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Arbeitsplatzcoaching – Effizienztraining direkt am

Arbeitsplatz

In unserem Arbeitsplatzcoaching, einem sehr praktischen Effizienztraining am Arbeitsplatz, optimieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihre persönlichen Arbeitsabläufe und die Arbeitsprozesse in Ihrem Team.

 

Unklare Arbeitsprozesse, Unordnung im Büro, auf den Schreibtischen und auf den Laufwerken, schlechtes Selbst- und Zeitmanagement sind die Effizienzkiller Nummer eins. Der daraus entstehende Zeitmangel wiederum ist u.a. verantwortlich dafür, dass niemand mehr reflektiert, ob diese Aufgabe, diese Tätigkeit überhaupt der Zielerreichung dient.

 

Chaos auf dem Schreibtisch – ganz gleich ob in Papierform oder elektronisch – ist eine Bremse für die eigenen Arbeitsergebnisse, aber auch für die der Kollegen. Nur wer seinen eigenen Arbeitsplatz im Griff hat, kann im Team und teamübergreifend gut zusammenarbeiten und sich gewinnbringend in die Unternehmensprozesse einfügen. Oft wird das Chaos aber auch direkt für Kunden, Kooperationspartner, Lieferanten oder potentielle neue Mitarbeiter sicht- und spürbar.

 

Unordnung wirkt nicht nur unprofessionell, sie ist es auch. Wenn wir andere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, sei es beim Zahnarztbesuch, in der Autowerkstatt oder im Fitnesszentrum, erwarten wir neben der entsprechenden Fachkenntnis moderne, gut gepflegte Arbeitsgeräte und einen ordentlichen Arbeitsplatz. Jeder weiß, dass das Gegenteil von all dem kaum gute Ergebnisse hervorbringen kann.Und dennoch: in vielen Büros wird dieses Wissen nicht gelebt.

Effizienz und Effektivität

Es wird viel von Effizienz gesprochen. Effektivität, nämlich nicht nur schnell arbeiten, sondern auch das Richtige tun, wird häufig kein so großer Stellenwert eingeräumt. Dabei weiß eigentlich jeder, dass nur beides im Einklang, schnell und richtig auch im Detail, zur Erreichung des nächsten Zieles führen wird.

 

In den meisten Büros sind alle Mitarbeiter schwer beschäftigt, klagen über Zeitmangel, sind gestresst, oft fachlich unterfordert und organisatorisch überfordert. Vermutlich würden die wenigsten von sich sagen, dass sie ineffizient arbeiten, aber es gibt untrügliche Anzeichen für eine schlechte Organisation.

Dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz und Ihre Arbeitsprozesse nicht im Griff haben, kann sich durch vielfältige Symptome äußern:

  • der Schreibtisch sieht chaotisch aus
  • Post wird nicht täglich geöffnet und abgearbeitet
  • der elektronische Desktop ist mit Dateien und Verknüpfungen überfüllt
  • es gibt keine logische Ablagestruktur
  • Papier und das elektronische Dateisystem sind nicht identisch organisiert
  • Mitarbeiter beantworten Mails mit großer Verzögerung oder gar nicht
  • die Betroffenen liefern auf Nachfrage verspätet oder falsche Informationen, was im direkten Kundenkontakt fatale Folgen haben kann
  • die Betroffenen klagen immer über Zeitnot
  • von Kollegen benötigte Informationen werden immer auf Zuruf und Ad hoc vor Terminen verlangt
  • Meetingergebnisse oder Ergebnisse von Außenkontakten werden mit Verzögerung in das System eingepflegt und nur auf Nachfrage weitergegeben

Die Folgen für Unternehmen sind gravierend. Es wird sehr viel Zeit und Geld verschwendet weil:

  • die Abläufe am Arbeitsplatz des betroffenen Mitarbeiters sehr verzögert sind
  • Teamprozesse ins Stocken geraten
  • Effizienz und Produktivität massiv leiden
  • Gefahr von Weitergabe falscher Informationen (intern und extern) besteht
  • sich der Stressfaktor für den Betroffenen und alle Beteiligten erhöht, das ganze Team leidet
  • der Frustfaktor steigt
  • Dauerstress und Frust direkte Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit und Gesundheit haben

Ursachen für unstrukturierte Arbeitsweisen und -plätze können sein:

Extern:

  • tatsächliche Arbeitsüberlastung
  • keine Möglichkeit und/oder Zeit zu reflektieren und zu optimieren
  • schlechtes Equipment
  • unergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz
  • keine Vertretung in Fällen von Abwesenheiten

Intern, in der Person begründet:

  • Unkenntnis der genauen Anforderungen und Prozesse
  • ungenügende Kenntnis der Hard- und Software
  • aus Überforderung wird oft bei Neuerungen „dicht gemacht“, anstatt zu gestalten
  • nicht „Nein”-Sagen können
  • Unfähigkeit, zu delegieren
  • zu stark ausgeprägtes Kontrollbedürfnis
  • Unkenntnis der eigenen Organisationstypologie
  • Nutzung der falschen Tools
  • keine Kenntnis oder Bewusstsein für die Rolle im Team, im Unternehmen
  • private Probleme, die sich auf den Job auswirken

Unsere Lösung:

Wir trainieren direkt mit Ihnen oder Ihren Mitarbeitern an ihrem Arbeitslatz oder geben Workshops für das ganze Team. Gemeinsam mit Ihnen oder den betroffenen Mitarbeitern finden wir heraus, was die Ursachen für schlechte Organisation und Chaos sind. Entsprechend der Ursachen machen wir individuelle Lösungsvorschläge und trainieren mit Ihnen oder Ihren Mitarbeitern die neuen Strukturen und Abläufe, bis Sie mit Ihrer Arbeitsweise oder der Ihrer Mitarbeiter zufrieden sind.

Unser Vorgehen:

  • Statuserhebung
  • Ursachenforschung und Analyse der Engpässe
  • Statuserhebung für die spätere Messbarkeit des Erfolges der Maßnahmen
  • Konzepterstellung für die Optimierung
  • häufig Desk- und Office-Clearing (Aufräumen) zum Einstieg und zum Aufdecken der Engpässe
  • Erarbeitung neuer Strukturen und Prozesse oder
  • Vorstellen möglicher neuer Strukturen, vereinfachter Prozesse (durch Visualisierung)
  • Einführung unterstützender Tools
  • Einführung, Schulung und Nachverfolgung der Neuerungen
  • häufig verbunden mit Softwareschulungen (z.B. Tipps und Tricks, um Outlook als echtes Informations-und Selbstmanagementtool zu nutzen)
  • Zeitmanagement- und Selbstmanagementschulungen
  • Festlegen von Standards zum Anreiz und zur Messbarkeit des Erfolges
  • Evaluation

 

 

 

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