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Mrs. Paperless befragt US-Experten – Teil 2

Posted by Andrea Kaden in Mrs. Paperless on tour, Papierloses Büro 17 Dez 2013

Interview mit James Gibson

Ermuntert durch meinen angenehmen ersten Gesprächspartner Mark Nye bat ich direkt im Anschluss einen zweiten US-IT-Experten zum Gespräch. Auch hier ein freundlich-erstauntes „Oh, you’re from overseas, from great Germany. Welcome!“. Ich war neugierig, wie James Gibson, Director of IT and Business Integration von der American Hospital Association das Thema papierloses Arbeiten beurteilt.

Mrs. Paperless: Mr. Gibson, kann ich mir Ihren Arbeitsalltag bereits papierlos vorstellen?

James Gibson: Ach, das wäre wünschenswert! Leider ist unser aller Alltag noch viel zu paperlastig. Aber ich habe durchgesetzt, dass alle Kollegen, mich natürlich eingeschlossen, konsequent das Microsoft Office Paket nutzen und auch Box kommt schon zum Einsatz.

Mrs. Paperless: Wer gab bei Ihnen den Anstoß zu einer papierlosen Zukunft?

James Gibson: So wie es in deutschen Unternehmen bestimmt auch läuft, die Anordnung kam von ganz oben. Unser CEO ist zum Glück überzeugt davon. Ich denke, nur so kann das Projekt überhaupt starten, die Unternehmensführung muss als Vorbild und mit Überzeugung vorangehen.

Mrs. Paperless: Und nun läuft der papierlose Weg schon reibungslos? Sie haben keine Hindernisse bei sich?

James Gibson: Auch das wäre schön. Trotz der Anordnung von ganz oben setzen die meisten Mitarbeiter das Projekt noch gar nicht oder nur langsam um. Ich stelle fast täglich fest, dass bei der Umstellung das „mindset“ eines jeden schwerer wiegt als die Technik.

Mrs. Paperless: Worin sehen Sie die Gründe für diese persönlichen Hemmnisse?

James Gibson: Menschen sind Gewohnheitstiere und wenn sie dann auch noch mit vielen lokalen Vertretern zusammenarbeiten, wird die Umstellung schon organisatorisch sehr komplex. Den eigenen Leuten intern können Sie das Neue ja noch gut vorleben oder ständig darauf hinweisen. Externe zum Ändern ihrer Arbeitsgewohnheiten zu bewegen, ist eine besondere Herausforderung für uns.

Mrs. Paperless: Was überrascht Sie auf dem Weg in den papierlosen Büroalltag noch?

James Gibson: Oh, mehr als mir lieb ist. So hätte ich, um mal ein Beispiel zu nennen, nie gedacht, dass auch die jüngeren Kollegen, also die unter 35, ebenso dem Papier verhaftet sind wie wir „Alten“. Von wegen „digital generation“… Und es hat mich überrascht, wie unsicher viele Mitarbeiter sind, wenn sie Altes entsorgen sollen. Da ist eine Angst spürbar, Fehler zu machen, mit der ich nicht gerechnet hätte. Kennen Sie diese Arbeitsplätze, an denen sich Erinnerungszettel stapeln? Ich sage dazu „sticky notes are security blankets“.

Mrs. Paperless: Und positive Überraschungen?

James Gibson: Dass die IT-Abteilung ihre Vorreiterrolle erfüllt. Seit ist zwei Jahren stellen wir alles auf das papierlose Arbeiten um und sind inzwischen zu ungefähr achtzig Prozent paperless. Das ist eine tolle Leistung! Nur noch ein Jahr und wir sind vollkommen papierlos, während der Rest der Company bestimmt noch fünf Jahre benötigt.

Mrs. Paperless: Ihr Fazit, Mr. Gibson?

James Gibson: We have to go paperless to work efficiently, there is no doubt!

Mrs. Paperless: Dem schließe ich mich gerne an! Vielen Dank für Ihre Zeit und Einblicke!

James Gibson: You’re very welcome and please call me James!

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