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Sinnvolle und einheitliche Dateibenennung

Visualisierung Ordnerstruktur

Sinnvolle und einheitliche Dateibenennung

Posted by Andrea Kaden in Büroorganisation, Kontinuierliche Verbesserung, Ordner- Laufwerkstruktur, Ordnung ist cool 06 Jul 2012

Sinnvolle und einheitliche Dateibenennung

Zur Basis von modernem Wissensmanagement gehört neben einer logischen Ordnerstruktur auch eine sinnvolle und einheitliche Dateibenennung. Mich erstaunt es vor Ort immer wieder, dass in vielen Unternehmen nicht ein einziges Meeting zu diesem Thema stattgefunden hat, es keinerlei Richtlinien oder Vorgaben gibt. Selten konnte mir jemand ein Organisationshandbuch oder einen Wiki Eintrag zeigen, in dem dieses Thema geregelt ist. Und ich kann sagen, praktisch in jedem Unternehmen in das wir gerufen werden, klagen die Menschen, dass sie auf ihren Laufwerken nichts mehr finden und wenn sie etwas finden, wissen sie nicht, wer der Bearbeiter ist, oder ob die gefundene Datei die aktuellste Version der benötigten Information ist.

Ursachen für Dateichaos

Die meisten Mitarbeiter benennen ihre Dateien oft einfach so, wie sie es gerade für richtig halten. Jeder Mitarbeiter nutzt hier seine eigenen Logik. Was Wunder, dass sehr große Unsicherheit bei der Dateibenennung herrscht und bei der Zusammenarbeit auf einem Laufwerk keiner etwas findet.

Wenn mehrere Menschen gemeinsam an Dateien arbeiten, werden diese oft immer noch hin und her geschickt, und jeder, der die Datei bekommt und Änderungen vornimmt, fühlt sich genötigt, die Datei erneut abzuspeichern, und natürlich muss er dabei einen neuen Namen vergeben, der sich – zumindest geringfügig – vom vorhergehenden unterscheidet. In großen Unternehmen gibt es manchmal 10-20 Versionen von Agenden, Präsentationen und Reports. Das ist auch ein Grund für lange Suchzeiten, Doppelbearbeitung, Fehlinformation und einer ungeheuren Speicherplatzverschwendung. Auch wenn Speicherplatz heutzutage nicht mehr viel kostet, sind die Mengen der erzeugten Bits und Bytes in vielen Unternehmen heute schon ein großer Kostenfaktor und die professionelle Entsorgung von Datenmüll ist schon der nächste nächste Engpass der lauert.

Wichtige Vorüberlegungen für sinnvolle Dateinamen

Es geht auch anders. Es ist gar nicht so schwer, am besten gemeinsam im Team, für eine sinnvolle und einheitliche Dateibenennung Verabredungen zu treffen und Richtlinien zu erstellen. Das Einzige was zu investieren ist, ist Zeit, der Wille über die eigene- und Teamarbeitsweise nachzudenken und vielleicht etwas Geld für einen externen Berater, der diesen Prozess moderiert. Sind diese Richtlinien erst einmal erstellt, sparen sie im täglichen Arbeitsleben unglaublich Zeit. Niemand muss mehr lange überlegen, wie benenne ich meine Dateien am sinnvollsten. Beim Wiederfinden der benötigten Informationen wird noch mehr Zeit gespart und man kann sicher sein, die aktuellste Version der Datei gefunden zu haben.

Aber wie kann das funktionieren und worauf muss man achten?

 

Zunächst einmal muss man sich Gedanken machen:

  • was für Dateitypen werden erzeugt, genutzt und in welcher Menge
  • wer bearbeitet Dateien
  • wer ist der Empfänger der Informationen (intern und/oder extern)
  • welche Ansprüche hat man an die gewünschte Sortierung im Explorer oder Finder
  • sollen Ihre Dateien alphabetisch oder chronologisch sortiert werden

Grundregeln der Dateibenennung

  • Dateinamen sollen aussagekräftig sein, nicht zu lang und unverwechselbar. Aber was bedeutet aussagekräftig?
  • keine Datei hat den gleichen Namen wie der Ordner in der sie sich befindet
  • im Dateinamen „Brief“ oder „Korrespondenz“ zu verwenden ist überflüssig
  • ein Datum im Dateinamen ist sinnvoll, auch wenn man in den Eigenschaften das Datum der zuletzt vorgenommenen Änderung sehen kann
  • für die chronologische Sortierung gehört das Datum an den Anfang
  • damit die Chronologie eingehalten durch diese Sortierung des Computers eingehalten wird, gehört die Jahreszahl an den Anfang, dann der Monat und dann der Tag
  • Initialen oder Kürzel des Bearbeiters sind informativ
  • die Versionsnummer (insbesondere bei mehreren Bearbeitern) sollte kurz und einfach in den Dateinamen aufgenommen werden

Eine Dateibezeichnung die in einem chronologisch sortierten System könnte z.B. so aussehen:

20120625_Agenda_V7_AK

  • 2012=Jahr
  • 06=Monat
  • 25=Tag

Diese Datei beispielsweise befindet sich in einem Ordner “Gremien”, Unterordner “Marketingmeeting”. Diese Bezeichnung muss als nicht noch einmal erscheinen, sondern es ist nur wichtig, welche Information sich in der Datei verbirgt.

