Werkzeuge sind nützlich. Sie machen es leichter, unsere Aufgaben zu erledigen. Das gilt für einen Locher wie für eine Textverarbeitungssoftware. Ebenfalls gilt das für Methoden, die einfachen wie die komplizierteren.
Damit Werkzeuge ihren Nutzen entfalten, müssen wir sie beherrschen. Das ist mal leichter und mal schwieriger. Methodenwerkzeuge sind unterschiedlich umfangreich, was ihre Hilfsmittel und Regeln angeht.
Beispiel: Eine ToDo-Liste zu führen, um zuverlässig Aufgaben zu erledigen, ist leicht. Mit einem Personal Kanban Brett zu arbeiten, ist demgegenüber schon etwas schwieriger. Doch nach David Allans „Getting Things Done“ zu arbeiten empfinde zumindest ich als nochmal deutlich schwieriger.
Wenn ich Unternehmen begleite auf dem Weg zum Lean Digital Office, dann kommen natürlich auch Werkzeuge zum Einsatz. Das geschieht im Einvernehmen mit meinen Kunden. Die müssen sie ja schließlich anwenden.
Leider beobachte ich jedoch immer wieder, dass die gewünschten Verbesserungen nicht eintreten. Das macht mich traurig und frustriert meine Kunden. Woran liegt das?
Es gibt wohl mehrere Gründe. Manchmal wird das Werkzeug noch nicht wirklich beherrscht. Manchmal wird es nur sporadisch angewandt, weil alte Arbeitsweisen zunächst noch schneller zum Ergebnis (zu) führen (scheinen). Manchmal jedoch… da geschieht das, was ich sehr schön im folgendem Video dargestellt finde:
Die Methode ist ja denkbar einfach: Aufgaben zuverlässig abarbeiten mit einer ToDo-Liste. Doch das Resultat ist verheerend. Oder? Jedenfalls mir bleibt das Lachen im Halse stecken.
Was ist da schief gegangen mit der einfachen Methode?
Ich nenne es mal „blinder Glaube“. Der Protagonist hat sich der Methode bis zur Blindheit anvertraut. Er hat vollständig daran geglaubt, dass das, was auf der Liste steht, immer treu abzuarbeiten sei. Nachdenken, Abwägen, Reflexion des Umgangs mit der Methode waren nicht sichtbar. Stattdessen naive Fröhlichkeit darüber, dass mit einer ToDo-Liste endlich alles zu flutschen scheint.
Glaube an ein Werkzeug?
Natürlich wird auf keiner realen ToDo-Liste die Selbsttötung stehen. Doch der blinde Glaube an ein Werkzeug führt nach meiner Erfahrung früher oder später zumindest stets zu Schmerzen. Die sind dann u.U. nicht leicht zu deuten, denn man tut doch nur das Richtige, oder? Man folgt der Methode wie aufgetragen. Warum sollte das falsch sein und zu Schmerzen führen?
Ich verstehe diesen Frust. Doch die anzuerkennende Realität ist wohl: jedes Werkzeug hat seine Grenzen.
Wenn wir ein Werkzeug, also auch eine Methode einsetzen, dann dürfen wir nicht den Kopf abschalten. Wir müssen sie bzw. ihre Anwendung im Auge behalten. Augenmaß und Balance sind gefragt. Kein Werkzeug ist perfekt und passt immer – allemal, wo viel im Fluss ist wie im Büro.
Das konkrete Werkzeug scheint mir daher zweitrangig, auch wenn es im Moment nützlich sein mag. Wichtiger sind der Zweck und die dahinter stehenden Prinzipien. Die müssen klar und verstanden sein.
Kein Werkzeug, kein renommierter Name, kein schon investiertes Budget sollte deshalb rechtfertigen, die Praxis nicht mehr zu beobachten und zu hinterfragen. Passt das Werkzeug noch zum Zweck? Stimmen die Regeln wirklich mit den entscheidenden Prinzipien überein?
Bleiben Sie wachsam im Umgang mit Werkzeugen
Meine Empfehlung lautet daher ganz klar: Nutzen Sie Werkzeuge, wo immer sie Ihnen hilfreich erscheinen – doch hüten Sie sich vor blindem Glauben.
Werkzeuge können nicht nur durch scharfe Kanten gefährlich sein. Ihnen wohnt auch stets ein Sog inne, quasi ein Sirenengesang. Der geht vom Versprechen aus, dass eine treue regelhafte Nutzung stets auch zum Erfolg führen wird. Wo der Erfolg (noch) ausbleibt, da wird also wohl die Regel noch nicht genügend eingehalten worden sein.
Das mag so sein – es kann sich allerdings auch um den Einsatz eines Werkzeugs jenseits seiner Nützlichkeitsgrenze handeln. Deshalb: Bleiben Sie wachsam beim Umgang mit Methoden!
Daraus folgt übrigens auch: Halten Sie sich die Möglichkeit offen, das Werkzeug zugunsten eines besseren zu wechseln. Standardisierungen auf ein Werkzeug gehören deshalb ebenfalls zu den Gefahren, die beachtet werden wollen.
