Die Personalverwaltung ist wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Sie verursacht jedoch häufig auch hohen Arbeitsaufwand, der vor allem bei schlechter Organisation oder fehlender IT verwirrend und kompliziert werden kann, Mitarbeiter aber auch Bewerber frustriert. Mittlerweile gibt es jedoch viele Möglichkeiten, auch die Abläufe in Ihrer Personalverwaltung zu optimieren und zu vereinfachen.
HR Optimierung durch Personalsoftware
Eine Möglichkeit, die HR Abläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen, ist die Verwendung von entsprechender Software für die Personalverwaltung. Ein insbesondere in großen Unternehmen bekanntes Programm ist z.B. SAP. Für kleinere Firmen sind Programm-Giganten wie SAP gleich die nächste große Herausforderung. Aber keine Sorge, es gibt Software zur Unterstützung der Personalprozesse in jeder Größenordnung.
Mit Hilfe dieser HR Software lassen sich viele Abläufe automatisieren und vereinfachen. Das führt dazu, dass Sie nicht nur viel Zeit einsparen, sondern unter Umständen auch Probleme oder Fehler vermeiden, da die Software Sie frühzeitig über solche Dinge informiert.
Gute HR Software ist mehr als eine virtuelle Personalakte.
Vorsicht sollten Sie jedoch bei der Wahl der Software walten lassen. Viele Personalprogramme rühmen sich darin, virtuelle Personalakten zu sein und so Ihre Arbeit und HR Verwaltung effizienter zu gestalten. Eine gute Personalsoftware ist jedoch mehr als ein reines Programm für virtuelle Personalakten. Doch welche weiteren Funktionen sind notwendig?
Eine gute Personalsoftware sollte:
- die Digitalisierung von Personalakten einfach machen
- Funktionen, wie Lohnbuchhaltung und Terminverwaltung bieten
- Funktionen Checklisten anzulegen, die z.B. beim Einstellen von Mitarbeitern automatisch bearbeitet werden
- Verwaltung von Urlaubsanträgen ermöglichen
- Betriebsreisen koordinieren können
- Möglichkeit zur Kontrolle der Fort- und Weiterbildung bieten
- und nicht zuletzt die Fähigkeiten der Mitarbeiter darstellen können
Außerdem sollte eine umfangreiche und gut ausgebaute Volltextsuche vorhanden sein, die es Ihnen ermöglicht, systemübergreifend nach verschiedenen Daten oder Datensätzen zu suchen und zu filtern. Möchten Sie etwa wissen, welche Mitarbeiter über eine bestimmte Qualifikation oder Betriebszugehörigkeit verfügen, sollte dies mit wenigen Klicks möglich sein. Aufgaben wie beispielsweise das Erstellen von Arbeitszeugnissen können auch von Programmen wie dem „HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2016“ vereinfacht werden. Zeitaufwändige Formulierungen werden Anhand eines Bewertungsschemas auf den Mitarbeiter zugeschnitten und ersparen dem HR-Mitarbeiter viel Zeit.
Die Lohnbuchhaltung
Gute Personalsoftware kommt mit einer zuverlässigen Lohnbuchhaltung bzw. lässt sich um diese Funktion erweitern oder gar in ein bereits bestehendes System integrieren. Eine gute Software kann dabei nicht nur Lohnabrechnungen erstellen, sondern auch Überstunden, Krankheits- und Urlaubstage sowie Kommissionen, Provisionen, Spesen und andere Kosten mit verwalten. Gehälter sollten sich dabei je nach Gruppe bzw. Beruf festlegen und einfach ändern lassen. Auch individuelle Gehälter, Bonuszahlungen, Gehaltserhöhungen, etc. sollten sich einfach und unkompliziert verwalten lassen.
Datenschutz und -Sicherheit
Eines der wichtigsten Kriterien für eine gute Software zur Personalverwaltung ist der Datenschutz. Die von Ihnen verwalteten Daten sollten sicher sein. Sie sollten nach Möglichkeit intern in Ihrem Unternehmen auf einem eigenen Server oder Computer gespeichert werden. Entscheiden Sie sich für eine Cloudlösung, dann sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass das Unternehmen die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt. Die Übertragung von Daten sollte z.B. verschlüsselt erfolgen und das Unternehmen sollte auch sonst Richtlinien und Standards für die Sicherheit Ihrer Informationen vorhalten. Außerdem sollte es eine Benutzerverwaltung geben, die es ermöglicht, Nutzer mit Berechtigungen hinzuzufügen. Dabei sollte auch die Möglichkeit vorhanden sein, Zugang zu bestimmten Daten zu beschränken bzw. entsprechend einer „Need to Know“ Basis verfügbar zu machen. Außerdem sollte es eine Möglichkeit geben, Personalakten und andere Informationen zeitlich beschränkt zur Verfügung zu stellen, etwa um einer neuen Abteilungsleitung kurzzeitig Einsicht zu gewähren.
Fazit
Die Personalverwaltung kann mit einer guten EDV trotz ihrer Komplexität stark vereinfacht werden. Wichtig ist dabei, dass Sie sich für eine passende Software entscheiden und die oben genannten Punkte Rücksicht beachten. Häufig werden Sie in einer einzelnen Softwarelösung nicht alle Funktionen direkt finden. Ein gutes Programm gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, die Software mit entsprechender Funktionalität zu erweitern oder sie lässt sich in bereits bestehende oder sonst gängige Personalverwaltungsprogramme integrieren. Auf diese Weise können Sie selbst entscheiden, was Sie benötigen und können Neuerungen einfügen, ohne Ihre gesamte EDV umstellen zu müssen.
