Lernen und genießen Sie die Arbeit in einem nachhaltigen, schlanken und digitalen Büro, das Ihre Tätigkeit deutlich erleichtert. Mit Reduktion und Konzentration auf das Wesentliche gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben und am Arbeitsplatz. Wir inspirieren, motivieren, begleiten und stärken Sie auf dem Weg dorthin.
„Green“ steht am Anfang unseres Slogans, weil es für uns inzwischen Teil der Antwort nach dem „Warum?“ geworden ist. Effizienz und Gewinnsteigerung reichen uns in unserem Unternehmen schon lange nicht mehr aus. Sie alleine sind nicht genug, um Mitarbeiter so zu motivieren, dass sie Change-Prozesse nicht nur erdulden, sondern diese aktiv mitgestalten. Die Notwendigkeit, nachhaltig zu leben und zu arbeiten, ist für uns (und inzwischen viele andere) einleuchtend. Immer mehr Menschen leisten ihren Beitrag. In unserem Kontext heißt das nicht nur Papier, Büromaterial, Platz und Fahrtkosten zu sparen. Ferner umfasst das auch die Mühe auf sich zu nehmen, die Arbeitsgewohnheiten des Teams, aber auch die eigenen, immer wieder zu hinterfragen und bei Bedarf zu ändern. „Lean“ ist für uns mehr als Methode. „Lean“ (schlank) ist unsere Lebens- und Arbeitsphilosophie, um verschwendungsfrei Kundenwert zu generieren und nachhaltig zu leben. „Green“ beantwortet die Frage nach dem „Warum?“, „Lean“ das „Wie?“. Mit Einführung und Umsetzung von Lean Administration helfen wir Ihnen, die Komplexität von Verwaltungsprozessen zu reduzieren und die Abläufe effizienter zu gestalten. Nur mit schlanken Prozessen können Sie für Ihre Kunden die größtmögliche Wertschöpfung generieren. Bei Lean Administration geht es uns nicht nur darum, Büroarbeit effizient zu organisieren. Ziel ist auch, dass Sie schnell auf sich ändernde Markt- und Kundenanforderungen reagieren können. Unsere Spezialität sind schlanke, effiziente und digitale Prozesse im Büro. Kontinuierlich optimierte Abläufe im Office sind heute unausweichlich digital abgebildet. Diese Prozesse sind die Vorstufe zur Automatisierung, die wiederum die nächste Stufe der Effizienzsteigerung darstellt. „Digital“ beantwortet für uns die Frage nach dem „Wie?“ – wie man schlankes und nachhaltiges Arbeiten erreichen kann. Wir glauben aber auch daran, dass trotz Digitalisierung und Automatisierung, noch Menschen im Office gebraucht werden – allerdings mit anderen Kompetenzen: Kreativität, eigenständiges Denken und Entwickeln von Neuem. Kundenorientierung sollte für Unternehmen höchste Priorität haben. Neue Produkte und Dienstleistungen müssen schnell auf den Markt gebracht und vorhandene Produkte schnell angepasst werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer innovativ den Markt anführen will, muss kreativer und noch schneller sein. Die fortschreitende Digitalisierung erhöht den Änderungsdruck kontinuierlich. Traditionelle Unternehmen, mit einer funktionalen Ablauforganisation können die geforderte Geschwindigkeit kaum mehr leisten. Hierarchien, verbunden mit langwierigen Kommunikations- und Entscheidungswegen, verlangsamen. Starre Abteilungsgrenzen und rein funktionale Führungsverantwortung sind ebenfalls nicht geeignet, den Herausforderungen des Marktes gerecht zu werden. Prozessorientierte Unternehmen haben dagegen einen großen Vorteil. Ihr Fokus liegt auf bereichsübergreifenden Kundenprozessen. Prozessführungskräfte können schnell entscheiden und den Prozess anpassen. Wir unterstützen Sie bei der Umgestaltung Ihrer Organisation. Je nach Reifegrad Ihres Unternehmens beim Thema Geschäftsprozess Management, häufig auch als BPM (Business Process Management) bezeichnet, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie wir Sie unterstützen können. Wenn Sie am Anfang stehen, und Ihre Unternehmensorganisation vollständig verändern wollen, sollten wir mit einer Analyse des Status Quo beginnen und die Ziele festlegen. Danach entwerfen wir gemeinsam das neue