Allround-Organizer erleichtert Übergang zum papierlosen Arbeiten
Praktisch in jedem Büro wird heutzutage am Computer gearbeitet. Die meisten Informationen erreichen uns per Computer, die meisten Informationen bearbeiten und versenden wir per Computer. Die vollständige Umstellung auf eine komplett virtuelle Schreib- und Arbeitsfläche ist für viele dennoch noch eine Herausforderung. Die Telefonnotiz, die To Do Liste oder die kurze Idee zwischendurch wird immer noch auf Zettel, Post it’s oder in Collegeblocks geschrieben. Vorweg: diese Dinge aufzuschreiben, anstatt zu versuchen sie im Kopf zu behalten, ist schon mal ein guter Schritt.
Der nächste wichtige Schritt ist, all diese Informationen, die man meist „zwischen Tür und Angel“ erhält, aus denen sich aber häufig weiterführende Aufgaben ergeben, an nur einer Stelle zu sammeln und für das anschließende Abarbeiten und Wiederverwenden nur eine Informationsquelle zu nutzen, am besten eine Art Allround Organizer
Viel zu oft sehe ich noch –zig Zettel, Post ist’s, verschiedenen Blöcke und Notizbücher an einem Arbeitsplatz. Eine lose Zettelsammlung führt zu Sucherei, Hin- und Herräumerei und macht obendrein keinen professionellen Eindruck.
Im Arbeitsleben sollten elektronische Notizen die handgeschriebenen Zettel langsam verdrängen. Aber die Gewohnheit, Sachen schnell auf einen Zettel zu schreiben, statt sie einzutippen, steckt bei vielen Menschen schon seit Schultagen tief drin. Der Griff zum Stift funktioniert schneller, als den Laptop aufzuklappen oder das entsprechende Programm zu öffnen. Die Tastatur zu nutzen fällt erst recht schwer, wenn man in der einen Hand auch noch den Telefonhörer halten muss.
Wer sich schrittweise an den digitalen Schreibtisch gewöhnen möchte, kann beispielsweise anfangen, zunächst seine Zettelei zu reduzieren, statt sie gänzlich ins virtuelle Office zu übertragen.
Und wenn Sie ernsthaft vorhaben, effizienter, professioneller zu arbeiten und Schritt für Schritt auf papierloses Arbeiten umzusatteln, dann kommen Sie als Zwischenschritt um einen papierenen aber professionellen Organizer nicht herum. Ich persönlich benötige ihn nicht mehr, kenne aber im Kunden- Freundes- und Bekanntenkreis viele Leute, denen so ein Organizer eine große Hilfe ist, sich zu strukturieren.
Wichtig ist dabei, dass Sie sich nicht irgendein Notizbuch kaufen (was zugegebenermaßen schon eine kleine Verbesserung gegenüber der Zettelwirtschaft wäre) sondern eines, das Sie
a) schön finden und gern in die Hand nehmen, z.B. kann der Einband ein besonderes Material sein und die Größe sollte stimmen, nicht zu schwer zum Mitnehmen, aber auch nicht zu klein um darin zu schreiben
b) eine gute Aufteilung hat, z.B. könnten Notizen thematisch unterscheidbar sein
c) einen professionellen Eindruck vermittelt, denn Sie wollen den Organizer ja mit in den nächsten Termin, das nächste Meeting oder mit zum Kunden nehmen.
Die althergebrachten Timer kennen wir ja alle und sie sind dafür absolut tauglich. Aber neulich ist mir ein ungewöhnliches und besonders schönes Produkt aufgefallen: TASCHENBEGLEITER der Saarbrücker Marke ROTERFADEN. Funktionalität und Ästhetik finde ich super, den Namen ein bissl sperrig.
Die „freien Organizer“ sehen aus wie ein Buchumschlag, der außen aus vegetabilem Leder, Drucktuch oder ähnlich resistentem Material und innen meist aus Wollfilz besteht. An ihnen sind zwei bis drei Klammern aus Edelstahl befestigt, die alle Notizen, Dokumente, Hefte und sonstigen Papiere in der Umschlaghülle festheften. Das Prinzip soll sicherstellen, dass lose Schriftstücke nicht länger ungeordnet die Arbeitstasche verstopfen oder sich auf dem Schreibtisch auftürmen.
Die TASCHENBEGLEITER sind dazu gedacht, mit der Zettelwirtschaft aufzuräumen, sie aber nicht im Computer oder mobilem Endgerät verschwinden zu lassen. Da es sie in drei verschiedenen DIN-Formaten gibt – DIN A6, DIN A5 und DIN A4 – passen Ihre Lieblingsnotiz- und Blockblätter genau in die Umschlagmappe.
Der Vorteil für den Nutzer: Er kann sich nach und nach an das papierlose Arbeiten anpassen und die TASCHENBEGLEITER sogar als Schnittstelle zwischen Papier und Technik nutzen. In einer Ausführung ist in die Umschlaghülle eine Tasche eingenäht, in die Tablets oder E-Book-Reader passen. Auch für die Kugelschreiber ist in den Stiftschlaufen Platz.
Ich finde, die Taschenbegleiter sind ein Hingucker, was nicht verwundert, denn es werden besondere Materialien verwendet und die Fertigung erfolgt in Handarbeit. Im Online-Shop der Firma ROTERFADEN: www.roterfaden.de, kann man sich einen Taschenbegleiter nach persönlichen Wünschen gestalten.
Fazit:
Wer nicht direkt den Sprung in den digitalen Arbeitsraum wagen, sondern sich erst umgewöhnen möchte, kann langsam seine Flut an Aufzeichnungen verringern und sie an einem Ort, statt an mehreren ablegen. Dafür leisten die TASCHENBEGLEITER eine gute Hilfestellung, denn wo vorher mehrere Ordner, Notizbücher und karierte Blöcke zum Einsatz kamen, reduzieren sie das Nebeneinander von Tools auf ein Organisationswerkzeug.
Fotos: Alfred Ott