  • Agenda= konkrete Information der Datei
  • V7= Versionsnummer
  • AK= Initialen des Bearbeiters

Weitere Möglichkeiten könnten sein: 12-06-25-Agenda-V7-AK oder 120625AgendaV7AK.

 

Eine chronologische Sortierung ist bei den Dateien absolut sinnvoll, die sich lediglich durch das Erstelldatum oder Veranstaltungsdatum unterscheiden, ansonsten, Dokumente, Tabellen oder Präsentationen zu einem immer wiederkehrenden Thema sind.

 

Eine alphabetische Sortierung bietet sich an, wenn sich in einem Ordner Dateien zu verschiedenen Themen befinden oder Dateien die verschiedene Kunden oder Mitarbeiter betreffen. Ein Beispiel hierfür könnte sein: Urlaubsanträge. Wenn Sie entschieden haben, diese in einem Sammelordner Urlaubsanträge (eine andere Möglichkeit wäre im jeweiligen Mitarbeiterordner) abzulegen, dann ist es sinnvoll, den Namen an den Anfang zu stellen und dann das Datum der Einreichung, z.B.: Müller120507.

Linkversendung statt Mailanhänge

Sie könnten jetzt zurecht sagen, aus dem Dateinamen geht ja jetzt gar nicht hervor, für welches Meeting diese Agenda ist. Das ist nur zum Teil richtig. Wenn Sie auf einem gemeinsamen Laufwerk arbeiten und einen Link statt einer Datei verschicken, gehen aus dem Pfad der Datei die entsprechenden Oberordner und damit thematischen Bezüge hervor.

Sie werden sich vielleicht fragen, warum Unterstriche oder die Bindestriche in einigen der o.g. Beispiele benutzt werden. Dateinamen können doch heute nahezu beliebig lang sein, einige Sonderzeichen und erst recht Leerzeichen enthalten. Das ist richtig, aber Leerzeichen können ein Problem sein, wenn Sie Links an Ihre Kollegen versenden. Der Link wird in vielen Systemen beim Leerzeichen abgeschnitten, womit dann nicht mehr gewährleistet ist, dass der Empfänger auf die gewünschte Datei zugreifen kann.

 

Behelfen kann man sich, indem man anstelle von Leerzeichen Unterstriche oder Bindestriche benutzt oder beim Versenden vor den Link ein „<“ und am Ende des Links ein „>“ einfügt. Die Linkversendung statt einer Datei ist eine prima Sache um sicherzustellen, dass der Kollege an der gleichen Datei arbeitet, eine Prophylaxe für vollgestopfte Postfächer und es wird die Versionsflut von gemeinsam bearbeiteten Datei vermieden.

 

Vorher muss natürlich besprochen sein, dass alle Bearbeiter Änderungen an der Datei vornehmen können und eine Änderungsverfolgung gewünscht ist oder nicht. Außerdem empfiehlt sich eine Absprache, dass der Versender der finalen Version berechtigt, verpflichtet ist alle Vorgängerversionen zu löschen. Das sollte praktisch zur Arbeitsplatzhygiene gehören.

Voraussetzungen für nachhaltige Nutzung des Systems

Es ist zwingend erforderlich, dass alle Mitarbeiter mit den vereinbarten Regeln vertraut gemacht werden und dabei erfahren, wie sich der Dateiname zusammensetzt und warum. Nur so kann man sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Regelung verstehen, und sich daran halten. Wem sich die Regel nicht erschließt, der wird im hektischen Alltag Schwierigkeiten haben, sich umzustellen und daran zu halten.

 

In jedem Unternehmen muss sichergestellt sein, dass das vorhandene Wissen jederzeit, aktuell kollektiv zur Verfügung steht. Es darf nicht sein, dass man auf Wissen nicht zugreifen kann, nur weil ein Mitarbeiter ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Am sinnvollsten ist es, das System mit mehreren Mitarbeitern zu entwickeln. Verschiedensten Input, vielleicht sogar aus verschiedenen Abteilungen zu nutzen ist sinnvoll und erhöht die Chance der Akzeptanz.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, mailen Sie uns gern, kommentieren hier oder rufen einfach an.

Lesen Sie nächste Woche: Umsetzung der Neustrukturierung des Aktenplans und Entwicklung von Regeln für die Dateibenennung in Workshops

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