Kennen Sie Ihre Zeitmanagementziele?
Immer wieder werde ich in Sachen Zeitmanagement nach Tipps und Tricks gefragt. Natürlich habe ich zahlreiche Techniken und Tricks auf Lager. Aber zunächst müssen sich die Fragenden eine Gegenfrage meinerseits gefallen lassen, nämlich die, was sie denn mit Zeitmanagement erreichen wollen und was eigentlich ihre Zeitmanagementziele sind.
Zu wissen, was die beruflichen und privaten Ziele, was die persönlichen Werte, Interessen und Fähigkeiten sind, bilden die Bausteine des Fundaments, auf dem die persönliche und Arbeitsorganisation – also Zeitmanagement – aufbauen sollte. Ziel von Zeitmanagement ist es, mit der eigenen Zeit so gewinnbringend wie möglich umzugehen. Und mit gewinnbringend ist nicht zwangsläufig materieller Gewinn gemeint, sondern Gewinn im Hinblick auf die Erreichung der eigenen Ziele im Leben. Idealerweise lassen sich diese Ziele mit denen Ihrer Arbeitswelt vereinbaren.
Ich bin hin und wieder erstaunt, wie wenig Bewusstsein manche Menschen für die eigenen Ziele haben, aber mit Zeitmanagement aus Tagen, Monaten, Jahren das Beste herausholen wollen. Das Beste wofür? Antworten wie:
- täglich noch mehr Mails bearbeiten
- täglich ein leeres Postfach
- pünktlich Feierabend
- weniger Stress
sind sehr kurzfristig gedacht und lassen keinerlei echtes Ziel erkennen, nicht im persönlichen Sinne, aber auch nicht im Sinne des Unternehmens. Viele Menschen versuchen den Tag, eine Reise, den nächsten Einkauf minutiös zu planen, aber planen ihr Leben sowie die Umsetzung ihrer Träume nicht. Das ist für mich erstaunlich.
Antworten wie:
- ich möchte mehr Zeit für die Familie,
- mich weiterbilden oder
- mehr Zeit für meine Hobbys
lassen da schon etwas mehr erkennen. Zwar noch keine sehr konkreten Ziele, aber immerhin schon Vorstellungen und Werte, die sich im Zeitmanagement widerspiegeln sollten.
Vielen Menschen ist auch nicht bewusst, dass Sie ja nicht nur für ihre eigenen Zielen arbeiten müssen, sondern auch mit Zielen und Wünschen der Umgebung konfrontiert sind, die ihr Leben betreffen. Das sind oft Zielvorstellungen und Wünsche von Familie und Freundeskreis oder auch des Arbeitgebers.
Die Zeit als unwiederbringliche Ressource
Kurz: Bevor man sich über Zeitmanagement Gedanken macht, sollte man sich über seine Ziele im Klaren sein und sich bewusst sein, dass die Zeit eine absolut unwiederbringliche Ressource ist.
Sie kennen ja auch den Spruch: Zeit ist Geld. Ja, der ist kurz und knackig, ist aber nur im Unternehmenskontext richtig. Was die persönliche Zeit betrifft, ist er schlichtweg falsch. Geld kann man gewinnen oder verlieren, aber man kann es auch wieder beschaffen. Zeit hingegen nicht. Ihre persönliche Lebenszeit, einmal verronnen, ist nicht wiederzubeschaffen.
Auch mir ist diese Tatsache nicht rund um die Uhr präsent, aber ich übe mich darin und versuche, mein Umfeld zu motivieren, bewusster, freud- und genussvoller mit der wertvollen Zeit umzugehen. Und damit meine ich nicht nur Freizeit, sondern auch Arbeitszeit. Mir macht meine Arbeit großen Spaß und ich glaube daran, dass der Mensch an sich Spaß daran hat, produktiv zu sein, etwas zu schaffen, insbesondere in Bereichen, die ihm liegen. Womit wir wieder bei den Zielen wären.
Es gilt: Bevor Sie Ihre Zeit sorgsam managen, sollten Sie herausfinden, was Sie privat und im Job wirklich erreichen wollen!
Beim schnellen Einstieg, das herauszufinden, hilft Ihnen vielleicht eine kleine Tabelle, die wie folgt aussehen könnte:
| Eigene Ziele | Fremde Ziele | |
|---|---|---|
| kurzfristig | ||
| langfristig |
Tragen Sie dort doch einmal so detailliert wie möglich alle Ziele ein, die Sie persönlich verfolgen plus Ziele aus Ihrem Umfeld, die Auswirkungen auf Ihr Zeitmanagement haben. Schnell werden Sie feststellen, dass sowohl innerhalb Ihrer Ziele Widersprüche auftreten können und erst recht, dass Ihre Ziele zu denen des Umfeldes völlig konträr sind.
Was können kurzfristige eigene Zeitmanagementziele sein?
Beruflich:
- heute noch die Präsentation fertig machen
- diese Woche noch das Projekt in der Firma abschließen
- nächste Woche den Businessplan fertig haben
- …..
