grund ist aus meiner Sicht die jahre- bzw. jahrzehntelange Gewohnheit in der wir festhängen. Um das aufzubrechen müsste es den Menschen im Job viel leichter gemacht werden, den PC anstatt Zettelwirtschaft zu nutzen. Zettel entstehen, wenn man auf die Schnelle nicht weiß wohin sonst mit der Information. Diese Situation entsteht z.B. häufig beim Telefonieren, beim Zuruf eines Kollegen oder auch einem Gedankenblitz, während man an einer völlig anderen Aufgabe arbeitet. In diesen Situationen Verbesserung zu ermöglichen sehe ich im wesentlichen zwei Ansatzpunkte:
a) Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, mit Headset zu telefonieren
b) Mitarbeiter brauchen die richtige Software um schnell und unkompliziert Notizen zu verfassen
Telefonieren mit Headset-Baustein für Teamwissen
In vielen Büros in Deutschland stehen hauptsächlich noch Telefone und Telefonanlagen, bei denen der Hörer per Schnur mit dem Telefon verbunden ist, oder einen Schritt weiter der Telefonhörer wenigstens schon mal kabellos ist. Headsets gehören nur in Callcentern Standard. Dabei wird in vielen Unternehmen trotz E-Mail Nutzung auch noch viel telefoniert.
Aber stellen Sie sich jetzt mal vor:
- Ihr Telefon klingelt
- Sie nehmen den Hörer in die Hand (Rechtshänder nehmen den Hörer meist mit der rechten Hand ab und Linkshänder umgekehrt)
- jetzt wollen Sie etwas mitschreiben
- Sie wechseln den Hörer in die andere Hand, um mit der rechten Hand zu schreiben
- oder Sie klemmen den Hörer zwischen Kopf und Schulter um die Tastatur zu nutzen
Alles sehr umständlich. Mit einer solchen Ausrüstung, die Mitschrift oder Ihre Gedanken zum Telefonat per Tastatur in das entsprechende Programm einzugeben ist mühsam. Selbst wenn Sie willig sind, und den Hörer zwischen Ohr und Schulter klemmen, ist das denkbar unbequem und für längere oder mehrere Telefonate am Stück macht das keinen Spaß.
Was passiert? Die Notizen landen auf einem Zettel. Eigentlich möchte der Mitarbeiter sie noch übertragen, aber schon klingelt das Telefon wieder, die Zettel stapeln sich und bleiben meist liegen. Gar nicht auszudenken, wenn nach ein paar hektischen Tagen ein Mitarbeiter mit dieser Arbeitsweise ausfällt und die Vertretung sich zurecht finden soll.
Die Lösung: Headsets
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Ausrüstung (Headsettaugliche Telefone und Headsets), um ihnen die Umgewöhnung von Zettel- auf Computernutzung so leicht wie möglich zu machen. Sie erhöhen damit auch die Chance, dass alle Kundeninformationen in das CRM, alle Lieferanteninfos in Ihr ERP oder alle Projektinfos zeitnah in die entsprechende Software gelangen.
Headsets haben einen weiteren Vorteil
Untersuchungen in Großraumbüros haben ergeben, dass Mitarbeiter mit Headsets viel leiser telefonieren und sich für längere oder schwierigere Telefonate auch mal zurückziehen können. Beides kommt dem Team zugute. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass in in allen Büros, wo mehrere Personen zusammenarbeiten, über die Lärm- und Störungsbelastung geklagt wird. Jedes Telefonat geht zu Lasten der Konzentration und damit Produktivität der Kollegen im Umkreis
Headsets für das Team sind nun wirklich keine allzu große Investition, zumal Sie gleich „mehrere Fliegen mit einer Klappe“ schlagen.
Ich empfehle jedoch, von den Mitarbeitern nicht zu verlangen, von heute auf Morgen nur noch mit Headset zu telefonieren. Diese Umgewöhnung ist sehr groß und würde vielen Mitarbeitern Stress bereiten. Leiten Sie an, erklären Sie die Vorteile und lassen Sie die Mitarbeiter herausfinden, wie sie von der Nutzung profitieren können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern etwas Zeit, sich umzugewöhnen. Meine Erfahrung ist: wenn die Technik erst einmal vorhanden ist, erinnern sich die Kollegen auch gegenseitig an die Nutzung, da alle davon profitieren.
Nutzung der richtigen Software
Meine Nachfragen bei Mitarbeitern verschiedenster Unternehmen haben ergeben, dass neben der Arbeitsgewohnheit, schnelle Notizen per Hand zu machen, das „Nicht wissen wohin“ im Computer ein gewichtiges Argument für das Festhalten an Zetteln ist. Und in dem meisten Fällen kann ich dieses Argument gut nachvollziehen. Das wiederum hat verschiedene Ursachen:
a) die Mitarbeiter wissen nicht, wie wichtig es für das Teamwissen ist, dass möglichst viele Informationen digitalisiert werden
b) es gibt keine Vorgaben und Mitarbeiter haben keine Idee, in welche der Software genau welche Informationen eingegeben werden soll, z.B. zusätzliche Kundeninfos beim Kunden in den Outlookkontakt oder direkt in SAP oder zum Projekt?
Manchmal höre ich auch das Argument, dass die Software zu langsam sei. Manchmal fällt mir auf, dass die vorhandenen Softwarekenntnisse ungenügend sind und die Mitarbeiter daher nicht schnell die entsprechenden Funktionen nutzen können, erst recht nicht unter Stress. Da scheint der Zettel immer noch der schnellste Weg.
Lösung:
- Erarbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam Möglichkeiten und Richtlinien, welche Information in welches Tool gehört und in welchem Zeitraum dort eingepflegt sein muss.
- Überprüfen Sie, dass alle Mitarbeiter die dafür nötigen Funktionen der Software kennen, wenn nicht schulen Sie.
- Nehmen Sie die Einwände der Mitarbeiter ernst und ziehen Sie in Erwägung ein Tool (z.B. Evernote, OneNote) nur für Notizenbearbeitung anzuschaffen, dann können sich die Mitarbeiter an’s schnelle Digitalisieren gewöhnen und es ist zumindest gewährleistet, dass die Informationen digitalisiert sind und später zugeordnet werden können
- Einigen Sie sich auf Regeln wie Clean Desk Policy und dass am Ende des Tages alle papiernen Informationen verarbeitet sein müssen.
Fazit: Sorgen Sie als erstes dafür, dass Ihre Mitarbeiter, die richtige Hardware (Telefone und Headsets) zur Verfügung haben.
Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche vorhandenen Programme genau für welche Form von Notizen genutzt werden und stellen Sie im Zweifelsfall Ihren Mitarbeitern ein Tool zur Verfügung, das für zumindest für schnelle Mitschriften genutzt werden kann, aber die Umgewöhnung erleichtert.
