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Ordner in Büros haben verschiedene Funktionen. Zum einen dienen sie im sogenannten dynamischen Bereich des Büros - meist in der Nähe des Schreibtisches- als Zwischenablage und werden für laufende Vorgänge, Projekte oder als Nachschlagewerke genutzt. Diese Ordner werden mehrmals am Tag oder zumindest mehrmals in der Woche in die Hand genommen. Zum anderen sind Ordner immer noch das häufigste Ordnungsmittel zur Archivierung. 
Auch wenn die Tendenz in vielen Büros in Richtung Papierreduktion geht, gibt es in vielen Büros und Homeoffices noch Ordner. Um effizient damit arbeiten zu können und gleichzeitig für ein professionelles Äußeres zu sorgen, gibt es ein paar einfache Tricks. Zunächst einmal sollten die Ordner klar und übersichtlich beschriftet sein, so dass der Inhalt schnell erfassbar ist. Dabei gibt es einiges zu beachten. 
Lust und Last des Aufräumens Es ist ein Phänomen: obwohl die meisten Menschen wissen, wie befreit und erleichtert sie sich nach einer Aufräumaktion fühlen, schieben sie das Aufräumen vor sich her, ganz egal, ob es sich um’s Büro, Kleiderschrank oder den Dachboden handelt. Aber: Ist es Ihnen auch schon mal aufgefallen, dass viele Menschen das Aufräumen als minderwertige Tätigkeit ansehen und dennoch: Freunde und Kollegen stolz berichten, dass sie endlich das Büro, oder den Dachboden aufgeräumt haben? 
Auf dem Weg zu papierlosen Büro müssen Sie sich auch fragen: wie entstehen die Papierberge oder die Zettelwirtschaft? Mit der Papierflut, die von außen auf uns einströmt, haben wir uns schon beschäftigt. Ehrlicherweise muss man aber auch sagen, dass die meisten Menschen im Büro auch selbst eine ganze Menge Papier produzieren. Wie kann man das ändern? 
6. Entscheiden Sie jetzt! Der meiste Office-„Müll“ ist schlicht und einfach Resultat von Entscheidungsvermeidung. Entscheiden Sie jetzt, wo die Unterlagen hingehören. Dafür benötigen Sie nur einige Sekunden länger, aber Sie vermeiden die Stapelbildung von vermiedenen Entscheidungen, mit denen Sie sich am Ende doch wieder beschäftigen müssen. 
Sie wollen Papier reduzieren? Papierloses Büro bedeutet natürlich nicht, dass Sie künftig alles was Sie ins Haus bekommen einscannen sollen. Sondern im ersten Schritt muss man sich überlegen, wie kann man das Papier reduzieren. Das beginnt damit, nach den Papierquellen zu suchen und diese einzudämmen. Man muss sich fragen wo kommt das ganze Papier eigentlich her? 
An anderer Stelle habe ich es schon kurz erwähnt, an den Arbeitsmitteln im Büro zu sparen, ist der absolut falsche Weg. Ich erinnere mich gut an frühere Zeiten als Angestellte und erlebe es auch bei Kunden immer wieder: es wird das billigste und oft auch hässlichste Büromaterial eingekauft. Hauptsache das Budget wird geschont. Oft bewegen sich die eingesparten Beträge im Cent-Bereich und es wird völlig vernachlässigt, wie viel Geld und Zeit mit schlechtem Arbeitsmaterial verschwendet wird. 
Erste Schritte geschafft, aber wie gelingt nachhaltiger Erfolg? Nun haben Sie schon einmal Ihren Schreibtisch leer gemacht. Haben Sie es geschafft, diesen Zustand auch ein paar Tage zu halten? Das ist nicht leicht, weil es in vielen Fällen notwendig ist, die eigenen Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Hier ein paar Tipps, wie es gelingen kann, dauerhaft organisierter zu arbeiten: 
Leerer Schreibtisch – mit gutem Gefühl ins Wochenende! Letze Woche gab es an dieser Stelle die Einsteigertipps für einen leeren Schreibtisch. Konnten Sie etwas umsetzen? Wie sieht Ihr Schreibtisch heute aus? Wäre es nicht eine schöne Vorstellung am Montagmorgen einen leeren aufgeräumten Schreibtisch vorzufinden? 
Ein leerer Schreibtisch ist der erste Schritt zu mehr Effizienz im Büro und auf dem Weg zum papierlosen Büro. Wer seinen Arbeitsplatz im Griff hat, kann besser im Team arbeiten. Aber wie anfangen? |
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