Prozessmodell, designen danach die idealen Prozessketten. Nach entsprechender Priorisierung modellieren wir Einzelprozesse bis ins Detail, um das Fundament für weitere Standardisierung und Automatisierung zu legen. Parallel sollten jedoch die Maßnahmen, die auf Führungskräfteebene notwendig sind, wie Prozessverantwortliche festlegen, die vertikale Hierarchie aufbrechen und mit der Prozessorganisation harmonieren, in Angriff genommen werden. Hierfür ist Change-Management Erfahrungen erforderlich, die wir aus vielen, insbesondere Digitalisierungsprojekten, mitbringen Wenn Sie schon Ihre Prozesse kennen, sie lediglich „nur“ optimieren, standardisieren, visualisieren, dokumentieren und schulen wollen, stehen wir Ihnen auch gern mit umfangreicher Expertise zur Seite. Ganz pragmatisch stellen wir Ihnen Visualisierungsmethoden auf verschiedenen Stufen vor und modellieren und dokumentieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse. Hierbei verfolgen wir neben der Prozessvisualisierung ein weiteres Ziel: Sie und Ihre Mitarbeitenden sollen in die Lage versetzt werden, künftig selbst, mit einer universellen Zeichensprache (BPMN), Prozesse zu visualisieren, modellieren und Fallstricke oder unnötige Schleifen zu erkennen. Je nach Verwendungszweck der Visualisierung arbeiten wir mit unterschiedlichen Visualisierungsmethoden. Keine Sorge, niemand wird, ohne Schwimmen zu können, in den BPMN-Pool geworfen :-). Wir sind gerade dabei, das Informationszeitalter hinter uns zu lassen und in das sog. (noch) Postinformationszeitalter einzutreten. Schon in den letzten Jahren hatten wir keine Not, Daten und Informationen zu bekommen. Die Herausforderung bestand und besteht darin, Qualität und Sinnhaftigkeit schnell zu bewerten. Effiziente Prozesse und geeignete Werkzeuge helfen dabei, aus der Daten- und Informationsflut Werte und Wissen zu generieren. Es ist Ihre strategische Aufgabe, sich für die richtigen Tools zu entscheiden. Klar, strukturiert, manchmal fordernd, aber immer motivierend und herstellerneutral führen wir Sie durch den Prozess der Entscheidung für eine neue Software. Wir analysieren mit Ihnen die aktuellen Prozesse, heutige und zukünftige Anforderungen, bieten eine Vorauswahl und begleiten Sie bis zur Einführung. Digitales Arbeiten ist heutzutage wirklich nichts Neues. In vielen Unternehmen sind bereits zahlreiche digitale Tools vorhanden. Neben ERP-, DMS-, CRM-Systemen meist auch Office-Anwendungen wie die G-Suite, Microsoft 365 oder auch Projektmanagementtools wie KanBo, Meistertask, Trello o.ä. Für viele Mitarbeiter und Teams ist es nicht ein Mangel an Möglichkeiten, digital zu arbeiten, sondern ein Mangel an Klarheit, welche Informationsart wohin gehört und welcher Prozess mit welchen Details in welchem Tool abgebildet wird – und warum. Wir unterstützen Sie dabei, klare nachvollziehbare Prozesse der Daten- und Informationsverarbeitung mit den vorhandenen Tools abzubilden und gemeinsam „Spielregeln“ zu erstellen. An diese werden sich alle halten können, weil sie gemeinsam erarbeitet und verstanden wurden. Der prozentuale Anteil von Projektarbeit steigt bei Wissensarbeitern im Office kontinuierlich. Das betrifft die Tätigkeit für Kunden ebenso wie interne Administrations- und Entwicklungsaufgaben. Routinetätigkeiten im Office werden erst standardisiert, nachfolgend automatisiert. Dieser Wandel wird durch Projekte umgesetzt. Dennoch wird der Anteil an Projektarbeit häufig unterschätzt. Eine bessere Charakterisierung Ihrer täglichen Aufgaben, die eventuelle Klassifizierung als Projekt, würde helfen, geeignetere (Projektmanagement-) Methoden und digitale Werkzeuge zu wählen. