Auf dem Weg zu papierlosen Büro müssen Sie sich auch fragen: wie entstehen die Papierberge oder die Zettelwirtschaft? Mit der Papierflut, die von außen auf uns einströmt, haben wir uns schon beschäftigt. Ehrlicherweise muss man aber auch sagen, dass die meisten Menschen im Büro auch selbst eine ganze Menge Papier produzieren. Wie kann man das ändern?Mit ein bißchen Selbstreflexion, guter Büroorganisation und Umstellung einiger Arbeitsgewohnheiten lassen sich die bürointernen Quellen der Papierflut dauerhaft deutlich reduzieren. Ich möchte daran erinnern, dass alles was ausgedruckt wird auch, abzulegen ist. Und das kostet Zeit, sehr viel Zeit, vom Suchen der Informationen bei Bedarf gar nicht zu reden.
Interne Papierquellen erkennen
Dazu hilft es, Ihren Büroalltag genauer zu betrachten, und sich dabei drei Fragen zu beantworten:
1. In welchen Situationen drucken Sie Dokumente aus?
Dazu fallen mir in der Praxis vor Ort immer wieder bestimmte Situationen auf:
- Drucken von Mails und Mailanhängen
- während einer Recherche im Internet werden die Internetseiten ausgedruckt
- selbst erstellte Dateien und Dokumente werden unzählige Male zum Korrekturlesen ausgedruckt
- Dokumente werden ausgedruckt, um sie unterwegs zu bearbeiten oder Kunden vorzulegen
2. Was ist der Grund dafür?
Auf diese Frage antworten die Menschen oft:
- sie können am Bildschirm nicht gut oder lange lesen
- sie können bei der Recherche die Infos in Papier besser thematisch zuordnen
- Papier ist besser geeignet für Notizen und Präsentationen unterwegs
- sie haben Sorge, die Dateien nicht wiederzufinden
3. Die dritte und wichtigste Frage ist, was können Sie gegen diese Argumente und Erfahrungen tun, um künftig überflüssiges Ausdrucken zu vermeiden?
a) Komfortables Arbeiten am Computer
Zunächst mal sollten Sie dafür sorgen, dass Sie gut am Bildschirm lesen und arbeiten können. Vielen Menschen hilft ein entsprechend großer Bildschirm (ab ca. 21 Zoll), auf dem zwei Anwendungsfenster parallel geöffnet sein können. Oder Sie arbeiten mit zwei Monitoren. Das ermöglicht ein sehr komfortables Arbeiten und wird viele Ausdrucke überflüssig machen.
b) Strukturieren von Informationen
Um sich Rechercheergebnisse aus dem Internet zu „merken“ und zu systematisieren gibt es sehr gute Programme wie z.B. Evernote, Simplenote, DEVONthink oder Zotero. Egal wofür Sie sich entscheiden, alle Programme lassen sich leicht installieren.
Evernote ist browserbasiert und systemunabhängig. Das heißt Sie können Evernote mit dem PC oder Mac nutzen. Außerdem werden Apps für mobile Geräte mit verschiedenen Betriebssystemen angeboten. Da die gespeicherten Daten im Internet liegen können Sie auf Ihre Daten von jedem Gerät zugreifen. In Evernote können Sie komplette Webseiteninhalte oder nur die URL speichern und sich verschiedene Notizbücher anlegen. Sie können die einzelnen Einträge mit Schlagwörtern versehen und schnell wiederzufinden. Es ist auch möglich, Suchvorgänge zu speichern.
Zotero nutzt das gleiche Datenmodell. Man kann die Einträge in einer Baumstruktur ablegen und die Knoten werden als Bibliothek bezeichnet. Zoteros Stärke liegt, mit entsprechenden Vorlagen für Buch- und Zeitschrifteneinträge, im Bibliographieren. Mit Zotero lassen sich Recherchedaten hervorragend strukturieren.
Simplenote kann man für das iPhone, iPad, iPod im App Store downloaden. Mit Simplenote können Sie sehr einfach Notizen anlegen, Webnotizen speichern, mit Tags versehen sowie Listen und Arbeitsinstruktionen teilen. Im Vergleich zu DEVONthink ist Simplenote sehr einfach zu handhaben.
DEVONthink, auf dem Mac zuhause, ist etwas komplexer. Es ist möglich, mehrere Datenbanken zu unterhalten und parallel geöffnet zu haben. In jeder Datenbank können Sie verschiedene Ordner anlegen. Die Software bietet eine Reihe von Vorlagen, die Ihnen beim Erfassen von Informationen helfen. Mit DEVONthink können Sie einfache Text-Notizen, Notizen im RTF-Format, Office und PDF-Dokumente speichern und Links und Webseiten einlesen.
Alle Programme helfen Ihnen, Ordnung in Ihre Rechercheergebnisse und Informationen zu bringen und auf viele Ausdrucke zu verzichten.
c) Ordner- und Dateistruktur in Ihrem System
Häufig wissen die Menschen auf die Schnelle nicht, wozu eine bestimmte Information, ein Dokument zuzuordnen ist und aus Sorge, es auf dem Rechner nicht wiederzufinden, wird es erst mal ausgedruckt. Wenn Sie sich einmal Zeit nehmen, sich Gedanken über Ihre Dateistruktur- und Ordnerstruktur zu machen und einen für Sie und Ihr Team logischen Aktenplan entwickeln, fällt es Ihnen und auch Ihren Mitarbeitern leichter, Ihre gespeicherten Informationen schnell wiederzufinden.
Ist es wirklich heutzutage noch professionell mit einem Stapel Papieren aufzutreten? Ist es effizient, auf dem Papier Korrekturen vorzunehmen um sie dann noch einmal in das System einzugeben? Viel professioneller, inzwischen schon in fast allen Branchen wirkt es doch, wenn Sie mit einem Notebook, Macbook einem iPad oder einem anderen Tablet auftreten. Sie brauchen nichts mehr für unterwegs ausdrucken und können auch noch komfortabel Ihre unterwegs gesammelten Informationen ohne Doppelarbeit direkt in Ihr System einpflegen. Legen Sie los mit der Papierreduktion!
Was sind Ihre Tipps um das Ausdrucken zu reduzieren?
