Seit Monaten schon beschäftige ich mich wieder intensiver mit dem Thema papierlose Buchhaltung. Inzwischen habe ich ein nahezu papierloses Büro und sehne den Tag herbei, an dem ich auch die papiernen Buchhaltungsbelege nach entsprechender Verarbeitung entsorgen kann. Da die Angaben selbst der befragten Steuerberater, ob Letzteres möglich ist, sehr unterschiedlich waren, habe ich selbst sehr viel recherchiert und mich zumindest schon mal einem Softwaretool intensiver gewidmet.
Meine aktuelle Vorgehensweise bei der Buchhaltung
Ich scanne die Belege, hebe sie aber noch rein chronologisch in Papierform auf, was zeit- und platzmäßig Verschwendung ist. Außerdem finde ich Reisekostenabrechnungen immer wieder mühsam, denn ich mache eine Reisekostenabrechnung und die Steuerberaterin bucht die Belege und nimmt sie damit ein zweites Mal in die Hand. Und nicht zuletzt möchte ich, so viel, wie ich unterwegs bin, auch schon Buchhaltungsvorarbeiten unterwegs erledigen. Daneben habe ich mich auch über meine Steuerberaterin geärgert, als sie mir allen Ernstes sagte, ich solle die Belege per Mail schicken, aber die Originale aufbewahren.
Also habe ich mir Gedanken gemacht, was ich genau will und was für mich die beste Bearbeitung des Themas Buchhaltung in Zukunft wäre.
1. Ziele einer papierlosen Buchhaltung
- jederzeit Zugriff auf die Buchhaltungsbelege und alle Auswertungen
- zeitnahe Buchung und Auswertung
- keine doppelte Ablage
- mittelfristig Vernichtung der Papierbelege nach Verarbeitung
- Einhaltung aller steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben
- Verringerung des Mailverkehrs mit dem Steuerbüro
2. Ideale Prozesse
- Scannen der papiernen Belege im Office oder mobil und direkte Ablage im entsprechenden Ordner im System
- Verarbeitung/Ablage der elektronischen Eingangsrechnungen an der gleichen Stelle im System
- Buchhaltungs-, Steuerberatungsbüro hat Zugriff auf das System und bucht darüber anhand der Scans
- Im Office oder mobil jederzeit Zugriff auf die gescannten und komfortabel-durchsuchbaren Belege
- Zugriff auf die offenen Postenlisten und entsprechende Auswertungen
- Vernichtung der Belege
3. Themen, die bei den Punkten 1. und 2. zu berücksichtigen sind
3.1. Soft- und Hardware
- Software muss cloudbasiert sein
- sie muss eine gute Usability aufweisen
- der Steuerberater muss auf die von mir gescannten Belege Zugriff haben, das Programm bedienen können
- alle gesetzlichen Voraussetzungen hinsichtlich der Bearbeitung der Scans und Archivierung müssen erfüllt sein
- die Cloudlösung sollte betriebssystemunabhängig sein, denn ich arbeite mit Windows und Mac und möchte von allen Geräten unkompliziert Zugang haben, wobei ich an den mobilen Devices nicht vollumfängliche Funktionen erwarte
- die Hardware, insbesondere Scanner, muss professionell, aber nicht zu investitionsintensiv sein
3.2 Welche gesetzlichen Regelungen, steuerlichen Richtlinien müssen beachtet werden und was ist der Aufwand dafür?
- Was gibt es zu beachten in Sachen Zugriffsrechte, Datensicherheit?
- Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung?
- Gibt es Vorschriften für die Prozesse im Unternehmen?
Zu Punkt 3.2 wird man im Internet schnell fündig:
Viele Blogbeiträge, einige auch von Steuerberatern und Softwareherstellern, sagen dazu folgendes:
- elektronische Belege müssen elektronisch aufbewahrt und lesbar vorgehalten werden
- dafür gilt die gleiche Frist wie für papierne Belege, sechs oder zehn Jahre
- papierne Belege können für die Verarbeitung gescannt und dann vernichtet werden, wenn folgende drei Bedingungen erfüllt sind:
a) ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Grundlage ist der §14 HGB )
b) ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem (Grundlage sind die GoBS )
c) Zugriffsmöglichkeiten, z.B. für eine Steuerprüfung (Grundlage sind die GdPDU )
Das klingt zunächst kurz und knackig, lohnt jedoch allemal eine genauere Betrachtung. Punkt b) und c) sind noch relativ leicht umzusetzen. Zu Punkt a) muss man sich in jedem Fall genauer Gedanken machen, was ich nächste Woche an dieser Stelle machen werde.
Vielleicht fragen sie sich, warum ich das alles so detailliert beschreibe? Ich halte es für sehr wichtig, dass Sie als Unternehmer/in oder Finanzverantwortlicher genau wissen, was Sie sich von Ihrem Steuerberatungsbüro wünschen und was Sie erwarten können. Ich möchte auf keinen Fall Steuerberatungsbüros die steuerliche Kompetenz absprechen. Es ist nur so, dass allein im Steuerrecht auf dem aktuellen Stand zu bleiben, sehr aufwendig ist und für viele Steuerberater bleibt da nicht mehr viel Zeit und/oder auch Interesse, mit dem „ganzen technischen Kram“ noch „up to date“ zu bleiben. Viele Steuerberater akzeptieren inzwischen elektronische Belege, sind aber noch nicht mit den Prozesse vertraut, die Papierbelege überflüssig machen. Vielleicht können Sie Ihre Steuerberatungsbüros „locken“, mit Ihnen gemeinsam den Schritt der Modernisierung zu gehen.
