Nächste Woche am 24.10. ist es soweit: Der World Paper Free Day, kurz WPFD, findet zum vierten Mal in Folge statt. Vor allem von der US-Papierindustrie wurde dieser Tag anfangs als lächerlich abgetan, sah man doch sein Geschäftsfeld in Gefahr. Mit dem omnipräsenten Gebrauch des Wortes „Nachhaltigkeit“ wollte allerdings auch diese Branche dann mitreden können und unterstützt nun bewusst umweltverträgliche Projekte.
Worum geht es beim WPFD?
Die AIIM und andere Organisationen rund um den Globus erinnern seit vier Jahren mit diesem Tag daran, als Unternehmen genau zu überprüfen, wo man in Sachen Paperless eigentlich steht. Es wird angeregt, an diesem Tag einmal ganz bewusst „drastische“ Maßnahmen zu ergreifen, wie zum Beispiel:
- überhaupt nichts auszudrucken,
- nichts per Papier zu faxen,
- einen Businessprozess zu initiieren, der die Papierverschwendung im Büro zukünftig reduzieren kann,
- an einem lokalen „Paper-Free-Event“ teilzunehmen oder selbst eines zu gestalten.
Die Facebook-Gruppe zum #WPFD: https://www.facebook.com/#!/groups/WorldPaperFreeDay/
Der Facebook-Event zum #WPFD: https://www.facebook.com/#!/events/244844172265308/
Das papierlose Büro ist schon lange kein Mythos mehr
Die Stimmen, die dies immer noch verbreiten, werden immer leiser und weniger, geht es doch einer breiten (Business-) Öffentlichkeit um clevere und bewusste Papierreduzierung. Rechtliche bzw. gesetzliche Vorgaben in Sachen Umweltschutz haben die Unternehmen in der jüngeren Vergangenheit allerdings nur das Mindestmaß an Maßnahmen ergreifen lassen. Erst die Erkenntnis, dass eine starke Papierreduktion enorme Kosten spart, führte zu einem Umdenken hin zu ernsthafteren und einschneidenden Umweltmaßnahmen bei den Businessprozessen. Das ist uns allen ja bestens bekannt, Kostenreduzierung ist oft das wichtigste und ausschlaggebende Argument.
In meiner Funktion als Mrs. Paperless muss ich hinzufügen, dass nicht allein durch den verminderten Papiereinsatz Kosten gesenkt werden, sondern auch durch die damit einhergehende Beschleunigung in den Arbeitsprozessen.
Gerne erläutere ich mein Argument kurz genauer:
- Die Zeit, um Kunden zu antworten, wird ohne aufzusetzendes Schriftstück deutlich verringert. E-Mail oder Telefon sind nun mal schneller in der Anwendung.
- Dokumente lassen sich anhand digitaler Ordner leichter teilen und wiederfinden.
- Damit wird eine „echte Mobilität“ erreicht, denn der Zugriff auf alle Informationen wird für das Team zu jeder Zeit, von jedem Ort aus ermöglicht.
- Pflege, raum- und zeitaufwändiger Ablage- bzw. Archivierungsplatz wird gespart.
Trotz der genannten positiven Auswirkungen ist aus meiner Sicht allerdings entscheidend, ob jede Unternehmenskultur schon bereit dafür ist? Nur die vorhandene Technologie alleine genügt nicht für eine Durchsetzung des papierlosen Büros.
Die Papiernutzung reduziert sich nicht von allein
Ich muss es wohl nicht groß betonen, aber ohne Initiativen, Incentives oder gar Vorschriften seitens des Managements wird nicht viel in Sachen „papierlos“ passieren. Ganz menschlich betrachtet, halten wir alle gern an dem fest, was wir schon kennen. Veränderungen bedeuten für Mitarbeiter immer einen Zeitaufwand und das Ablegen einer gewissen Bequemlichkeit.
Für mich bedeutet Papierreduktion in einem Unternehmen immer das Ergebnis einer perfekten Organisation, d.h. optimalen Arbeitsprozessen und nicht der Erfüllung eines reinen, egoistischen oder gar eitlen Selbstzwecks. Die Optimierung der Arbeitsprozesse sollte in Unternehmen permanent stattfinden, zum operativen internen Geschäft dazu gehören, aber die Realität sieht meist anders aus.
Als Mrs. Paperless ist der WPFD jedes Jahr für mich ein wunderbarer Anlass, um noch einmal an diese umweltgerechte Papierreduktion zu erinnern.
Was ich hiermit getan habe 😉
Und wenn Sie sich fragen, was denn mein weiterer Beitrag sein wird, verweise ich gerne auf meine „Selbstverpflichtung zum World Paper Free Day“:
Of course I’ll join the WPFD on 24th of October. My Business is almost paper free, but there is still room for improvement. That’s why I incite myself and want to incite friends and customers as well: For every package of paper that I buy fromm the 24th of October 2013 until the 24th October 2014 I’ll donate 5 € to KOPF, HAND + FUSS gGmbH . For every friend or customer of mine who’ll do the same I put 5 € on top.
