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Trello Workshop für effiziente Projektbearbeitung

Projektbearbeitung mit Kanban

Projektbeabreitung im TeamIn der Tat, dem Werbeslogan von Trello kann ich nur zustimmen. Neben den Attributen fexibel und visuell möchte ich noch ein weiteres hinzufügen: einfach. Mit dem cloudbasierten Tool für die Projektbearbeitung, das inzwischen wirklich weltweit einen Siegeszug angetreten hat, können Sie Ihre Zusammenarbeit intern und extern auf ein völlig neues Fundament stellen: visuell, flüssig, gemeinsam.

Unser Trello Workshop sorgt dafür, dass Sie einen superschnellen Einstieg finden und die vielen Vorteile nutzen können.

Was ist Trello?

Trello ist ein Projektbearbeitungs-Werkzeug, das sich an der Kanban-Methode orientiert, die schon Mitte des 20. Jahrhunderts als Prozesssteuerungsmethode in einem japanischen Autokonzern entwickelt wurde. Kanban wurde sehr erfolgreich, zunächst von anderen produzierenden Unternehmen, später auch in Dienstleistungsunternehmen übernommen. Das ursprüngliche Ziel von Kanban war die Reduktion von Lagerbeständen und Verringerung der Durchlaufzeiten. Das soll mit einem gleichmäßigen Fluss der Materialen, Teile und Aufgaben erreicht werden. Es wird also nur Material oder eine Aufgabe nachgeordert, wenn eine bestimmte Menge an Vorrat unterschritten ist. Das wird in der Produktion meist mit eine Karte signalisiert. Kanban (jap.) bedeutet soviel wie Karte. Mit der Kanban-Methode wird das “Pull-statt-Push-Prinzip” umgesetzt.

 

Es geht darum “Staus”, die durch den Versuch der parallelen Abarbeitung oder Nachlieferung ohne Rücksicht auf tatsächliche Abarbeitung entstehen, zu verhindern. Der ungehinderte Material-, Teile- oder auch Aufgabenfluss ist anzustreben. Dazu gehört natürlich auch, dass Aufgaben beendet werden, bevor man sich neuen Workload holt oder geliefert bekommt.

Aus meiner Sicht war es die Softwareindustrie, die eine Vorreiterrolle gespielt hat, Kanban in Kombination mit Scrum und Agilität auch außerhalb der tatsächlich produzierenden (materielle Güter) Industrie in Büros einzuführen und mit der Methodik zu arbeiten. Kanban im Office-Umfeld anzuwenden ist  ganz einfach und man kann “mehrere Fliegen mit eine Klappe schlagen”.

Warum Kanban und Trello?

  • anschauliche Darstellung der Aufgaben
  • Transparenz der Aufgaben
  • die Visualisierung mit Aufgaben-Karten verdeutlicht gut den Workload
  • gemeinsam auf ein Kanban-Board zu schauen fördert den tatsächlichen gemeinsamen Blick für die Aufgaben im Projekt
  • jeder kann sich über über den Stand der Aufgaben einen Überblick verschaffen, auch wenn er nicht daran beteiligt ist
  • direkt im Meeting können live Aufgaben verschoben, Verantwortlichkeiten und Deadlines vergeben werden, womit auf das ungeliebt Protokollschreiben verzichtet werden kann
  • bei elektronischen Kanban-Boards kann man auch gut externe Mitarbeiter integrieren, egal ob Home-Office oder Niederlassung am anderen Ende der Welt

Ein wichtiges Kennzeichen von Kanban ist die Visualisierung. Das heißt, alle Aufgaben werden zu jedem Zeitpunkt Ihrer Bearbeitung mit dem Stand der Bearbeitung visualisiert. Das kann auf einem großen Kanban-Board an der Wand oder elektronisch z.B. in Trello sein. Der Flow der Aufgaben auf einem Kanban-Board wird in der Regel von links nach rechts dargestellt. Eine gängig Variante der Spalten ist:

Hier ein Beispiel aus Trello: Ideen, To Do, Work in Progress, Done

 

Sie können die Spalten auch ganz anders aufbauen, z.B.:

Trello Workshop, Projektbearbeitung

Das Prinzip des Aufgaben-Abarbeitungs-Flusses von links nach rechts bleibt aber erhalten

Auch wenn die Kanban-Methodik relativ einfach ist, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

Kanban-Prinzipien

  • Visualisieren Sie alle Aufgaben
  • Entscheiden Sie im Team, welche Idee tatsächlich ein ToDo wird
  • Ziehen Sie nur die Aufgaben, an denen Sie tatsächlich im Moment arbeiten in die Spalte Work in Progress
  • Limitieren Sie die Karten in der Spalte Work in Progress (WIP-Limit)

Vielleicht fragen Sie sich, wenn es so einfach ist, warum dann ein Training buchen? Ich stimme Ihnen zu, zum Thema Arbeiten mit der Knaban-Methode an sich, gibt es umfangreiche Literatur und die ersten Schritte, vielleicht ohne ein elektronisches Tool (Trello ist nur eines von vielen möglichen) sind auch allein gut zu meistern.

Sich für ein Tool wie Trello zu entscheiden hat aber viele Vorteile:

  • Sie sind viel flexibler als mit einem Board an der Wand
  • eine Trello-Karte kann auf einen Blick mehr Informationen (Zuständigkeit, Fälligkeit, Kommentare, Abarbeitung der Checklisten…),liefern als eine Karte an der Wand
  • Sie können sehr viel mehr Boards für verschiedene Teams anlegen
  • Sie können externen Mitarbeitern oder Dienstleistern einfach Zugang zu einem Team oder Board verschaffen
  • Projektbearbeitung ist mit allen Betriebssystemen (Windows, MacOS, iOS, Android) möglich
  • umfangreiche Funktionalität auch bei der kostenlosen Version

Ich empfehle Trello schon sehr lange und habe bisher in den Unternehmen immer die gleiche Erfahrung gemacht. Das Tool wird in sehr technologie-affinen Unternehmen schnell angenommen und gern genutzt. Bei den meisten anderen Unternehmen es jedoch erst häufig erst Liebe auf den zweiten oder dritten Blick. Das ist schade um die Zeit, die investiert wurde ohne sofortigen Nutzen und schade, weil vieles schon hätte schneller abgearbeitet werden können.

Warum ein Trello Workshop?

Über folgende Punkte sich im Team angeleitet zu vereinbaren und auch gleich praktisch umzusetzen, erleichtert den Einstieg ungemein:

  • Struktur von Teams, Boards, Spalten und Labels
  • reale Projekte anlegen
  • externe Mitarbeiter einbinden
  • ich noch ein paar Tipps und Tricks verraten habe

Die Arbeitserleichterung und der Mehrwert werden schon im Workshop deutlich und die meisten Workshop-Teilnehmer möchten Trello nicht mehr missen. Aber ich möchte noch erwähnen, dass Trello nur eines von vielen Tools ist, die nach der Kanban-Methode arbeiten.

Fazit: Ich garantiere Ihnen aber, nach einem halben, max. einem Tag Trello Workshop ist Ihr Team fit im Umgang mit Trello und Sie werden Freude daran haben gemeinsam in Meetings auf das Trello-Board zu schauen, Aufgaben zu visualisieren, zu verschieben, den Status Quo und Zuständigkeiten auf einen Blick zu sehen, anstatt mühsam alles mitzuschreiben oder gar noch zu protokollieren.

Lassen Sie uns über die Möglichkeiten, die Trello für Sie bietet sprechen: Tel.: 0176-10335862 oder per Mail: info@zeitgewinn-hamburg.de

 

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