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Aufgaben hinschauen und mit welchen Methoden und Tools diese am besten zu bewerkstelligen sind. Agilität und agiles Projektmangement boomen. Dennoch hat das klassische Projektmanagement noch nicht ganz ausgedient. Um verschiedenste Projekte erfolgreich leiten oder zuarbeiten zu können, sollten Sie genau wissen, welche Methode sich am besten für welche Projektart eignet. Bei bestimmten Konstellationen könnte sogar ein Mix eher zu Ihrem Erfolg führen. Wir vermitteln Ihnen die theoretischen Grundkenntnisse beider Methoden und unterstützen Sie bei der schnellen Transformation dieses Wissens auf Ihre Projekte. Die Vermittlung findet immer schon im Hinblick auf die Umsetzung in digitalen Tools statt, damit Sie schnell ins Tun kommen. Die Auswahl an Projektmanagementtools ist vielfältig – gefühlt gibt es jeden Monat einen neuen Anbieter. Viele weisen umfangreiche Funktonalität und ein ansprechendes Design auf. Darüber hinaus sind die meisten per se nicht schwer zu bedienen. Sie als Nutzer sind vor „nur“ zwei Herausforderungen gestellt. Zum einen müssen Sie sich für ein Tool entscheiden, d.h. Ihre heutigen und zukünftigen Anforderungen kennen. Zum anderen gilt es nach der Entscheidung Ihre Projektstrukturen und Prozesse in dem jeweiligen Tool abzubilden. Bei beiden Herausforderungen stehen wir Ihnen mit viel Erfahrung, Rat und Tat zur Seite. Virtuelle Zusammenarbeit (auch „remote work“ genannt) ist gekommen, um zu bleiben. Seit Jahren steigt die Anzahl der Unternehmen, die erkennen, dass Produktivität und Zufriedenheit nicht an einen festen Arbeitsplatz im Office gebunden sind. Die technischen Möglichkeiten von fast überall zu arbeiten gibt es schon lange, auch DSGVO konform. Viele Unternehmen haben bereits einen großen Schritt in Sachen Home- und mobiles Office gemacht – dieser war aber vor allem der puren Notwendigkeit gegenüber den Herausforderungen im 2020 geschuldet. Das tiefe Bewusstsein über die vielen Vorteile von virtueller Zusammenarbeit, das volle Vertrauen in die Mitarbeiter, das Beherrschen der neuen Methoden, Führungswege und Tools – das alles ist aus meiner Erfahrung vielerorts noch ausbaufähig. Erst nach deren vollen Entfaltung sehen wirklich alle Beteiligten einen Gewinn in virtueller Zusammenarbeit. Was meinen Sie? Virtuelle Zusammenarbeit bedeutet keinesfalls, dass man die bisherigen Zusammenarbeitsmethoden einfach digital und an getrennten Orten abbildet. Damit verliert man mehr als man gewinnt. Um virtuell effizient erfolgreich zusammenzuarbeiten muss man sich zuerst über die Prozesse im Office im Klaren sein. Wie wird der Content erstellt, wie kommuniziert man, wie wird in Projekten die Zusammenarbeit koordiniert… Einfach nur Office 365 oder ein anderes Tool einführen und auf effiziente digitale Zusammenarbeit hoffen, bringt gar nichts. Analoge Meetings im Fließbandtakt auf Teams oder Zoom zu verlagern ist keine produktivitätsfördernde Maßnahme. Wir unterstützen Sie dabei herauszufinden, welche Prozesse im Team Sie verschlanken und auf beste Weise digital abbilden können. Dazu gehört auch z.B. die Meetingsanzahl und -umfang zu reduzieren, gegenseitige digitale Störungen zu minimieren und sich auf gemeinsame Spielregeln zu einigen. Wer virtuell zusammenarbeitet ist unbedingt auf die richtigen Tools angewiesen. An digitalen Werkzeugen besteht in vielen Unternehmen kein Mangel und mit der Einführung von Office 365 sind weitere hinzugekommen. Die große Kunst ist aber nicht das Schweizer Messer nur zu besitzen, sondern das richtige Tool zu Zielerreichung zu nutzen. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir, welches Ihrer bereits vorhandenen Tools für die einzelnen Prozesse im Office am besten geeignet ist. Sollten wir dabei an Grenzen stoßen, machen wir Ihnen gern Vorschläge für neue oder ergänzende Software, die virtuelles Arbeiten in Ihren Teams effizient, produktiv und leicht macht. In unserem digitalen Zeitalter, in dem Informationen und Wissen nahezu unbegrenzt und ohne große Kosten jederzeit verfügbar sind, ist die Fähigkeit, sich zu konzentrieren, aufmerksam zu sein und richtige Entscheidungen zu treffen, der nächste Wettbewerbsvorteil. Auf der einen Seite hält überall Automatisierung Einzug, auf der anderen werden die Systeme, mit denen wir arbeiten, immer komplexer. Prozesse und Systeme zu durchdringen und zu gestalten braucht Lernen, Analysieren und Verstehen, aber auch Kreativität. Nur so wachsen wir weiter über das Bisherige hinaus. Für genau diese Tätigkeiten brauchen wir Zeit, Motivation und auch Muße. Diese Dinge gibt es im oft hektischen Berufsalltag nicht geschenkt – man muss sie sich erarbeiten. Methoden des guten alten Zeitmanagements – wie Eisenhower, Pareto, Kiesel – haben noch nicht ganz ausgedient, müssen aber in größere Kontexte und neue Prozesse der Aufmerksamkeitsgestaltung eingebunden werden. Bei der Arbeit möchten wir das Gefühl von Flow, Zustände von Deep Work und auch das notwendige Maß an Entspannung erreichen. Deswegen müssen wir uns viel mehr mit den eigentlichen Zielen und den Schwierigkeiten der geschätzten Aufgabendauer beschäftigen. Sich abgrenzen und „Nein“ sagen, externen und Selbstablenkungsversuchen widerstehen – das sind unerlässliche Bausteine, um im Arbeitsleben produktiv, kreativ und zufrieden zu sein. Was wiederum die Grundvoraussetzung für ein erfülltes und gesundes Arbeits- und Privatleben ist. Ja, um nichts weniger geht es beim Thema Zeitmanagement. Lean Administration und Agilität sind zwei Methoden, die, richtig angewandt, effiziente Ergebnisse und Erfolge bei der Wissens- und Projektarbeit ermöglichen. Zugegeben, beide Methoden sind keineswegs neu. Aus unserer Sicht aber sind sie in der richtigen Reihenfolge (Lean, Agilität) geeignet, mit den heutigen Anforderungen in Unternehmen nicht nur gut zurecht zu kommen, sondern proaktiv zu gestalten. Wir sind für Sie da bei der Einführung von Lean Administration und agilem Projektmanagement. Bei Letzterem liegt unser Schwerpunkt auf der praktischen digitalen Umsetzung und nicht primär auf der theoretischen Vermittlung oder Änderung von Kultur und Softskills. Contenterstellung, Kommunikation, Koordination, Visualisierung, Präsentation… Das sind nur einige der collaborativ und virtuell umzusetzenden Tätigkeiten im Office. Für jede Einzelne gibt es zahlreiche digitale Werkzeuge, die sich ständig weiterentwickeln. „Junge Wilde“ stürmen den Markt, Klassiker entwicklen sich weiter und es gibt auch Tools, die sich – neben der Kernfunktionalität – auf die Einhaltung der DSGVO spezialisiert haben. Damit Sie sich nicht im Tooldschungel zwischen Teams, zoom, twist, discord, g-suite, Microsoft 365, miro, mural, canva, crello, genially verirren, sollten Sie unsere umfangreiche Toolexpertise nutzen. So vermeiden Sie zeitraubende Recherche und Vergleiche. Stattdessen können Sie direkt in das produktive Arbeiten mit dem richtigen Instrumentarium an die Hand einsteigen. Zu allen Tools bieten wir Schulungen an. Die Zukunft der Arbeit im Office ist Projektarbeit, hauptsächlich mit agilen Methoden und digital unterstützt. Dabei ist „Unterstützung“ nicht wirklich das richtige Wort – ohne die Nutzung und Beherrschung der passenden Projektmanagementtools sind heutzutage kaum mehr effiziente Erfolge zu erzielen. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools, der anschließenden strukturierten Abbildung Ihrer Projekte darin und bei der Implementierung im Team. Wir greifen auf umfangreiche Erfahrung mit folgenden Tools zurück: KanBo, Microsoft Planner, Trello, Meistertask, Asana, zenkit, Notion. Regelmäßig schauen wir uns zahlreiche neue Tools an. Wir testen, bewerten und bringen diese Neuheiten immer wieder gern in unsere Beratung mit ein.Green Lean Digital
Geschäftsprozessmanagement
Wissensmanagement
Strategisches
WissensmanagementOperatives
WissensmanagementDigitales Projektmanagement
Virtuelle Zusammenarbeit
Zeitmanagement
Fokus- und
EntscheidungsfähigkeitDeep Work, Flow und Entspannung
Neue Methoden und Tools