Privat:
- diesen Monat Ihre Diplomarbeit abgeben
- heute pünktlich die Firma verlassen, weil Sie einen Termin haben
- diese Woche pünktlich nach Hause, weil Ihr Kind oder der Babysitter krank ist
- …..
Kurzfristige Ziele können Bau- oder Meilensteine der langfristigen Ziele sein, können diesen aber auch widersprechen.
Langfristige eigene Ziele könnten sein:
Beruflich:
- Karriere machen bzw. eine bestimmte Position anstreben
- sich selbständig machen
- promovieren
- im Ausland arbeiten oder gar frühzeitig aussteigen
- nochmal einen völlig neuen Beruf erlernen
Privat:
- Familie gründen oder erweitern
- Haus bauen
- Gesundheitlich fit sein oder werden
- sich ausgiebig den eigenen Hobbys widmen
- spirituelle Entwicklung
Viele Menschen entdecken bereits in der Liste der eigenen Ziele Widersprüche. Karriere machen, Familie gründen, Haus bauen und dabei noch gesund bleiben, ist ein Spagat, der kaum zu schaffen ist, denn jedes dieser Ziele ist sehr zeitaufwendig. Und neben Ihrer kostbaren Ressource Zeit ist es ja zwingend erforderlich, auch die Ressource Geld zu managen. Denn hinsichtlich dieser Ressource können Ziele ebenfalls sehr schnell widersprüchlich sein.
Noch schwieriger wird es, wenn Sie auch noch die fremden Ziele bedenken. Fremde Ziele können gleichermaßen privater und beruflicher Natur sein, genauso wie kurz- und langfristig.
Als kurzfristige fremde Zeitmanagementziele werden häufig genannt:
- Deadlines für eigene Projekte am Arbeitsplatz
- Unterstützung im Team bei fremden Projekten
- Adhoc-Meetings, an denen man teilnehmen muss
- Private „Notfälle“, die persönliche Unterstützung erfordern
Langfristige fremde Zeitmanagementziele könnten sein:
- Ihr Chef möchte, dass Sie eine bestimmte Position erreichen
- ein sehr großes firmeninternes oder Kundenprojekt
- oder aber Ihre Familie wünscht sich mehr Zeit mit Ihnen
Selten befinden sich die fremden und eigenen Ziele völlig im Einklang. Es ist an Ihnen, anhand Ihrer Werte herauszufinden, was für Sie im Leben und im Job erstrebenswert ist und wie Sie die verschiedenen Ziele priorisieren und zusammenführen.
Die Gewichtung der langfristigen Ziele ist natürlich höher, als die der kurzfristigen. Und die langfristigen Ziele zu kennen, hilft enorm, die kurzfristigen abzustecken. Es gibt schon eine Menge Bücher zu diesem Thema. Was mir in Erinnerung geblieben ist: jeden Tag zumindest eine Kleinigkeit für das persönliche langfristige Ziel tun.
Wenn Sie z.B. besonders lange Urlaub oder ein Sabbatical nehmen wollen, bedeutet das meist, dass Sie kurzfristig im Vorfeld mehr Zeit für Vorbereitung und Vorarbeit verplanen müssen. Gleichzeitig müssen Sie natürlich einen Zehn-Stunden-Arbeitstag anders verplanen, als einen achtstündigen, da Sie mit Ihren geistigen und körperlichen Kapazitäten haushalten sollten. Diese Kombination ist ja noch eine einfache.
Schwieriger wird es, wenn Sie im Job mit der jetzigen Position und Gehalt zufrieden sind, aber Ihr Chef Ihnen nahelegt, doch mehr Verantwortung zu übernehmen und Sie wissen, die nächsthöhere Position ist zwangsläufig mit mehr Arbeitszeit verbunden.
Oder Sie wollen sich beruflich weiterentwickeln, vielleicht noch nebenbei studieren, aber Ihre Familie benötigt, z.B. aufgrund von Erkrankung, Ihre zeitliche und finanzielle Unterstützung, kurzfristig oder dauerhaft.
Kombinationsmöglichkeiten Zeitmanagementziele
Die Kombinationsmöglichkeiten sind unzählig. Wichtig ist, dass Sie sich dessen bewusst sind und versuchen, Ihre Zeit anhand Ihrer persönlichen Ziele, Werte und Prioritäten einzuteilen. Ich denke, nur wenn man die eigenen Gestaltungsmöglichkeiten wahrnimmt, hat man eine Chance, dauerhaft zufrieden zu leben und seine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen. Erst wenn Sie wissen, was Sie in den einzelnen Lebensbereichen wollen, macht es Sinn, Zeitmanagement zu nutzen. Ansonsten treten Sie auf der Stelle, sind vielleicht höchst aktiv, aber kommen nicht voran.
Schreiben Sie uns: Was sind Ihre Zeitmanagementziele oder die größte Herausforderung dabei, Ihre Ziele zu erreichen?
Hintergründe, warum die Zeit scheinbar immer so schnell vergeht, wir warten als „doof“ empfinden, wie Sie kostbare Momente ausdehnen können und jede Menge Tipps und Tricks, Ihre Zeit clever zu managen, erfahren Sie in unseren Seminaren.
