Analysephase der Lean Administration
Ziel der Analyse soll die Vorbereitung auf die Umstrukturierung der Prozesse durch die Identifikation der Wertschöpfungstätigkeiten sein. Sie stellt den ersten Schritt auf dem Weg zur Lean Administration dar. Nach abgeschlossener Ist-Analyse sollen folgende Fragen beantwortet werden können:
- Welche Prozesse sind verbesserungsfähig und noch wichtiger, welche sind überhaupt verbesserungswürdig? Sich über den optimalen Ablauf von überflüssiger Arbeit zu Gedanken zu machen wäre Zeitverschwendung.
- Wie oft werden diese Prozesse durchlaufen?
- Wie laufen diese Prozesse im Detail ab?
- Wie lange dauern die einzelnen Tätigkeiten in diesen Prozessen?
- Was kosten diese Prozesse?
Ein mehrstufiges Analysesystem deckt die Informationsbeschaffung auf allen Prozessebenen ab. Die Auswahl der Analysemethoden sollte sich nach den gewünschten Zielen richten.
Gängige Analysemethoden
- Unternehmens-/Organisationsstrukturanalyse
- Auftragsstrukturanalyse
- Wertstromanalyse
- Tätigkeitsstrukturanalyse
- Informationsstrukturanalyse
- Kostenstrukturanalyse
Aus den gewonnenen Informationen können Sie Maßnahmen zur Optimierung ableiten. Als Nebeneffekt erhalten Sie aus den Analysen auch einen Überblick in Form von Kennzahlen über die aktuelle Kostenstruktur im Bereich der Dienstleistungs- und Verwaltungstätigkeiten. Durch sinnvolle Kombination der Einzelergebnisse entsteht ein Gesamtbild, das alle Prozesseigenschaften wie Durchlaufzeit, Zeit für Rückfragen, Kosten etc. darstellt. Ich empfehle eine ausführliche Analysephase, um blindem Aktionismus und vorschnellen Entscheidungen vorzubeugen, die durch Voreingenommenheit bezüglich der vermeintlichen Unternehmensschwachstellen entsteht. Nutzen Sie die fundierte Analyse als objektive Voraussetzung für die spätere Umsetzung konkreter Maßnahmen!
Lesen Sie hier weiter zu „Optimierungsphase der Lean Administration“ und meiner Arbeitsweise!
