Das Büro von Morgen: Lean Digital Office

Wenn in Unternehmen über Produktivität nachgedacht wird, ist der Blick meist nur auf die Produktion gerichtet. Das ist verständlich und richtig – allerdings wird damit ein großes Optimierungspotential übersehen. Es gibt in vielen Unternehmen in Sachen Effizienzsteigerung quasi einen blinden Fleck. In dem liegt „das Büro“. Ganz davon abgesehen, dass viele Unternehmen ohnehin Dienstleistungsunternehmen sind, deren Basis für die Wissensarbeit und Administration das Office ist. Lean Production ist schon Jahrzehnte ein Begriff, Lean Administration auch schon Jahre. Da ist es doch naheliegend endlich auch ein Lean Digital Office anzustreben.

Das Büro-Ort der Wissensarbeit

Viele Menschen denken, im Büro wird ja „nur“ verwaltet. Oder im Büro werden „lästige“ Dinge getan wie Buchhaltung oder Reisebuchungen oder Präsentationsvorbereitung oder Umsatzberichte. Selbst Marketing oder Verkauf sind nicht das Produkt selbst, das am Ende das Geld verdient.

Das Ergebnis solch selektiver Wahrnehmung ist eine sehr unterschiedliche Evolution in den Unternehmensbereichen: die Produktion wird stromlinienförmig zugespitzt und „das Büro“ „wuchert wild“, solange irgendwie, jedenfalls gefühlt, noch genügend geschafft wird.

Doch genau das wird immer schwieriger. „Das Büro“ schafft immer weniger, weil es schleichend immer mehr Aufgaben bekommen hat. Eine komplexer werdende Umwelt dank Globalisierung und neuer Medien hat eben nicht nur Einfluss auf die Produktion. Dort hat man gemerkt, dass just-in-time Lieferung oder höherer Variantenreichtum oder Fachkräftemangel Optimierungen nötig machen. „Das Büro“ jedoch… das soll eigentlich weiterarbeiten wie bisher. Naja, ein bisschen mehr Email statt Papierpost oder eine ordentliche Homepage schaden dort auch nicht, aber darüber hinaus…? Erschwerend kommt hinzu, dass Effizienz im Büro viel schwerer messbar ist.

So ist die Situation in vielen Unternehmensbüros – zumindest bis sich die Anzeichen mehren, dass irgendetwas nicht mehr flüssig funktioniert oder die Überlastungsklagen der Mitarbeiter zu laut werden. Denn dann beginnt die Suche nach Abhilfe, am besten in Form von Tipps & Tricks für schnelle Linderung. In der Statistik meiner Homepage sehe ich das z.B. an den zahlreichen Aufrufen meiner Seiten zum Thema „Ordnerstruktur“ oder „Tipps und Tricks“.

Selbstverständlich ist eine saubere Ordnerstruktur zur Ablage digitaler Dokumente eine gute Sache. Doch damit wird nur an der Oberfläche gekratzt. Das sind nur kleine Bausteine eines Lean Digital Office. Das wahre Problem der im Vergleich zur Produktion hinterherhinkenden Produktivität in Büros sitzt viel tiefer. Ein Teil des Problems ist sicher, dass Mitarbeitende zwar schon digital arbeiten, aber:

Ordnung und Digitalisierung allein reichen nicht

Aus diesem Grund habe ich den Fokus meiner Tätigkeit verschoben. Ich war lange als „Professional Organizer“ und „Mrs. Paperless“ unterwegs und habe mich um „Ordnung“ und Digitalisierung bemüht. Das sind unzweifelhaft wichtige Teile hoher Produktivität, doch eben nur ein Teile. Das Gesamtbild umfasst mehr. Um das besser auszudrücken, spreche ich inzwischen vom Lean Digital Office (LDO).

Lean steht in LDO für das Ziel: Zukunftsfähigkeit

Heute und in Zukunft soll die Arbeit flüssig und möglichst stressfrei erledigt werden. Das bezeichnet die Produktion schon lange als lean, d.h. schlanke Produktion. Wenn Sie dabei an Abspecken in Form von Kostenreduktion denken, dann ist das zwar nicht falsch, würde jedoch das Bild einseitig färben. Kostenreduktion ist nicht das Ziel bei lean, sondern schlicht ein Ergebnis. Sie entsteht sozusagen im Vorbeigehen.

Digital steht in LDO für Werkzeuge

Durch die Digitalisierung von Kommunikation und Arbeitsergebnissen lässt sich die Zusammenarbeit flüssiger und zügiger gestalten. Computer, Scanner, Apps, die Cloud, das alles sind chancenbietende Hilfsmittel auf dem Weg zum Ziel. Aber natürlich geht es bei meiner Arbeit noch um mehr. Auch die besten Werkzeuge brauchen den kompetenten und denkenden Menschen. Dem sollen sie dienen. Der steht deshalb weiterhin im Mittelpunkt meiner Arbeit. Er ist Ausgangspunkt und Maß. So sehr ich vom Nutzen digitaler Werkzeuge für zukunftsfähige Arbeitsweisen überzeugt bin, es braucht darum herum auch eine passende Organisation der Menschen. Die ist mir ein großes Anliegen.

Office steht in LDO für meinen Tätigkeitsbereich

Ich bin weiterhin Spezialistin für die Arbeit im Büro, d.h. all das, was bisher „im blinden Fleck“ stattgefunden hat. Andere mögen sich um die Produktion, Controlling, Management kümmern. Ich sehe meine Zielgruppe bei den Menschen, die im Büro bisher weitgehend informell zusammenarbeiten und sich an einem Schreibtisch selbst organisieren müssen. Es sind die Knowledge-Worker im weitesten Sinn. Doch ich arbeite mit ihnen nicht in ihrem Fachgebiet, sondern an ihrem Umfeld, an der grundlegenden Form, in der sie verlässlich Ergebnisse liefern sollen.

Derzeit sind „Industrie 4.0“ und „Arbeit 4.0“ in vieler Munde. Ein „Büro 4.0“ mag ich jedoch nicht ausrufen. Ich wüsste nicht, was ich unter einer Versionsnummer 4.0 subsummieren sollte. Lieber bringe ich mit Lean Digital Office auf den Punkt, wofür ich mit meiner Arbeit stehe: