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Ablage leicht erledigen

  • Oberstes Gebot: elektronische Ablage und Papierordner weitestgehend identisch anlegen, ebenso Mailordner in sehr abgespeckter Form.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Ablage leicht zugänglich ist, keine komplizierten Öffnungs- und Schließmechanismen, keine Deckelchen, Klammern und Hüllen.
  • Achten Sie darauf, nicht übermäßig viel Mühe für Ablage und das Archiv aufzuwenden, denn 80% der abgelegten Unterlagen werden nie wieder gebraucht.
  • Ordner „Diverse“ oder „Verschiedenes“ vermeiden, Bezeichnung so konkret wie möglich, am besten mit Jahresangabe, dann weiß man gleich ab wann man entsorgen, löschen kann.
  • Elektronischen Aktenplan am besten im Team diskutieren (kann turbulent werden:-)) und erstellen, zugänglich für alle aufbewahren.
  • Logische, konkrete Ordnerbezeichnungen wählen (Datei  u. Papier), bei Papierordnern Corporate Design beachten, einfache Vorlagen für Mac und PC: Design Pro von Avery Zweckform
  • Jahreszahlen auf Datei- und Papierordnern sparen beim späteren Entsorgen und Löschen viel Zeit.
  • Elektronische Ordner rechtzeitig anlegen, nicht mehr als sechs Ebenen, Beschriftungsstandards im Team festlegen, keine Sonderzeichen nutzen.
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