Ordner im papierlosen Büro: Die Ausnahme bestätigt manchmal die Regel
Laut einer Erhebung des Verbandes Deutscher Papierfabriken verbraucht jeder Deutsche pro Jahr 244 Kilogramm Papier. Dieses hohe Aufkommen, das vor allem auf bürokratische Vorgänge zurückzuführen ist, beschert der Bundesrepublik innerhalb der EU den Spitzenplatz. Doch es tut sich etwas: Das papierlose Büro ist auf dem Vormarsch. Neben vielen Stärken hat diese effiziente und umweltfreundliche Lösung nur sehr wenige Defizite.
Papier-Verzicht als „organisch-kulturelle-soziale Hürde“?
Der Gedanke, dass proppenvolle Kellerarchive irgendwann einmal der Vergangenheit angehören könnten, ist eigentlich zu schön um wahr zu sein. Dabei ist zeitaufwendiges Drucken, Kopieren, Archivieren und Suchen eigentlich schon lange nicht mehr notwendig. Die Idee des papierlosen Büros besteht nämlich bereits seit den 1980er Jahren. Auch zuverlässige Dokumentenverwaltungssysteme und elektronische Kommunikationsmittel haben noch im alten Jahrtausend in deutschen Unternehmen Einzug gehalten.
Trotzdem ist der Vormarsch des papierlosen Büros eher ein Marathonlauf als ein Sprint. Glaubt man dem deutschen Unternehmensberater und Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer, hat dies mit einer tief verwurzelten Haltung zu tun: „Das Wegnehmen des Papiers in Büroprozessen ist eine organisatorisch-kulturelle-soziale Hürde.“ Ein Sacharbeiter, der seit 30 Jahren seine Kopien ordentlich in Aktenordnern abheftet, sei „für eine papierlose Arbeitsweise nun einmal weniger empfänglich als die junge Generation, die mit dem Smartphone, dem Tablet und dem Web aufgewachsen ist.“
Die Vorteile des papierlosen Büros
Weil diese junge Generation aber nicht nur auf den unteren Ebenen, sondern mittel- und langfristig auch auf der Führungsebene immer stärker vertreten sein wird, sagen Experten den Aufschwung des papierlosen Büros voraus. Immerhin hat dieses System auch und gerade für Firmen mit einem großen Datenaufkommen viele Vorteile.
- Der Verbrauch von Papier, Druckern oder Tonern kann deutlich reduziert werden.
- Das schont den Etat und die Umwelt.Die Arbeitszeit der Mitarbeiter kann wesentlich effizienter genutzt werden, weil die Vervielfältigung und Archivierung auf Papier entfällt.
- Die Einsparung von Vervielfältigungs- und Archivierungsflächen bietet neue Möglichkeiten bei der Nutzung der Büroräumlichkeiten.
- Daten können mithilfe einer Software, eines Netzwerks oder einer Cloud für alle involvierten Personen in Echtzeit und unbeschränkt verfügbar gemacht werden.
- Die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Dokument-Passagen kann mithilfe von digitalen Suchwerkzeugen von Minuten oder gar Stunden auf Sekunden reduziert werden.
Komplett papierfrei funktioniert es noch nicht ganz
Mit der Umstellung auf ein papierloses Büro werden viele Potenziale freigesetzt. Allerdings ist eine Ad-hoc-Reform nicht ganz unproblematisch. Ein solcher Prozess bedarf einer vorausschauenden Planung mit mehreren Milestones.
Weiterhin wird es ein komplett papierfreies Büro bis auf weiteres vermutlich nicht geben können. Bei allen Vorteilen hat auch dieses System seine Grenzen: Denn auch wenn sich ein Großteil der Daten digital sammeln lässt, müssen besonders wichtige Dokumente wie Verträge, Urkunden, Fotos oder Steuerunterlagen immer auch im Original auf Papier vorliegen, um so Rechtssicherheit zu schaffen. Zudem schützen einige Unternehmen so vor Datenklau (mehr Infos hier) und sichert sich für den Fall eines Systemabsturzes oder eines Stromausfalls ab.
Diese Ausnahme bestätigt die Regel beim ansonsten schlüssigen Prinzip des papierlosen Büros. Unternehmen und auch Privatpersonen können aus dieser Not aber gewissermaßen eine Tugend machen, indem sie ihre wichtigsten Unterlagen auf Papier in individuell gestalteten Ordnern unterbringen, die sich nahtlos und harmonisch ins Gesamtbild der Firma und des Büros einfügen und das Arbeitsplatzumfeld sogar stilistisch mitgestalten und das Corporate Design zum Ausdruck bringen.
